- Обчислення значень елементів управління у формах і звітах
- Використання виразів в умовах запитів
- Створення обчислюваного поля в запиті
- Створення обчислюваного поля в таблиці
- Завдання значень за замовчуванням для поля таблиці
- Завдання значень за замовчуванням для елементів управління
- Додавання правила перевірки в поле таблиці або запис
- Додавання правила перевірки в елемент управління
- Угруповання і сортування даних у звітах
- Управління запуском макрокоманд
- Див. такоже
За допомогою виразів можна виконувати різноманітні операції з даними. Наприклад, ви можете визначити, скільки днів минуло з моменту відправки замовлення, або об'єднати вміст полів FirstName і LastName і помістити результат в поле FullName. Розділи цієї статті містять покрокові інструкції зі складання виразів.
В цій статті
Обчислення значень елементів управління у формах і звітах
При використанні виразу як джерело даних елемента керування створюється обчислюваний елемент керування. Припустимо, наприклад, що є звіт, в якому відображаються товари на складі, і необхідно створити в нижньому колонтитулі підсумок для підсумовування даних по всіх рядках звіту.
Щоб обчислити підсумок, помістіть елемент керування «поле» в нижній колонтитул звіту і налаштуйте для властивості ControlSource цього поля такий вираз:
= Sum ([table_field])
В даному випадку table_field - це ім'я поля, що містить значення проміжних підсумків. Воно може знаходитися в таблиці або запиті. Функція Sum обчислює підсумок для всіх значень в table_field.
ПРОЦЕДУРА
В області переходів клацніть правою кнопкою миші форму, яку необхідно змінити, і виберіть в контекстному меню пункт Режим макета або Конструктор.
Виділіть елемент управління, в який необхідно ввести вираз.
Якщо вікно властивостей не відображається, натисніть клавішу F4.
Щоб створити вираз вручну, на вкладці Дані сторінки властивостей виберіть властивість ControlSource (Дані) поля, а потім введіть вираз, випередивши його знаком рівності (=). Наприклад, для обчислення результату, як показано вище, введіть = Sum ([table_field]). Замість елемента table_field вкажіть дійсне ім'я поля.
Щоб створити вираз за допомогою будівника виразів , Натисніть кнопку Побудувати
в осередку властивості. Після введення виразу вікно властивостей буде виглядати так:
На початок сторінки
Використання виразів в умовах запитів
Ви можете використовувати умови, щоб обмежити результати запиту. Введіть умови в вигляді виразу, і додаток Access поверне тільки відповідні йому рядки.
Припустимо, ви хочете переглянути всі замовлення з датою відвантаження протягом перших трьох місяців 2017 г. Щоб задати умову, введіть наступний вираз в осередок Умови стовпчика "Дата і час" в запиті. У нашому прикладі використовується стовпець "Дата і час" з ім'ям ShippedDate. Щоб визначити діапазон дат, введіть така умова:
Between # 1/1/2017 # And # 3/31/2017 #
Стовпець ДатаІсполненія буде виглядати подібним чином:
Для кожного запису в таблиці замовлень, для якої значення в стовпці ShippedDate потрапляє в зазначений інтервал дат, буде створена запис в вихідних даних запиту. Зверніть увагу: в вираженні дати полягають в знаки решітки (#). Значення між знаками решітки трактується в Access як значення з типом даних "Дата і час". Це означає, що з такими значеннями можуть проводитися відповідні обчислення, наприклад віднімання однієї дати з іншого.
ПРОЦЕДУРА
В області переходів клацніть правою кнопкою миші запит, який необхідно змінити, і виберіть в контекстному меню пункт Конструктор.
Виберіть осередок Умови в стовпці, для якого необхідно створити умова відбору.
Щоб створити вираз вручну, введіть вираз умови. Не починайте вираз умови з оператора =.
щоб використовувати будівник виразів , На вкладці Конструктор у групі Налаштування запиту натисніть кнопку Будівник
. Якщо для редагування вираження вам потрібно більше місця, встановіть курсор в осередок Умова відбору, а потім натисніть клавіші SHIFT + F2, щоб відкрити вікно Область введення:
Порада. Щоб зробити текст більш зручним для читання, виберіть Шрифт.
На початок сторінки
Створення обчислюваного поля в запиті
Припустимо, ви створюєте запит і хочете показати результати розрахунку, в якому використовуються інші поля запиту. Щоб створити обчислюване поле, потрібно ввести вираз в порожню осередок в рядку Поле запиту. Припустимо, в вашому запиті є поля Кількість і Ціна. Їх значення потрібно помножити, щоб отримати обчислюване поле Сума. Для цього в рядку Поле запиту введіть наступний вираз:
Extended Price: [Quantity] * [Unit Price]
Оскільки вираз починається з тексту Extended Price:, новий стовпець отримає ім'я Сума. Це ім'я часто називається псевдонімом. Якщо псевдонім не вказано, він буде створений автоматично, наприклад такий: Expr1.
При виконанні запиту в Access виконується розрахунок кожного рядка, як показано нижче:
ПРОЦЕДУРА
В області переходів клацніть правою кнопкою миші запит, який необхідно змінити, і виберіть в контекстному меню пункт Конструктор.
Виберіть осередок Поле в стовпці, в якому необхідно створити обчислюване поле.
Щоб створити вираз вручну, просто введіть його.
Не починайте вираз умови з оператора =. На початку вираження повинно стояти зрозумілу назву, за яким слідує двокрапка. Наприклад, введіть Extended Price:, щоб задати назву в вираженні, яке створює обчислюване поле з ім'ям Extended Price. Після двокрапки введіть умова для вираження.
щоб використовувати будівник виразів , На вкладці Конструктор у групі Налаштування запиту натисніть кнопку Будівник.
На початок сторінки
Створення обчислюваного поля в таблиці
В Access можна створити обчислюване поле в таблиці. Завдяки цьому для виконання розрахунків не доведеться створювати окремий запит. Наприклад, якщо у вас є таблиця, в якій перераховані кількість, ціна і податкова ставка для кожної позиції замовлення, ви можете додати обчислюване поле загальної вартості:
[Quantity] * ([UnitPrice] + ([UnitPrice] * [TaxRate]))
В обчисленні не можна використовувати поля з інших таблиць або запитів, а результати обчислень доступні тільки для читання.
ПРОЦЕДУРА
Відкрийте таблицю, двічі клацнувши її в області навігації.
Прокрутіть таблицю по горизонталі до крайнього правого стовпця і натисніть в заголовку стовпця кнопку Клацніть, щоб додати.
У списку виберіть пункт Обчислюване поле і вкажіть тип даних результату. В Access відкриється будівник виразів .
Введіть формулу обчислення, яку ви хочете використовувати для цього поля, наприклад:
[Quantity] * [Unit Price]
Вирази в обчислюваних полях не починаються зі знака рівності (=).
Натисніть кнопку ОК.
Додаток Access додасть обчислюване поле і виділить його заголовок, щоб можна було ввести ім'я поля.
Введіть ім'я обчислюваного поля і натисніть клавішу ENTER.
На початок сторінки
Завдання значень за замовчуванням для поля таблиці
За допомогою виразу можна задати для поля таблиці значення за замовчуванням, яке Access буде використовувати для нових записів, якщо не надано інше значення. Припустимо, ви хочете автоматично вставляти дату і час в поле "Дата_заказа" при додаванні нового запису. Для цього можна використовувати такий вираз:
Now ()
ПРОЦЕДУРА
В області навігації двічі клацніть таблицю, яку потрібно змінити.
Таблиця відкриється в режимі таблиці.
Виберіть поле, яке потрібно змінити.
На вкладці Поля в групі Властивості натисніть кнопку Значення за замовчуванням. В Access відкриється будівник виразів .
Введіть вираз, що починається зі знака рівності (=).
Примітка. При зв'язуванні елемента управління з полем таблиці діє наступне правило: якщо для елемента управління і для поля задані значення за замовчуванням, значення за замовчуванням елемента управління має пріоритет.
На початок сторінки
Завдання значень за замовчуванням для елементів управління
Іншим об'єктом, де часто застосовуються вирази, є властивість Значення за замовчуванням елемента управління. Властивість Значення за замовчуванням елемента управління аналогічно властивості Значення за умовчанням поля в таблиці. Наприклад, щоб використовувати поточну дату як значення за замовчуванням для текстового поля, ви можете вказати такий вираз:
Date ()
У цьому виразі використовується функція Date, яка повертає поточну дату, але не на часі. Якщо текстове поле прив'язане до полю таблиці, яке має значення за замовчуванням, то значення за замовчуванням елемента управління буде мати пріоритет перед значенням за замовчуванням поля таблиці. Часто має сенс налаштувати властивість Значення за замовчуванням для поля таблиці. Якщо в цьому випадку до одного і полю таблиці прив'язане кілька елементів управління в різних формах, кожен з них буде мати одне значення за замовчуванням, і введення даних у всіх формах буде узгодженим.
ПРОЦЕДУРА
В області переходів клацніть правою кнопкою миші форму або звіт, які необхідно змінити, і виберіть в контекстному меню пункт Конструктор або Режим макета.
Виділіть елемент управління, який необхідно змінити.
Якщо вікно властивостей не відображається, натисніть клавішу F4.
На вкладці Все вікна властивостей перейдіть до осередку властивості Значення за замовчуванням.
Введіть вираз або натисніть кнопку Побудувати
в осередку властивості, щоб створити вираз за допомогою будівника виразів .
На початок сторінки
Додавання правила перевірки в поле таблиці або запис
Вирази вельми корисні при перевірці даних, які вводяться в базу даних: вони дозволяють відсіяти невідповідні відомості. У таблицях можна створювати правила перевірки двох типів: для полів, які не дозволяють вводити в поля неприпустимі дані, і для записів, які не дозволяють створювати записи, що порушують правило. В обох випадках використовуються вирази.
Припустимо, що в таблиці Inventory є поле Units On Hand і потрібно задати умову, що дозволяє користувачам вводити тільки невід'ємні значення. Інакше кажучи, кількість товару ніколи не може бути негативним. Це можна зробити, вказавши для поля Units On Hand наступне правило перевірки:
> = 0
ПРОЦЕДУРА: введення правила перевірки для поля або запису
В області навігації двічі клацніть потрібну таблицю. Таблиця відкриється в режимі таблиці.
При введенні умови на значення поля виділіть поле, яке необхідно змінити.
На вкладці Поля в групі Перевірка поля натисніть кнопку Перевірка і виберіть пункт Правило перевірки поля або Правило перевірки. В Access відкриється будівник виразів .
Почніть вводити необхідні умови. Наприклад, для умови на значення поля, що вимагає введення невід'ємних значень, введіть такий вираз:
> = 0
Не починайте вираз зі знака рівності (=).
Вирази правил перевірки є логічними, т. Е. Їх результатом може бути тільки значення True або False. Якщо значення не дорівнює True, Access не зберігаються дані, що вводяться і виводить повідомлення про помилку. Якщо в цьому прикладі ввести в поле Units On Hand від'ємне значення, правило перевірки видасть результат False і значення буде відхилено. Якщо ви не ввели повідомлення про помилку, як описано в попередньому розділі, Access відобразить власне повідомлення, в якому зазначено, що введене значення заборонено правилом перевірки для поля.
ПРОЦЕДУРА: написати привітання перевірки правильності
Щоб зробити базу даних більш зручною у використанні, можна задати власні повідомлення перевірки правильності. Ці повідомлення будуть використовуватися замість стандартних повідомлень, що виводяться додатком Access, коли дані не відповідають умові. У повідомлення можна включити відомості, що допомагають користувачеві ввести правильні дані, наприклад "Значення в поле Units On Hand не може бути негативним".
В області навігації двічі клацніть таблицю, яку потрібно змінити.
Таблиця відкриється в режимі таблиці.
При створенні повідомлення для умови на значення поля виділіть відповідне поле.
На вкладці Поля в групі Перевірка полів натисніть кнопку Перевірка і виберіть пункт Повідомлення перевірки поля або Повідомлення перевірки запису.
У діалоговому вікні Введіть повідомлення про перевірку введіть повідомлення, яке буде виводитися, якщо дані не відповідають умові на значення, і натисніть кнопку ОК.
На початок сторінки
Додавання правила перевірки в елемент управління
Як і у полів таблиці і записів, у елементів управління є властивість ValidationRule (Правило перевірки), для якого можна створити вираз. Припустимо, що використовується форма введення інтервалу дат для звіту і потрібно, щоб початкова дата була не раніше, ніж 01.01.2017. В цьому випадку можна задати властивості ValidationRule і ValidationText (Повідомлення про помилку) для поля, в яке вводиться початкова дата:
властивість
параметр
Умова на значення
> = # 01.01.2017 #
Повідомлення про помилку
Неможливо ввести дату раніше 01.01.2017.
При спробі ввести дату раніше 01.01.2017 буде виведено повідомлення з текстом, зазначеним у властивості ValidationText. Якщо поле властивості ValidationText порожньо, буде виведено стандартне повідомлення. Після натискання кнопки ОК фокус введення повернеться в текстове поле.
Якщо умова на значення задається для поля таблиці, воно буде діяти при будь-якій зміні значення цього поля в базі даних. Навпаки, якщо умова на значення задається для елемента управління в формі, воно буде діяти тільки при використанні цієї форми. Щоб задати різні умови на значення для різних користувачів, іноді має сенс створити ці умови окремо для полів таблиці і елементів управління у формі.
ПРОЦЕДУРА
В області переходів клацніть правою кнопкою миші форму або звіт, які необхідно змінити, і виберіть в контекстному меню пункт Конструктор або Режим макета.
Клацніть правою кнопкою миші елемент управління, який потрібно змінити, і виберіть в контекстному меню пункт Властивості. Буде відображено вікно властивостей елемента керування.
На вкладці Все виберіть осередок властивості Validation Rule (Правило перевірки).
Введіть вираз або натисніть кнопку Побудувати
в осередку властивості, щоб створити вираз за допомогою будівника виразів . Не починайте вираз з оператора =.
Щоб налаштувати повідомлення, яке з'явиться при введенні значення, яке не відповідає умові, вкажіть потрібний текст в осередку властивості Повідомлення про помилку.
На початок сторінки
Угруповання і сортування даних у звітах
В області Угруповання, сортування і підсумки можна визначити рівні угруповання і порядок сортування для даних в звіті. Як правило, угруповання і сортування виконуються по полю, обраному в списку, але якщо потрібно виконати угруповання або сортування по обчислюваному значенням, можна вказати вираз.
Угруповання - це процедура підсумовування стовпців з однаковими значеннями. Наприклад, нехай в базі даних зберігаються відомості про продажі для офісів в різних містах, а один зі звітів цієї бази даних називається "Продажі по містах". Запит, який забезпечує дані для цього звіту, групує їх за назвою міста. Такого роду угруповання полегшує сприйняття і розуміння інформації.
Навпаки, сортування є процес накладення порядку сортування на рядки (записи) в результатах запиту. Наприклад, можна відсортувати записи за значенням первинного ключа (або по іншому набору значень в іншому полі) за зростанням або за спаданням або відсортувати записи по одному або декільком символам в зазначеному порядку, наприклад за алфавітом.
ПРОЦЕДУРА: додавання угруповання і сортування в звіт
В області переходів клацніть правою кнопкою миші звіт, який необхідно змінити, і виберіть в контекстному меню пункт Режим макета або Конструктор.
На вкладці Конструктор у групі Угруповання і підсумки натисніть кнопку Угруповання і сортування. Нижче звіту з'явиться область Угруповання, сортування і підсумки.
Щоб додати до звіту рівень угруповання, натисніть Додати угруповання.
Щоб додати до звіту порядок сортування, натисніть Додати сортування.
В області з'явиться новий рівень угруповання або порядок сортування, а також список полів з даними для цього звіту. На наведеному нижче малюнку показаний типовий новий рівень угруповання (по полю "Категорія") і порядок сортування (по полю "Виробник"), а також список доступних полів для угруповання і сортування.
Нижче списку доступних полів натисніть вираз, щоб відкрити будівник виразів .
Введіть потрібний вираз в поле вираження (верхнє поле) будівника виразів. Обов'язково почніть вираз з оператора рівності (=).
ПРОЦЕДУРА: додавання вираження в існуючу угруповання або сортування
В області переходів клацніть правою кнопкою миші звіт, який необхідно змінити, і виберіть в контекстному меню пункт Режим макета або Конструктор.
Виберіть рівень угруповання або порядок сортування, який потрібно змінити.
Клацніть стрілку вниз поруч з пунктом Угруповання (рівні угруповання) або Сортування (порядок сортування). З'явиться список доступних полів
У нижній частині цього списку натисніть вираз, щоб відкрити будівник виразів .
Введіть вираз в поле вираження (верхньому полі) будівника виразів. Переконайтеся, що вираз починається з оператора рівності (=).
На початок сторінки
Управління запуском макрокоманд
У деяких випадках виконувати макрос або набір макрокоманд в макросі потрібно тільки в тому випадку, якщо виконано певну умову. Припустимо, необхідно, щоб макрокоманда виконувалася тільки в тому випадку, якщо значення в полі не менше 10. Для цього в блоці Якщо макросу можна задати відповідне умова за допомогою виразу.
Наприклад, припустимо, що текстове поле називається "Позиції". Вираз для умови буде виглядати наступним чином:
[Items]> = 10
ПРОЦЕДУРА
В області переходів клацніть правою кнопкою миші макрос, який необхідно змінити, і виберіть в контекстному меню пункт Конструктор.
Перейдіть до блоку Якщо, який потрібно змінити, або додайте блок Якщо з області "Каталог макрокоманд".
Клацніть верхній рядок блоку Якщо.
Введіть умовний вираз в поле або натисніть кнопку Побудувати
поруч з осередком вираження, щоб відкрити будівник виразів .
Можна ввести тільки логічне вираження, яке приймає значення True або False. Дії всередині блоку Якщо будуть виконуватися тільки в тому випадку, якщо умова прийме значення True.
На початок сторінки
Див. такоже
Робота з будівником виразів
Введення в експлуатацію виразів
Керівництво по синтаксису виразів
приклади виразів
