50 золотих правил ділового листування + чек-лист

Лист, який ви відправляєте від свого імені (або від імені своєї компанії) - це «точка контакту», що формує враження. Ось і думайте самі, яке враження ви бажаєте про себе сформувати, і що для цього робите.

У діловому листуванні «питають» за кожне слово. Офіційний лист - це документ, а не просто текст.

Існують різні форми листів ділового листування. Зараз ми поговоримо про друковані листах. Думаю, наступного разу я підготую окремий матеріал по тонкощам ділової email-листування, бо там є свої специфічні моменти.

Перед вами - стаття, яка увійшла в матеріали моєї нової книги «Бізнес-копірайтинг», над якою я зараз дуже щільно і ретельно працюю. Бажаємо приємного читання і корисного впровадження.

Отже, зустрічайте 50 золотих правил ділового листування:

1. Лист повинен відправлятися на офіційному бланку.
2. Офіційні листи не повинні бути «креативними».
3. У шапці листа вказуйте не тільки логотип і назву компанії, але і реквізити (поштові - завжди, платіжні - при необхідності).
4. Лист повинен мати чітку і точну дату.
5. Дотримуйтесь правило «один лист - один інформаційний привід».
6. Вихідний номер вітається, особливо в «дуже офіційної» листуванні.
7. Якщо ваш лист є відповіддю на лист одержувача - про це потрібно вказати в частині з вихідним номером (наприклад, «№ _______ від ________ у відповідь на лист № _____ від ________»).
8. Підбирайте добре читабельний шрифт, уникайте фрагментів тексту в дрібному шрифті при цьому використовуйте стандартні шрифти, не займайтеся експериментами.
9. Завжди вітайтеся в тексті з одержувачем листи.
10. Тричі перевіряйте назва компанії, посада та ПІБ одержувача.
11. Ніколи не використовуйте в тексті листа місця для заповнення від руки (наприклад «Шановний ______________!»).
12. При зверненні до одержувача точно визначайте її стать, не потрібно гратися з варіантом в стилі «Шановний (а) ...».
13. Неформальне спілкування залиште для особистого листування.
14. У ділових колах прийнято відповідати на офіційний лист протягом 10 днів.
15. Написання слів прописними (великими) буквами в офіційних документах - нетактовне вчинок.
16. Знак оклику - ворог офіційної ділової переписки.
17. До конкретній людині прийнято звертатися на «Ви», а не на «ви».
18. Навіть якщо одержувач - ваш хороший друг, в офіційному листуванні не прийнято показувати «панібратство».
19. Якщо ваш лист - відповідь на інший лист, згадайте про це на самому початку.
20. Довгі листи ніхто читати не любить; якщо вам потрібно відправити великий обсяг інформації - використовуйте формат: основний текст (максимум 1,5 сторінки) + додатки.
21. Не пишіть в наступних тонах - зайве впевнений, наказовий, благальний і загрозливий.
22. Вітається короткий заголовок на початку тексту листа (перед зверненням і привітанням), повідомляє коротко мета листа.
23. Класична структура будь-якого листа передбачає три елементи: вступна частина (причини і мета листа), основна частина (суть і головна думка звернення), заключна частина (вказівки, висновки, прохання, пропозиції, інформація про бажане дії і т.д.).
24. Ніхто не забороняє в діловому листі використовувати підзаголовки, чітко виділяють структуру письма.
25. Пишіть так, щоб абзац не перевищував 4-5 рядків.
26. Використовуйте широкі поля, не сильно великий розрив між рядками, між абзацами - «новий рядок» або порожній рядок.
27. Перерахування оформляйте в нумеровані і маркіровані списки.
28. У друкованій офіційному листуванні не використовуйте інтернет-сленг (типу «Доброго времени суток») і не прикрашайте його смайликами.
29. У ділових офіційних листах немає місця таким «штучок»: жаргонізми, народний сленг, анекдоти (втім, будь-який гумор), прислів'я, афоризми та метафори.
30. Намагайтеся мінімізувати кількість слів іншомовного походження - замінюйте їх російськими синонімами.
31. Акуратніше з абревіатурами і скороченнями - вони повинні бути зрозумілі для одержувача.
32. Важливу думку тексту виділяйте (напівжирний шрифт або підкреслення) - бажано цим в листі не зловживати.
33. Якщо ви відповідаєте на конкретне лист, можете цитувати відправника в своїй відповіді - це допоможе йому згадати важливі моменти.
34. Ніколи не діліться в листі делікатною інформацією - пам'ятайте, текст випадково може виявитися в руках людини, якому не адресований.
35. Використовуйте три варіанти викладу в листах - від загального до конкретного, від часткового до загального і хронологічний порядок.
36. В кінці листа вказуйте свою контактну інформацію - вказуйте дані, за якими ви швидко відповідаєте.
37. Не вживайте в завершальній стадії слова і фрази, які можна порахувати маніпуляціями ( «сподіваємося на взаємовигідне співробітництво», «заранее спасибо за ответ», «будемо чекати вашого листа-» і т.д.).
38. У діловому листуванні не прийнято використовувати постскриптум.
39. Уважно перевірте документ на помилки і помилки - сумно буде, якщо маленька необережність матиме сумні наслідки.
40. Підписуйте текст від імені перших осіб компанії (уповноважених його підписувати).
41. Підпис має бути «мокрою», ніякого факсиміле - і краще підпишіть його синьою ручкою: на тлі друкованого чорного тексту вона буде виглядати достовірно.
42. Офіційний лист бажано скріплювати мокрою печаткою (навіть якщо при наявності тексту на офіційному бланку за законодавством цього не потрібно).
43. Нумерація сторінок здійснюється в нижньому правому куті.
44. Якщо до вашого листа є додатки - повідомляйте про них в головному тексті і обов'язково використовуйте в додатках назви і точну нумерацію.
45. Роздруковуйте документ на хорошій щільному папері.
46. Офіційні листи роздруковуються тільки на папері формату А4; навіть якщо вони короткі і запросто поміщаються в форматі А5 - роздруковуйте на А4.
47. Переконайтеся, що в принтері досить фарби для чіткої друку - ваш лист не повинно містити розмитість, сліди від друку та інші візуальні ознаки неохайності.
48. Не зайвим будемо за допомогою скріпки приєднати до листа свою візитну картку, тільки не забудьте загнути її правий верхній куточок - це підкаже, що візитка залишена особисто вами.
49. Маленька хитрість - вкладіть документ в фірмовий «файлик», так ви зможете до «файлик» приклеїти якусь сторонню важливу інформацію; більш того, мало хто взагалі використовує «файл» в конвертах, це покаже вашу турботу.
50. Ще одна маленька хитрість - спробуйте важливий лист написати «від руки»: гарантуємо, ви справите дуже серйозне враження, і одержувач уважно ознайомиться з усім листом, а також буде його ставити в приклад.

І останнє - підійміть листи, які ви отримували від інших людей (компаній). Вивчіть їх і зверніть увагу на моменти, які особисто у вас викликали обурення. Намагайтеся в своїх листах не використовувати такі шорсткості. Якщо вас цікавлять види листів ділового листування, вони перераховані в описі наданих нами послуг.

При перепис цієї статті просимо вказувати посилання на першоджерело. Це наш офіційний документ в електронному вигляді. Якщо він «один в один» з'явиться від вашого імені (імені компанії, спільноти і т.д.) - подумайте, яке він тоді сформує про вас враження ...

І маленький бонус для тих, хто уважно читав цю статтю. Пропонуємо вам її в PDF-форматі, щоб можна було використовувати цей матеріал в якості чек-листа.

Качайте, роздруковуйте і працюйте!

Бажаємо, щоб ваші нові листи допомагали формувати серйозне враження і викликати довіру.

І так, якщо вашої компанії потрібен пакет листів для офіційного листування (запити, повідомлення, повідомлення і т.д.) - ми готові його для вас підготувати на найвищому і серйозному рівні. Їх можна буде сміливо відправити хоч Президенту.

P. S. Ваша Студія Дениса Каплунова - ділитися «фішками» завжди готова.

Сподобалося? Поділіться з друзями!