Автосекретар / Довідка TeamWox

Автосекретар

Модуль "Телефонія" дозволяє налаштувати автоматичного секретаря для прийому вхідних дзвінків і їх подальшої маршрутизації. Ви можете записувати власні голосові повідомлення для ввічливого вітання ваших клієнтів або ж використовувати стандартне повідомлення. Для автосекретаря також можна налаштувати управління клавішами телефону. Наприклад, при натисканні кнопки "1" абонент буде з'єднаний з оператором, а при натисканні кнопки "2" з конкретним відділом.

Налаштування автосекретаря є дуже гнучкими і дозволяють налаштовувати голосові меню будь-якої складності. Також в даному розділі можна налаштувати голосову пошту.

Також в даному розділі можна налаштувати голосову пошту

список автосекретарів

Список автовідповідачів в розділі "Автосекретар" містить коротку інформацію про налаштування для кожного автосекретаря:

  • Назва - назва автовідповідача або голосової пошти.
  • Повідомлення - аудіофайл повідомлення.
  • Меню - налаштовані кнопки голосового меню.
  • Дії - налаштовані дії, що виконуються автосекретарями при настанні одного з випадків:

При наведенні курсора в кінець рядка з описом налаштування автосекретаря відкриваються можливі дії зі списку:

Налаштування автосекретаря

Щоб додати нову настройку автосекретаря, натисніть кнопку "Додати автосекретаря" у верхній частині вкладки. Для редагування налаштувань існуючого автосекретаря, натисніть на рядок з коротким описом налаштування.

В розділі "Приклад настройки" детально розглянуто приклад створення багаторівневого секретаря.

Налаштування автосекретаря відкриваються в окремому вікні:

Для автосекретаря задаються наступні параметри:

  • Ім'я настройки автосекретаря.
  • Звуковий файл, який буде програватися при прийомі дзвінка автосекретарями. Щоб вказати звуковий файл, натисніть кнопку "Вибрати". Допускаються будь-які файли в форматі WAV і MP3.

Далі задаються опції:

  • Чекати 10 секунд після відтворення привітального голосового повідомлення - при включенні даної опції після програвання голосового повідомлення буде витримуватися 10-секундна пауза перед тим, як автосекретар виконає задану дію. Паузу можна відключити, наприклад, якщо автосекретар програє повідомлення з попередженням про записи розмови перед з'єднанням з кимось із співробітників.
  • Записувати розмову між клієнтом і відповіли співробітником - при включенні даної опції всі розмови між клієнтами і співробітниками будуть записуватися. Ця функція дозволяє контролювати якість роботи співробітників технічної підтримки. Запис розмови починається, як тільки клієнт почне розмову з будь-яким із співробітників, і завершаться тільки після закінчення спілкування. Записані дзвінки можна прослухати в розділі "Дзвінки" профілю співробітника

Далі йдуть налаштування голосового меню.

Щоб створити команду, натисніть кнопку " Щоб створити команду, натисніть кнопку    Додати новий пункт меню Додати новий пункт меню ". У першому полі необхідно вказати клавішу (від 1 до 9, * або #), при натисканні якої буде виконуватися вказане дію. Наприклад, можна встановити, що натискання клавіші 1 буде перемикати дзвінок на конкретний відділ або абонента. Опис роботи клавіш слід включити в голосова відповідь автосекретаря.

Далі вибирається одне з можливих дій:

  • З'єднати з користувачами - переключити на користувачів, зазначених в поле праворуч. При виборі даної дії праворуч з'явиться список користувачів. Дзвінок буде спрямований одночасно всім обраним користувачам. З'єднання буде встановлено з першим користувачем, хто відповів на дзвінок.
  • Перенаправити на номер - перевести дзвінок на зазначені в поле праворуч номера. Номери можна вводити через знак "," або ";". З'єднання буде встановлено з абонентом, що відповіли на дзвінок першим.
  • Переключити на автосекретаря - переключити на іншу настройку автосекретаря. Ця функція може застосовуватися, наприклад, при нестачі клавіш телефону для програмування всіх необхідних дій.
  • Почати запис - дана дія починає запис розмови. Дана дія можна використовувати, щоб залишати голосові повідомлення. Прослухати і завантажити записи можна в журналі .
  • Повтор - повторити записаний голос даного автосекретаря.
  • Завершити / Повернення - завершити роботу поточної настройки автосекретаря і повернутися до попередньої, якщо така налаштована. Остання ситуація можлива, якщо даний автосекретар був включений дією "Переключити на автосекретаря" з іншої настройки.
  • Завершити дзвінок - завершити з'єднання при натисканні на клавішу, налаштовану в голосовому меню.

Після голосового меню можна налаштувати дію автосекретаря в певних ситуаціях:

  • Дія на випадок, якщо клієнт не ввів внутрішній номер абонента або команду голосового меню. Якщо клієнт не справив зазначених дій, то після закінчення 10 секунд (якщо затримка не відключили), автосекретар до виконання заданої дії. Як дії може бути вибрано будь-яке з описаних вище для голосового меню.
  • Дія на випадок, якщо ніхто зі співробітників не відповів на дзвінок. Якщо автосекретар перенаправив дзвінок на співробітників, але ніхто з них не підняв трубку, буде виконано вказану дію. Як дії може бути вибрано будь-яке з описаних вище для голосового меню.

Збереження автосекретаря відбувається при натисканні кнопки "Зберегти", скасування створення - при натисканні кнопки "Скасувати".

У будь-який момент роботи автосекретаря можна набрати внутрішній номер абонента . Відразу після цього дзвінок буде перенаправлений автоматично. У зв'язку з даною особливістю, перші цифри внутрішніх номерів абонентів не повинні збігатися з цифровими командами, налаштованими для автовідповідача. Наприклад, внутрішні номери можуть починатися з 1 (100, 1017 і т.д.), а для клавіш управління автовідповідачем можна призначити всі цифри, що залишилися і символи, але не 1.

Налаштування оброблювачів голосової пошти

Щоб створити новий обробник голосової пошти, натисніть відповідну кнопку у верхній частині вкладки. Редагування і видалення обробників відбувається аналогічно автосекретарями - за допомогою натискання на рядок з обробником і кнопки Щоб створити новий обробник голосової пошти, натисніть відповідну кнопку у верхній частині вкладки .

Редагування і видалення обробників відбувається аналогічно автосекретарями - за допомогою натискання на рядок з обробником і кнопки

Для обробника голосової пошти можна налаштувати тільки звуковий файл, який буде програватися перед початком запису. Допускаються будь-які файли в форматі WAV і MP3.

Після конфігурації обробника необхідно налаштувати його в автосекретарями. Програвання повідомлення і подальша запис розмови можуть бути включені в будь-який з ситуацій:

  • При натисканні клієнтом певної клавіші.
  • Якщо клієнт не ввів внутрішній номер абонента або команду голосового меню.
  • Якщо ніхто зі співробітників не відповів на дзвінок.

Відкрийте настройки автосекретаря і для відповідної ситуації виберіть дію "Переключити на автосекретар":

Як автосекретаря необхідно вибрати обробник голосової пошти. Тепер, якщо жоден з працівників не відповість на дзвінок, буде програно повідомлення обробника голосової пошти, а потім почнеться запис.

Прослухати записи, залишені клієнтами, можна в TeamWox Communicator . У рядку пропущеного дзвінка, в якому було залишено голосове повідомлення, буде відображатися іконка Прослухати записи, залишені клієнтами, можна в   TeamWox Communicator :

У рядку пропущеного дзвінка, в якому було залишено голосове повідомлення, буде відображатися іконка   :

Якщо дзвінок був направлений декільком співробітникам, всі вони зможуть прослухати залишене голосове повідомлення.

Голосові повідомлення також можна прослухати в розділі "Дзвінки" свого профілю:

Якщо при дзвінку було залишено голосове повідомлення, воно позначається іконкою Якщо при дзвінку було залишено голосове повідомлення, воно позначається іконкою . Щоб прослухати повідомлення, наведіть курсор на рядок дзвінка і натисніть кнопку . За допомогою кнопки можна зберегти на комп'ютер звуковий файл повідомлення.

Для прослуховування завантаженого файлу використовуйте програвач, який підтримує кодек Speex. Наприклад, VLC або Windows Media Player з встановленим плагіном.

Голосові повідомлення також можна прослухати в журналі модуля "Телефонія".

Якщо при дзвінку було залишено голосове повідомлення, воно позначається іконкою Якщо при дзвінку було залишено голосове повідомлення, воно позначається іконкою . Щоб прослухати повідомлення, наведіть курсор на рядок дзвінка і натисніть кнопку . За допомогою кнопки можна зберегти на комп'ютер звуковий файл повідомлення.