Складаємо лист подяки правильно

  1. Оформлення листа-подяки
  2. оформлення бланка
  3. Текст листа-подяки
  4. Лист подяки співробітнику
  5. Лист подяки керівнику
  6. Лист подяки партнерам
  7. Зразки подячного листа

Лист подяки не входить до переліку обов'язкових документів, що становлять систему документообігу підприємства. Але оформлення подячних листів необхідно, щоб виказати свою повагу і вдячність співробітникам, керівникові, партнерам по бізнесу. У статті розповідається про правила оформлення і складання листа-подяки.

Зі статті ви дізнаєтесь:

  • як оформити лист подяки;
  • як скласти текст для подячного листа на адресу співробітника, керівника або партнерів по бізнесу.

Оформлення листа-подяки

Помилково думати, що тільки гроші або цінні подарунки розцінюються як гідна нагорода за сумлінну працю або надані партнерські послуги. Суспільне визнання і вдячність також входять до числа основних потреб людини. Звичайно, можна висловити свою вдячність керівнику, співробітнику або партнерам по бізнесу і в усній формі, але лист подяки буде краще.

Воно є свідченням того, що ви не тільки відчуваєте вдячність, але і знайшли час, щоб зафіксувати її на папері, красиво оформивши, щоб зробити приємність адресату.

Лист подяки сприймається тим, кому воно адресоване, як:

  • прояв особистої поваги і справедлива оцінка заслуг;
  • мотивуючий фактор, який підтверджує, що витрачені зусилля, сумлінне ставлення до обов'язків не залишилися непоміченими;
  • конкурентна перевага.

Останнє особливо важливо. Адже, якщо мова йде про подяки, вираженої партнерам по бізнесу, після того, як ви оформите її листом, цілком можете розраховувати на отримання додаткових преференцій. Як відзначають психологи, висловлена ​​похвала і вдячність змушують людину, нехай неусвідомлено, але намагатися не розчаровувати вдячності.

Якщо лист подяки складається для «внутрішнього вжитку», наприклад, коли керівник хоче висловити подяку комусь із співробітників або навпаки - співробітники висловлюють вдячність керівнику, можна використовувати спеціальні бланки подяк.

оформлення бланка

Такий художньо оформлений бланк листа-подяки, кольоровий, на щільному папері, можна придбати в канцелярському магазині. Як правило, центральне поле такого бланка залишається порожнім, щоб в ньому можна було розмістити текст для подячного листа.

Такий бланк потрібно буде заповнити від руки красивим, чітким почерком або ж підібрати в текстовому редакторі шрифт, що нагадує рукописний. Але, звичайно, особа або особи, від імені яких буде написана подяку, повинні будуть поставити під текстом свою власноручний підпис.

У тому випадку, коли лист подяки складається від імені організації і відправляється на адресу фізичної особи або іншого підприємства, для його оформлення використовується фірмовий бланк . В цьому випадку, оформлення листа-подяки проводиться відповідно до ГОСТ Р 6.30-2003 «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів », введеним в дію з 3 березня 2003 року.

Як секретарю створити електронний архів документів

Правила оформлення листа-подяки на фірмовому бланку організації мають на увазі заповнення таких обов'язкових реквізитів, як:

  • повне і коротке найменування організації;
  • відомості про адресата - найменування конкретної компанії або прізвище, ім'я та по батькові фізичної особи, якій направляється подяку;
  • звернення до адресата: «Шановні панове!» або «Шановні колеги!», якщо адресат юридична особа або «Шановний Іване Івановичу!», якщо адресат - фізична особа;
  • текст для подячного листа;
  • підпис керівника організації і її розшифровка.

Щоб уникнути зайвого офіціозу і підкреслити особисту прихильність, для відправки такого листа можна вибрати художньо оформлений конверт.

Текст листа-подяки

Скласти текст подячного листа можна, використовуючи наступний алгоритм.

  1. Вкажіть, від чийого імені висловлюється подяка, наприклад: «Товариство з обмеженою відповідальністю« Альфа »,« Керівництво ТОВ «Альфа» або «Від імені колективу ТОВ« Альфа »і від себе особисто хочу висловити вам вдячність за ...»;
  2. Вкажіть, кому висловлюється подяка: «Від імені компанії« Альфа »хочу подякувати всьому колективу Вашої організації ...» або «ТОВ« Альфа »висловлює подяку Вашої компанії ...»;
  3. Конкретизуйте, за що саме висловлюється подяка, намагаючись уникати узагальнень і загальних, ні до чого не зобов'язують фраз;
  4. Відзначте успіхи або професійні компетенції адресата, його досвід і знання;
  5. Висловіть побажання і надію на подальшу співпрацю.

Готовий текст подячного листа віднімайте і, при необхідності, відкоригуйте. Врахуйте, що обсяг його не повинен бути більшим, як правило, не більше половини стандартного аркуша. Бажано, щоб переглянути текст на відсутність граматичних і лексичних помилок. Якщо ви не дуже впевнені в тому, що вдалося досить переконливо і щиро висловити почуття вдячності, можна показати лист колегам і скорегувати текст відповідно до висловленими ними зауваженнями.

Лист подяки співробітнику

Такий лист має містити якомога більше персоніфікованої інформації, щоб його текст не виглядав формальною відпискою. Крім особистого звернення, неформальний підхід може бути продемонстрований за допомогою згадки конкретних досягнень, особистісних якостей працівника. Приводів висловити подяку листом співробітнику може бути кілька, вони також можуть бути згадані в тексті:

  • за багаторічну сумлінну працю;
  • за особливі досягнення у професійній діяльності;
  • за участь в будь-якому заході в якості представника компанії;
  • в зв'язку з відходом на пенсію.

Зразок тексту листа-подяки співробітнику представлений нижче.

Завантажити зразок можна   тут
Завантажити зразок можна тут .

Лист подяки керівнику

Лист з висловленням подяки на адресу керівника, як правило, пишеться від імені колективу підприємства або одного з його підрозділів. В цьому випадку фірмовий бланк вже не використовується, тому текст слід написати на красивому, але строго оформленому спеціальному художньому бланку.

Те, що лист подяки пишеться на адресу керівника, не повинно означати, що його текст повинен бути сухим і офіційним. Все залежить від стилю керівництва компанією і її організаційної культури. Але при цьому ніякої фамільярності допускати не можна.

Лист подяки партнерам

Цей вид листи-подяки також має на увазі офіційний, діловий стиль викладу. Найчастіше такі листи направляються як знак і підтвердження плідної співпраці. Загальний сенс документа - подяку за надані послуги або виконану роботу, пропозицію і надія на подальше взаємовигідне партнерство.

У листі потрібно буде послатися на конкретні послуги або роботи, згадати ситуації або обставини, які найбільш яскраво характеризують взаємну вигоду співпраці. Природно, не варто згадувати про якісь непорозуміння, якщо навіть вони і траплялися.

Рекомендуємо матеріали по темі:

У листі партнерам необхідно висловити надію на подальшу співпрацю навіть у тому випадку, коли така взаємодія в подальшому повністю виключається. Це вважається хорошим тоном, оскільки лист подяки є свого роду рекомендацією, яку компанія-адресат може пред'явити, в свою чергу, своїм потенційним партнерам.

Зразки подячного листа

Лист подяки приклад, написане на адресу керівника підприємства, представлено нижче.

Зразки тексту листа-подяки, що направляється на адресу партнерів, представлений нижче
Зразки тексту листа-подяки, що направляється на адресу партнерів, представлений нижче.