Правила ведення трудових книжок в РФ в 2019 році

1. загальні положення
2. Заповнення трудових книжок при прийомі на роботу
3. Заповнення трудових книжок в період трудової діяльності
4. Трудові книжки старого зразка

Кожен роботодавець, який приймає нову людину на роботу, зобов'язаний вносити записи в його трудову книжку. Це офіційний документ, що включає всі відомості щодо трудової діяльності того чи іншого громадянина, в якому вказується стаж і всі дані про роботу особи. Вони ще збереглися в більшості країн пострадянського простору, зокрема в РФ, в Україні, в Білорусі, в РК і т. Д.

Кожен роботодавець зобов'язаний знати правила ведення і зберігання трудових книжок своїх співробітників, оскільки наявність помилок в документі в подальшому може призвести до чималих труднощів як для співробітника, так і для начальника. Сьогодні поговоримо про те, як правильно вести записи в документах працівників в 2018-2019 році.

загальні положення

Правила ведення і зберігання трудових книжок в 2018-2019, як і в 2017 році не зазнали змін. Як і раніше, вони регулюються такими нормативними актами:

1. Постановою Уряду Російської Федерації від 16. 04. 2003 року № 225.
2. Інструкцією щодо заповнення трудових книжок, яка була затверджена Постановою Міністерства праці Російської Федерації від 10. 10. 2003 №69.

Існує кілька загальних положень, які є обов'язковими для всіх, на чиїх плечах лежить обов'язок заповнення трудових книжок. Перш ніж розглядати кожен випадок окремо, необхідно звернути на них увагу. Зокрема:

• правила ведення подібних документів передбачають внесення запису в неї виключно на підставі наказів або розпоряджень керівника, більш того, вони повинні бути повністю ідентичні тексту нормативного документа;
• внесення будь-яких записів до трудової слід здійснювати в термін, що не перевищує 5 днів. Єдиним винятком є ​​звільнення співробітника, коли запис ставиться відразу ж;
• всі дати при заповненні трудових книжок ставляться виключно арабськими цифрами, При цьому день і місяць зазначаються двозначними числами, а рік повинен бути вказаний чотиризначним числом;
• правила ведення не допускають наявності будь-яких скорочень. Назви наказів, статті Трудового кодексу і т. Д. Записуються тільки повністю, не допускаючи скорочень і абревіатур шкоду «п.», «Ст.», «ТК» і т. Д .;
• заповнення трудових книжок здійснюється виключно державною мовою. Єдиним винятком, коли документ може вестися на двох мовах, є розташування тієї чи іншої компанії в територіальному органі РФ, в якому є власний офіційний мову (наприклад в Татарстані, записи можуть робитися на російській і татарською мовами);
• правила ведення передбачають обов'язкове ознайомлення співробітника з будь-якими змінами в його трудовій. Для цього ведеться паралельний облік в персональних картках працівників (форма Т-2), де вони зобов'язані поставити свій підпис. Крім того, запис слід виконати на сторінці відповідного журналу обліку, де співробітник також повинен поставити підпис.

Читайте також: Правила розрахунку трудового стажу за трудовою книжкою

Заповнення трудових книжок при прийомі на роботу

Як вже було сказано вище, правила ведення трудових, передбачають внесення записів про прийом на роботу в строк, що не перевищує 5 робочих днів. Роботодавець зобов'язаний видавати нові книжки співробітникам, які надійшли на роботу відразу після навчання і ще не мають подібного документа.

Існує певна послідовність записів, які має зробити особа, відповідальна за заповнення трудових книжок при прийомі на роботу нового співробітника. Цей перелік передбачає такі дії:

1. Запис повного і скороченої назви компанії або організації, яке вноситься до графи 3 (відомості про роботу). Цей запис є заголовком. Припустимо внесення даних за допомогою спеціального штампа.
2. Після заповнення заголовка правила ведення вимагають внесення порядкового номера. При цьому необхідно дотримуватися суворої нумерацію записів та якщо останній номер був, наприклад, 20 - таким повинен бути номер 21.
3. У наступну графу вноситься дата прийому громадянина на роботу. Чи вписується вона згідно з правилами: день і місяць - двозначними числами, рік - чотиризначним.
4. У графі №3 має бути зафіксовано підрозділ, де буде працювати співробітник, його посаду, спеціальність і кваліфікація.
5. В останньому полі вказується документ, на підставі якого працевлаштовується працівник. При цьому спочатку вказується назва документа, потім дата його прийняття та в кінці номер самого наказу.

Заповнення трудових книжок в період трудової діяльності

У документах подібного роду вказуються не тільки прийняття на роботу або звільнення з неї, але ще і вноситься цілий ряд записів по ходу трудової діяльності. Наприклад, це може стосуватися руху по кар'єрних сходах, підвищення кваліфікації і т. Д. Розберемо кожен випадок більш докладно:

1. Правила ведення документів подібного роду передбачають внесення відповідних записів при підвищенні розряду або кваліфікації співробітника. Відразу після виходу наказу відповідну зміну фіксується в графі 3.
2. При заповненні трудових книжок, обов'язково має відзначатися і отримання співробітником другої професії або спеціальності.
3. Відповідний запис ставиться і при переведенні працівника на іншу посаду або в інший структурний підрозділ.
4. При зміні назви компанії в третій і четвертій графі трудових книжок всіх співробітників, ставиться нова назва компанії, а також дата і найменування наказу про перейменування організації.

Трудові книжки старого зразка

Можливі ситуації, коли необхідно працевлаштування людини з документів старого зразка. Згідно з вимогами ведення документів подібного роду, видача нового документа в даному випадку не потрібно. Таким чином, якщо в компанію влаштовується працівник з радянським бланком (1973 року), його трудова книжка залишається дійсною на весь період діяльності. Однак форма ведення записів в даному випадку вже буде новий одяг і все позначки, які робляться в документі, мають вестися виключно згідно з чинним законодавством.

Зміна трудової книжки не є необхідністю навіть в тому випадку, якщо в ній закінчилися вільні рядки. Для подібних випадків передбачено заклад спеціальних вкладишів, де буде відображатися вся інформація про трудову діяльність особи: про його прийомі на роботу, звільнення та всіх відомостей, які зобов'язаний вказувати роботодавець за час трудової діяльності співробітника в тій чи іншій організації.

Заповнення вкладиша нічим суттєво не відрізняється від ведення трудової книжки. Форми записів в них аналогічні. Однак слід пам'ятати, що при підшивки вкладиша, в обов'язковому порядку повинна бути зроблена відповідна відмітка в основному документі. Цей запис не може бути поставлена ​​вручну, оскільки в такому випадку вона буде вважатися недійсною. У таких випадках обов'язково повинен бути зроблений відповідний штамп про видачу. Сам вкладиш без наявності трудової книжки недійсний, тому слід звернути особливу увагу на те, щоб ці документи завжди знаходилися разом.

Читайте також: Як краще і швидше відновити трудову книжку

Законодавство не встановлює конкретних вимог до місця розташування вкладиша в трудовій книжці, він може розташовуватися де завгодно. Однак найчастіше для зручності і працівника, і роботодавця він підшивається в самому кінці книжки відразу за останньою сторінкою, адже саме так зручніше визначити номер наступної позначки і зберігати сувору черговість записів.

Трудова книжка - один з найважливіших документів в житті кожного документа, а значить, до відання її необхідно підходити з усією відповідальністю. Внести будь-які виправлення в документ не так і просто, тому краще стежити за правильним заповненням всіх граф відразу і не створювати проблем ні для себе, ні для співробітника, для якого кожна помилка стане додатковою неприємністю в Пенсійному фонді. Правила заповнення документів подібного роду не так важкі і цілком достатньо просто звертати увагу на послідовність і грамотність кожного запису. Тому просто будьте уважні і стежте за правильністю ведення, а також краще оперативно виправляйте помилки у міру їх виникнення.