© С.Л. Кузнецов, к.і.н. ([email protected]), Горбачов-Фонд
Ця стаття була опублікована в журналі "Секретарское Дело" №9 2005
© Видавництво "Топ-Персонал"
- Проблеми вибору і впровадження ПО
- програма PayDox
- особливості програми
- Демоверсія на сайті
- Вартість і супутні витрати
Сьогодні багато організацій, від невеликих фірм до великих корпорацій, розуміють необхідність впровадження сучасних автоматизованих технологій в сферу управління, в тому числі і автоматизацію діловодства. Відповідно постає питання: яку систему автоматизації використовувати? Неправильне рішення тут може загрожувати не тільки даремно витраченими на придбання і впровадження програми засобами, а й компрометацією самої ідеї впровадження сучасних автоматизованих технологій в очах керівництва і рядових співробітників компанії, фірми, установи.
Практично в кожній організації є своя комп'ютерна служба. У невеликій організації - це один-два фахівці, в середніх і великих - IT-відділи і департаменти. Однак складання технічного завдання і прийняття рішення про вибір і впровадження тієї чи іншої системи автоматизації можливо тільки при безпосередній участі користувачів системи автоматизації, діловодної служби, секретарів, секретарів-референтів, так як тільки вони самі, детально представляючи специфіку своєї роботи, можуть визначити основні вимоги до функціональності і роботі автоматизованої системи. Крім того, сьогодні все частіше ставиться завдання інтеграції систем діловодства з уже існуючими в організаціях автоматизованими інформаційними системами.
Тому в нашому журналі ми регулярно розповідаємо читачам про найбільш відомих програмах для автоматизації діловодства, пропонованих на вітчизняному ринку.
Прикладом програми, побудованої повністю на Web-технологіях, що забезпечують роботу з системою з будь-якого комп'ютера через звичайний браузер і можливість інтеграції даних з різних корпоративних додатків, є система PayDox, яку пропонує компанія Interface Ltd .
Ця компанія була утворена ще в 1990 році . Основні напрямки діяльності: розробка, впровадження та підтримка програмного забезпечення, постачальник програм великих зарубіжних виробників, таких як: Microsoft, Oracle, Computer Associates / Platinum Technology і інших, що постачають програми для корпоративного застосування. Це і засоби розробки і тестування програмних продуктів, управління базами даних, управління проектами, системи підтримки прийняття рішень і багато іншого. В області автоматизації діловодства компанія пропонує програмний продукт PayDox, розробка PayBot, LLC . Компанія Interface Ltd. є одним з постачальників системи на російський ринок. Системі PayDox присвячений окремий сайт ( www.paydox.ru або www.paydox.com ).
PayDox - система управління корпоративними документами. Система має розширені можливості в частині роботи з фінансовими, платіжними документами, що робить її особливо зручною в організаціях банківської, торговельної сфери, для промислових підприємств і аналогічних організацій.
Компанія PayBot, LLC виділяє такі основні можливості та переваги своєї системи:
- "Узгодження, затвердження та контроль виконання документів, створення резолюцій, ознайомлення з документами співробітників, автоматичні розсилки e-mail повідомлень і документів, формування справ.
- Ведення всієї історії роботи з документами.
- Інтеграція з MS Office, інтеграція з існуючими підприємства додатками, створення довільної звітності, використання простих стандартних засобів настройки і програмування.
- Безпечна робота з віддаленими офісами та підрозділами підприємства через web-браузер, по електронній пошті і SMS.
- Засоби групової роботи з документами і проектами.
- Робота з платіжними документами, ведення балансів за договорами і платежах, ведення платіжного статусу документів, ведення рахунків.
- Календарне планування.
- Простота роботи з системою Кінцевого Користувача, легкість обслуговування системи і низька вартість володіння, простота настройки системи на нові види документів ".
Розробники системи підкреслюють, що, крім власне функціональності Управління Документами (Document Management, DM, електронний документообіг) і Управління Бізнес-Процесами (Business Process Management, BPM) найважливішим сучасним вимогам до таких систем є наявність в них функціональності Управління Записами (Records Management, RM ). Дана функціональність дозволяє будь-якому корпоративному документу або (в ширшому сенсі) будь-якого вимагає обліку факту або події поставити у відповідність запис (набір інформаційних реквізитів) в корпоративній базі даних і далі за допомогою стандартних засобів системи забезпечити ведення цієї інформації користувачами та отримання необхідної звітності. Система PayDox дозволяє поєднувати функціональність системи автоматизації діловодства та системи управління інформацією.
Сьогодні все більше комерційних організацій приходять до необхідності використання систем управління взаємовідносинами з клієнтами (Customer Relationship Management, CRM). Такі програми в частині ведення адресної бази зазвичай інтегруються з системами реєстрації документів (ведення адресної книги). В даному випадку система PayDox вже включає в себе CRM модуль. Ця функціональність дозволяє вести історію взаємин з партнерами і клієнтами, зберігати інформацію про компанії-партнерів і клієнтів, їх співробітників та контактних осіб, здійснених контактах по телефону, факсу або e-mail, здійснювати розсилку інформації партнерам і клієнтам, надавати партнерам і клієнтам доступ до інформації (наприклад, про стан замовлення) і т.п.
Окрема проблема, яка постає перед багатьма компаніями, - організація документообігу з віддаленими офісами. У тих випадках, коли філія, відділення, віддалений співробітник не має постійного швидкісного підключення до мережі Інтернет, програма підтримує змогу організації роботи з документами засобами електронної пошти.
Програма побудована повністю на Інтернет-технологіях. Розвинені вбудовані засоби захисту даних забезпечують безпеку роботи. Робота з програмою здійснюється через web-браузер, приміром, Internet Explorer, наявний на кожному комп'ютері. Практично користувачам не треба освоювати нову програму, новий інтерфейс - вони продовжують працювати зі звичним програмним забезпеченням Microsoft - MS Internet Explorer, MS Word, MS Excel, MS Outlook Express.
Особливістю системи є розвинена інтеграція з документами MS Office - MS Word і MS Excel. Робота програми будується на використанні шаблонів документів, в які автоматично вставляються необхідні відомості з баз даних. Так, наприклад, реєстраційна картка документа може як проглядатися в стандартному для програми вікні Web-браузера, так і бути отримана в звичному користувачу вигляді в форматі файлу MS Word або MS Excel, при цьому реквізити з картки документа можуть "на льоту" підставлятися в викликається файл MS Word або Excel.
Документи і дані зберігаються централізовано на сервері, де, власне, і встановлюється сама програма. А оскільки установки програми безпосередньо на робочі місця співробітників не потрібно, це істотно спрощує настройку і подальше адміністрування системи.
У програмі активно використовуються спливаючі підказки, що прискорює знайомство з програмою і її використання на початковому етапі.
Web-інтерфейс системи значно спрощує її налаштування, яка вам обов'язково потрібно. Так, в типовій версії стандартно відсутня на першій сторінці кнопка реєстрації нового документа, що дещо ускладнює процес реєстрації. Користувачеві необхідно зайти в підрозділ відповідно до виду документа та натиснути кнопку "Створити", що знаходиться на правому полі. У той же час реєстраційна картка побудована досить логічно, забезпечена підказками. Багато поля забезпечені кнопками, що дозволяють викликати додаткове вікно довідників. Правда, не всі в програмі очевидно для фахівців, які звикли до традиційної діловодної термінології наприклад, види документів потрапили у розробників в довідник "Категорії".
Цікаво реалізовано присвоєння документу реєстрації оного номера. Система не привласнює номер документу автоматично, а при натисканні кнопки "Отримати номер" відкривається вікно, в якому вказуються останні за часом введені номери документів, і на підставі цього інформації співробітник сам привласнює документу черговий номер. Правда, слід зазначити, що в великих організаціях при паралельній реєстрації документів декількома співробітниками це може викликати проблеми і необхідність виправлення реєстраційного номера. Підтримується автоматична генерація букв і цифр індексів, які можуть відображати вид документа, індекс структурного підрозділу і т.п.
В цілому робота з системою організована досить просто. Зліва в основному меню (списку) знаходяться основні групи документів і операції із ними: "Види діяльності", "Документи", "Звіти", "Реєстрація", "Бізнес-процеси", "Довідники". Розкривши меню "Документи", можна вибрати конкретний вид документа. У верхній частині вікна постійно знаходиться система пошуку, що дозволяє швидко відібрати необхідні документи за хронологічним ознакою (за якийсь місяць або квартал, на конкретну дату, довільний часовий інтервал, відповідно до статусу документа в системі (виконані, невиконані, прострочені і т. п.)). Нижче основну частину екрану займає власне список відібраних документів.
Для організації руху документів (в разі надходження документа на узгодження (затвердження)) може використовуватися електронна пошта.
Стандартно програма працює на платформі Microsoft SQL Server , Однак існує і версія, що працює на СУБД Microsoft Access , Що входить в комплект MS Office Professional . Хоча у цій системи управління базами даних надійність в роботі, безпека доступу до даних і продуктивність істотно нижче, ніж у баз даних MS SQL Server, але для невеликих робочих груп (до 15 осіб) це може бути цікавим варіантом, так як відпадає необхідність покупки дорогої ліцензії на сам Microsoft SQL Server і ліцензій на доступ до SQL сервера (CAL) - близько $ 700 за власне SQL Server плюс більше $ 150 за кожне робоче місце. Власне, вартість самої програми PayDox становить близько $ 100 за кожне робоче місце, але до цієї суми при створенні нових робочих місць необхідно додати вартість MS Office prof. (Для невеликої організації, в разі покупки версії PayDox Light) або вартість Microsoft SQL Server (в разі покупки версії PayDox Enterprise). Крім того, при плануванні бюджету на покупку програмного забезпечення необхідно передбачити витрати на роботи з адаптації системи під специфіку конкретної організації. Чим більше використовується у вашій організації схема роботи з документами відстоїть від того, що вже закладено в стандартній конфігурації програми, тим більше часу і коштів потрібно на її адаптацію.
Втім, у багатьох випадках в організації на робочих місцях вже стоїть MS Office, а в середніх і великих організаціях СУБД MS SQL Server використовується досить широко як найбільш поширена платформа для баз даних, наприклад, для бухгалтерських програм типу 1С та аналогічних, так що в цьому випадку додаткові витрати на покупку СУБД не будуть потрібні. До речі, в цьому випадку спрощується і можлива інтеграція програм, які працюють на загальній платформі, наприклад PayDox і тієї ж 1С. У той же час, наприклад, якщо в організації закуповуються комп'ютери і планується придбання програми PayDox Light, має сенс відразу встановлювати на комп'ютери саме професійну версію MS Office, що включає в себе MS Access, а не дешевші Basic, Standard або SMB (версія для малого бізнесу), найчастіше поставляються із новими комп'ютерами, але не включають в себе компонент для управління базами даних MS Access.
Також при розгляді питання про покупку даної програми важливою є можливість отримання попереднього уявлення про принципи роботи з програмою, працюючи з демонстраційною версією безпосередньо через сайт www.PayDox.ru (або www.paydox.com ). Оскільки програма спочатку розрахована на роботу з Internet Explorer, ніщо не заважає вам безпосередньо попрацювати з програмою через Інтернет. У той же час з сайту можна скачати повнофункціональну ознайомлювальну версію (розмір файла 45 Mb.), Яка не вимагає MS SQL Server для своєї роботи і легко встановлюється IT-фахівцем вашої організації, керуючись нескладною інструкцією, розміщеною на сайті . Надалі, коли програма вам підійшла, для її перетворення в робочу версію досить буде ввести реєстраційний ключ. Це дозволить зберегти всі налаштування, які були зроблені в процесі ознайомлення і пробної роботи з програмою.
Можливість вивантаження опису документа в форматі XML в файл дозволяє забезпечити інтеграцію (обмін даними і документами) з іншими організаціями (територіально віддаленими підрозділами), а використання формату XML максимально полегшує взаємодію з програмним забезпеченням інших виробників відповідно до Стандарту взаємодії систем автоматизації документаційного забезпечення управління.
В цілому програма, безумовно, цікава і заслуговує на увагу при вирішенні питання автоматизації діловодства та роботи з документами в організації в цілому. Особливо корисною вона може виявитися для організацій, територіально розділених, що мають філії або потреба в організації віддаленого доступу співробітників до документів. Крім того, розширена функціональність системи дозволить автоматизувати не тільки чисто діловодних функції, процеси інформаційно-документаційного обслуговування сфери управління, а й багато інших сфер роботи.
додаткова інформація
За додатковою інформацією звертайтеся в компанію Interface Ltd.
Обговорити на форумі
Відповідно постає питання: яку систему автоматизації використовувати?
