Як скласти супровідний лист до документів. Зразок супровідного листа до документів

1. Коли це обов'язково?
2. Як правильно написати супровідний лист до документів?
3. Обов'язкові реквізити супровідного листа до документів
4. Зразок супровідного листа до документів
5. Супровідний лист до документів за договорами
6. Супровідний лист до претензій - чи потрібне воно?
7. Супровідний лист - хороший спосіб познайомитися
8. Хто підписує "супровідними документами"?

Супровідний лист - універсальний документ, що застосовується в самих різних напрямках господарської діяльності підприємства. Правильно складена "супровідна" позбавить усі сторони від безлічі недоліків і неясностей. Як написати супровідний лист до документів?

Коли це обов'язково?

Робота підприємства, особливо великого, супроводжується безліччю найрізноманітніших питань, які найчастіше доводиться оформляти письмово. Контрагенти обмінюються між собою повідомленнями і повідомленнями, документи вимагають банк, податкова, пенсійний фонд, перевіряючі. Клієнти теж пишуть запити про надання найрізноманітнішої інформації і документації.

У всіх цих випадках паличкою-виручалочкою і в той же час гідним обличчям фірми стане супровідний лист. Написане на солідному бланку, грамотно складене і коректно оформлене, воно не тільки зробить належне враження на адресата, а й виконає ряд практичних функцій для відправника:

• роз'яснить одержувачу, хто і для чого йому пише;
• візьме на себе інформаційну роль, звільнивши від смислового навантаження додається документацію;
• детально зафіксує перелік документів, що додаються;
• заощадить кошти, позбавивши від зайвих поштових відправлень з описом;
• виконає роль компактного докази про вручення цілої купи документів.

Ось таку корисну може стати звичайна "супровідна" при правильному підході!

Як правильно написати супровідний лист до документів?

Не всякий знає, як скласти супровідний лист до документів, хоча воно важливе.

Складання "супровідними документами" слід почати з вступної фрази: послатися на номер вхідного запиту або викласти суть питання, по якому йде листування. У наступних абзацах листа логічно вказати підстави документа: нормативно-правові акти, пункти договору, акти перевірок, приписи контролюючих органів і інше.

Завершується виклад проханням, пропозицією або вимогою. Після того як текст складений, вказується перелік документів, що додаються до нумерації, назвою та реквізитами, а також кількість доданих аркушів.

Обов'язкові реквізити супровідного листа до документів

Як написати супровідний лист до документів, ми розібрали вище. Тепер трохи про його оформленні.

• "Шапка" документа. Тут вказується посада керівника або іншого представника адресата, назва підприємства або повні прізвище, ім'я та по батькові приватної особи; повна адреса і поштовий індекс.
• Дата складання супровідного листа, а якщо відправник юридична особа, то і реєстраційний вихідний номер.
• Звернення до адресата відповідно до правил ділового листа. Будь то приватна особа або керівник підприємства, до нього звертаються по імені та по батькові, додавши звернення "шановний".
• Докладний перелік документів, що додаються, адже з самої назви випливає, що лист "супроводжує" якесь основне відправлення.
• Лист підписує перша особа або повноважний представник організації, яким керівником надано таке право. Якщо лист від приватної особи, то підписує "супровідними документами" сам відправник або його представник за дорученням. Перед підписом прийнято від руки додавати запевнення "з повагою".
• Прізвище, ініціали та засоби зв'язку виконавця листи.

Такі основні вимоги до форми письма.

Зразок супровідного листа до документів

Прекрасним орієнтиром при складанні стане перевірений практикою зразок супровідного листа до документів. Зрозуміло, його зміст буде змінюватися в залежності від потреб упорядника, проте загальна канва залишається незмінною.

Начальнику Голосіївської податкової інспекції

Хитрун І. В.

вул. Василівська, 3,

м Кукін - 31005

№ 562 від 05.04.2015

Шановний Іване Васильовичу!

На Ваше розпорядження № 12/389 від 01.04.2015 з питання проведення зустрічної позапланової невиїзної перевірки повідомляємо наступне.

Частина документів за договірними правовідносин з ПП фірмою "Гедеон" була вилучена на підставі протоколу виїмки від 02.03.2015 (копію докладаємо) Наявні в розпорядженні підприємства документи направляємо Вам у вигляді належним чином завірених копій згідно з додатком.

Додаток (всього на 6 л.):

1. копія платіжного доручення з відміткою банку №3 від 15.01.15 - на 1 л.
2. Копія платіжного доручення з відміткою банку №6 від 14.02.15 - на 1 л.
3. копія акту звірки за договором поставки №56 / П від 15.12.14 - на 1 л.
4. Копія протоколу виїмки від 02.03.15 - на 3 л.

З повагою,

Директор ДП "Голосіївський м'ясокомбінат"

Голохвастов Ф. Е.

Виконавець: Пупко А. В.

(067) 4658291

Така "супровідна" підійде для багатьох вихідних матеріалів за запитами державних, контролюючих і правоохоронних органів, варто тільки трохи підкоригувати її під свої потреби.

Супровідний лист до документів за договорами

При укладенні господарських договорів часто складається ситуація, коли контрагенти територіально віддалені один від одного і не можуть дозволити собі виїжджати в інше місто для підписання договору.

У цьому випадку оформлення супровідного листа стає таким собі маячком, що дозволяє зробити висновок юридично правильний договір на відстані, без особистої зустрічі представників. За допомогою супровідного листа одна сторона може не тільки направити підписані нею бланки договорів для розгляду, а й письмово викласти свою позицію з істотних питань угоди.

Крім того, супровідний лист дозволяє зафіксувати, що і в якій кількості було докладено і направлено адресату. Наприклад, змістовну частину можна викласти так.

"Направляємо Вам два примірники договору на надання інформаційних послуг, підписані і завірені печаткою з нашого боку. Пропонуємо розглянути зазначений проект і в разі згоди підписати договори, повернувши один з підписаних примірників на нашу адресу. Додаток: проект договору в 2 примірниках на 6 аркушах кожен ".

Супровідний лист до претензій - чи потрібне воно?

Часом виникає ситуація, коли необхідно направити претензію стороні за договором, що не виконує свої зобов'язання. Зазвичай всі вимоги, обґрунтування і додатки вказуються безпосередньо в претензії. Здавалося б, для чого може знадобитися супровідний лист?

Справа в тому, що претензія може стати не тільки офіційним доказом в суді, але і в деяких випадках виконавчим документом. У ній слід вказувати юридично коректні і значущі речі, а комунікативної функції вона не несе.

Якщо ж контрагенту потрібно не тільки пред'явити претензію, але і направити кілька неофіційних слів вітання або роз'яснень, краще супровідного листа цю роль не виконає жоден документ.

Супровідний лист - хороший спосіб познайомитися

Нерідко компанія проводить цікаву акцію або ж просто хоче зробити комерційна пропозиція необмеженому колу осіб. Для цього добре підійдуть типові супровідні листи, захоплююче і лаконічно складені.

До такої "візитці" можна прикласти рекламну продукцію, каталоги, прейскуранти, прайси і будь-які матеріали, здатні зацікавити потенційного клієнта або партнера.

Навіть якщо листів ціла купа, керівнику або ведучому менеджеру не потрібно витрачати багато часу на них: досить підписати готові кліше і можна розсилати по призначенню!

Хто підписує "супровідними документами"?

І наостанок з'ясуємо важливе питання. Хто підписує супровідний документ? Для цього використовується правило ієрархії: звертатися до президента компанії краще директору підприємства; документацію в банк може передати головний бухгалтер; "Супровідними документами" до інформації в центр зайнятості може підписати і заступник директора з управління персоналом.

Супровідний лист може стати незамінною візитівкою, якщо оформити його правильно!