Бібліотека документів, WebDav

1. Редагування документів онлайн
2. Google Docs і Microsoft Office Web Apps
3. Редагування документів на комп'ютері
4. Файл відкривається в «рідному» додатку
5. Змінюйте документи прямо на порталі
6. управління файлами
7. Системні папки на Диску
8. Контекстні меню «Бітрікс24.Діска» на комп'ютері
9. Публічна посилання на файл? Моментально!
10. Обговорити документ на порталі? Ви вже обговорюєте!
11. Зробіть папку загальної
12. бібліотека документів
13. Доступ до загальних документів
14. загальні файли
15. Єдина картка документа
16. Фільтр і Пошук
17. Бібліотека як мережевий диск
18. Бібліотека з фізичної папки

редагування онлайн

Редагування документів онлайн

Переглядаючи документ, ви можете тут же, в браузері на порталі, внести в нього зміни. І для цього зовсім не потрібні спеціальні офісні додатки для відкриття документів, електронних таблиць і презентацій.
Редагувати документ в «Живий стрічці»

Google Docs і Microsoft Office Web Apps

Функціонал роботи документів онлайн на порталі інтегрований з двома ключовими на ринку продуктами: Google Docs і Microsoft Office Web Apps. Ви можете вибрати, який з цих сервісів (або обидва одночасно) використовувати в компанії.

Редагування документів в Google Docs

Просто зайдіть в свої «Файли» і клацніть будь-який документ. Файл відкриється в слайдері, і ви зможете переглянути всю свою папку, клацаючи кнопки «Вперед» і «Назад». Не важливо, в яких форматах ваші файли - ви побачите один за іншим і текстові документи, і графічні зображення, і презентації, і багато іншого.

«Перегортайте» документи в «Живий стрічці»
Точно так же - в слайдері - перегляньте документи, вкладені в повідомлення, яке колега вам надіслав через портал. При цьому ви можете «гортати» не тільки самі вкладені файли, а й документи, якщо вони багатосторінкові.

Відредагуйте без офісних пакетів
Переглядаючи документ, ви можете тут же, в браузері на порталі, внести в нього зміни. І для цього зовсім не потрібні спеціальні програми для відкриття певних типів файлів.
Підтримуються документи PDF, презентації PowerPoint, документи Word і безліч інших форматів файлів. Переглядайте більше 30 типів файлів просто в браузері, включаючи різні зображення, файли Adobe Illustrator і Photoshop, навіть якщо на вашому пристрої немає оригінального програмного забезпечення для роботи з ними. Детальніше про Google Docs Viewer
Створюйте нові документи без офісних пакетів
Тепер, ви можете в онлайні створити документ і відразу ж прикріпити його до задачі або до повідомлення на порталі. Відправляючи повідомлення колегам або створюючи завдання, ви можете тут же «накидати» документ, таблицю або презентацію. На вибір - за допомогою Google Docs або Microsoft Office Web App.

Створення нового документа за допомогою Google Docs
Сценарій створення нового документа:

• вибрати, що створюємо: документ, таблицю або презентацію
• вибрати сервіс: за допомогою чого створюємо
• створити і оформити документ
• зберегти на портал

Створений документ тут же індексується на порталі, і далі з ним можна працювати звичайним чином.

Створіть новий документ і завантажте в задачу. Ви можете, перебуваючи в завданню, створити новий документ і відразу ж прикріпити його до задачі. Учасники завдання зможуть не лише переглянути, а й відредагувати прикріплений вами документ, якщо ви дозволите це робити при завантаженні.

Працюйте над файлами разом онлайн

Працюйте спільно з документами онлайн. Кілька людей можуть відкрити один і той же документ з порталу, одночасно вносити виправлення, бачити правки колег і зберігати свої зміни.

Спільно редагуйте документи

Це дуже зручно - спільно працювати з документом, отриманим в повідомленні з порталу або прикріпленому до задачі. Дозвольте одержувачам повідомлення редагувати документи, щоб вони могли попрацювати над ним разом.

Дозвольте редагувати колегам

Додатки Office Web Apps: переглядайте документи Office і спільно використовуйте їх в версіях додатків Word, PowerPoint, Excel і OneNote для браузера. Детальніше про використання Office Web Apps

Документи в безпеці!

Ви можете редагувати документи на порталі в режимі реального часу і не хвилюватися за їх збереження. Використовувані при цьому технології орієнтовані на безпеку і надійність, і в них використовуються шифровані підключення до серверів Google і Microsoft. До того ж, документи зберігаються на вашому порталі та не передаються на ці сервери, а тільки лише там обробляються.

При необхідності перегляд і редагування через Google Docs і Microsoft Office Web Apps можна відключити в налаштуваннях корпоративного порталу.

Служби Google і Microsoft забезпечують високий рівень безпеки з двухфакторной аутентификацией. Сеанси в браузерах автоматично шифруються за допомогою протоколу SSL, тому для використання технологій не потрібні мережі VPN або інші складні інфраструктури. Такий підхід дозволяє забезпечити безпеку ваших даних при їх передачі з браузера в центри обробки сервісів. Докладніше

Редагування на комп'ютері

Редагування документів на комп'ютері

Ви можете правити документи на порталі не тільки через зовнішні онлайн сервіси Google Docs і MS Office Online, але і за допомогою «рідних» для документів додатків (DOCX - в MS Word, XLS - в MS Excel і навіть PSD - в Adobe Photoshop). Вам не доведеться завантажувати документи та зберігати зміни на портал - за вас все це зробить система.

Файл відкривається в «рідному» додатку

При використанні цього інструменту документ автоматично відкривається в локальному додатку на комп'ютері, а після редагування всі зміни зберігаються на портал. Вам не доведеться нічого завантажувати з порталу і зберігати назад після правки.

Не потрібно завантажувати і зберігати!
При перегляді документів на порталі ви можете вибрати команду: «Редагувати на моєму комп'ютері». Документ відкриється в додатку, відповідному типу файлу, і за замовчуванням пов'язаним з цим типом.

Документ відкривається для редагування

«Прив'яжіть» тип файлу до потрібного додатка
Редагуйте файли з порталу так, як вам хочеться. Наприклад. На вашому ком'ютера може бути встановлено кілька програм для обробки графіки (Picasa, Paint.NET, PhotoScape, The Gimp і т.д.). Зображення в JPG відкриється для редагування з порталу в тій з них, яка призначена у вашій операційній системі за замовчуванням для роботи з цим форматом.

Ви можете редагувати будь-які документи на порталі за допомогою програм, встановлених на вашому комп'ютері. Це можливо для документів на вашому Диску, це можуть бути документи в повідомленнях «Живий стрічки», в задачах, в справах CRM і т.д.

Нова версія документа

• Редагування будь-яких документів на комп'ютері
• Перегляд через звичні програми
• Вся історія роботи з документом

Можна переглядати документи в Google Docs і MS Office Web App. Але додатково ви їх можете переглянути і в «рідних» додатках (наприклад, зображення в улюбленому переглядачі). Відредагувати і тут же зберегти на портал - туди, де документ брав участь (в задачу, коментар і т.д.). Всі зміни файлу можна побачити в історії документа.

Змінюйте документи прямо на порталі

Ви можете редагувати офісні документи прямо на порталі не тільки через MS Internet Explorer, але і через Mozilla Firefox. Це можливо завдяки спеціальному розширенню для цього браузера - «Інтеграція з 1С-Бітрікс: Корпоративний портал». Більш того, ви можете так редагувати документи не тільки MS Office, а й OpenOffice, і LibreOffice, тому що протокол WebDAV підтримується у всіх цих офісних пакетах. І такий спосіб редагування документів на порталі в популярних браузерах працює не тільки під Windows, але і під Unix подібними системами і Mac.

Налаштування інтеграції Firefox з «1С-Бітрікс: Корпоративний портал»

Плагін «Інтеграція з« 1С-Бітрікс: Корпоративний портал »для браузера Firefox дозволяє просто і швидко редагувати офісні документи з бібліотеки документів, не завантажуючи їх на локальний комп'ютер. І, єдине, що для цього необхідно - щоб у вас був встановлений хоча б один з трьох перерахованих офісних пакетів.

Новий плагін йде в складі продукту, і його не потрібно спеціально десь завантажувати. Плагін встановлюється при першому редагуванні документа на порталі, і його не доведеться вручну запускати зі списку розширень браузера. Досить в налаштуваннях плагіна вибрати програму для відкриття офісних документів - вказати шлях до папки офісного пакету на вашому комп'ютері.

Дозвольте в Firefox установку плагіна «Інтеграція з 1С-Бітрікс: Корпоративний портал»

Поява плагіна для Firefox і розширена підтримка WebDAV надають користувачам вашого порталу один з найбільш зручних і зрозумілих сценаріїв роботи: відкрили документ, внесли поправки і зберегли його прямо на портал. Новий плагін дозволяє редагувати документи в Firefox аналогічно тому, як ви вже це робили в Internet Explorer.

Підтвердіть безпеку веб-сервера

• натисніть на ім'я потрібного документа в списку бібліотеки;
  
• підтвердіть, що портал, з якого ви відкриваєте документ, є безпечним;
• введіть логін і пароль користувача порталу для доступу до документа;
• відредагуйте документ в розпочатому офісному додатку;
• збережіть і закрийте додаток;
• зміни будуть збережені на порталі в тій папці, звідки ви відкрили документ для редагування.

Поки ви редагуєте документ на порталі, більше ніхто його не може відкрити, оскільки він блокується від зміни іншими користувачами. І в списку документів бібліотеки ваші колеги побачать, що документ заблокований саме вами. Як тільки ви збережете документ, блокування автоматично зніметься.

управління файлами

управління файлами

множинна завантаження

Не потрібно додавати на портал кожен файл окремо. Можлива множинна завантаження.
Завантажити відразу кілька документів Просто виділіть групу файлів і відправте їх на свій Диск.

Системні папки на Диску

У папці «Збережені» зберігаються всі файли, які ви зберігаєте на Диск. Завантажені на портал файли (наприклад, завантажені в задачу або повідомлення в «Живий стрічці») зберігаються в папку «Завантаження».
Папка «Збережені» Папка «Для дорослих" не синхронізується з локальної папкою на вашому комп'ютері.

Контекстні меню «Бітрікс24.Діска» на комп'ютері

Не потрібно йти на портал, щоб «розшарити» свої папки і файли, поділитися ними з колегами або обговорити їх в «Живий стрічці». Ви можете все це робити з комп'ютера. Наприклад, швидко додати довільний файл на свій «Бітрікс24.Діск» і моментально отримати для нього зовнішнє посилання, за допомогою контекстних меню файлів і папок.

Файли на «Бітрікс24.Діск» - одним кліком!
Надіслати будь-який файл на свій «Бітрікс24.Діск» можна в одну мить, де б він не знаходився на комп'ютері. Скористайтеся командою в контекстному меню «Надіслати в« Бітрікс24 ».
Ця команда з'явилася у всіх без винятку файлів на вашому комп'ютері. Після її виконання файл копіюється в корінь «Бітрікс24.Діска» на комп'ютері і синхронізується з порталом.
Легко поділитися будь-яким файлом!
Файлом легко поділитися: отримати публічну посилання для партнерів, перемістити файл в загальну папку для спільної роботи з колегами, скопіювати на Диск робочої групи.

Меню Bitrix24 на комп'ютері

Публічна посилання на файл? Моментально!

Дати доступ для «внешки» до своїх файлів на «Бітрікс24.Діске» стає і простіше, і швидше. Просто скористайтеся новою командою з меню файлу «Отримати публічну посилання ...», - і це посилання вже в вашому буфері! Посилання відразу ж можна використовувати. Наприклад, розіслати журналістам, якщо це прес-реліз. Або роздати партнерам, якщо файл містить новий каталог продуктів.
Посилання вже в вашому буфері обміну
Ця можливість дозволяє назавжди відмовитися від використання зовнішніх ресурсів для зберігання файлів. До того ж, використання цієї можливості скорочує навантаження на корпоративні поштові сервера.

Забудьте про зовнішні мережеві диски і файлообмінники
Якщо вам потрібно більш детально налаштувати загальний доступ до деяких документів, перейдіть на ваш портал і скористайтеся сервісом «Публічні файли». З його допомогою ви можете отримувати унікальні посилання на файли, захищати їх паролем, задавати час «життя» цих посилань і робити ще багато іншого.

Обговорити документ на порталі? Ви вже обговорюєте!

Чи готуєте новий документ і хочете швидко обговорити його з колегами? Зробіть це негайно! Варто вибрати з меню документа команду «Обговорити в Бітрікс24», - відкривається браузер з формою створення нового повідомлення в «Живий стрічці».

Ви відразу пишете повідомлення на порталі. Сам документ прикріплюється автоматично до повідомлення, залишається відправити все колегам.
Хочу обговорити на порталі!
Нова контекстна команда позбавляє вас від серії непотрібних тепер дій: зайти на портал, перейти в «Живу стрічку», створити Повідомлення, знайти і прикріпити для нього файл для обговорення.

Зробіть папку загальної

Тепер ви можете «розшарити» папку на своєму Диску безпосередньо з комп'ютера. Для цього досить вибрати з контекстного меню папки нову команду «Налаштувати загальний доступ ...» і скористатися тим же, звичним діалогом, що і на порталі.
Відкрийте загальний доступ до папки В діалозі настройки доступу:

• Додайте потрібних співробітників, групи і відділи
• Дозволити одержувачам ділитися папкою (якщо потрібно)

Прийнявши запрошення, колеги зможуть працювати з загальними файлами - як з власними на своєму Диску. Ви. як власник, керуєте доступом до папки - від зміни списку запрошених колег до повного закриття доступу до неї.

бібліотека документів

бібліотека документів

Система управління документами дозволяє організувати на порталі спеціальний розділ для колективної роботи над документами - «Всі документи». Розділ може включати безліч папок документів для різних робочих груп і окремих користувачів. У папках працює миттєвий пошук по файлах і вмісту. При роботі з документами можна використовувати бізнес-процеси. Весь розділ із загальними документами або окрема папка підключається як мережевий диск. Бібліотека документів дозволяє організувати колективний доступ до офісних документів, що зберігаються на сервері, з можливістю редагувати їх, зберігати зміни, вести історію версій в системі документообігу, працювати з файлами в браузері і через провідник.

Загальні документи

Доступ до загальних документів

У розділі «Всі документи» виводяться посилання на всі бібліотеки документів, доступ до яких має співробітник компанії: особисті документи користувача; персональні документи інших співробітників; сторінки розділу «Документи» і документи груп інтранет та екстранет.
Щоб отримати доступ відразу до всіх доступних вам бібліотек документів корпоративного порталу та працювати з ними, як зі звичайними папками і документами, підключіть цю сторінку як мережевий диск.

загальні файли

Всі загальні документи співробітників і робочих груп доступні в спеціальних папках бібліотеки документів на порталі: «Документи співробітників» і «Робочі групи». Це дуже зручно для викладання на портал загальнодоступних документів, презентацій, відео та інших даних.

Загальні документи

Співробітник компанії в розділі «Документи» бачить посилання на всі бібліотеки документів, до яких має доступ: всі свої документи, документи колег, документи груп інтранет та екстранет. Підключивши розділ «Документи» як мережевий диск, співробітник може працювати з доступними йому документами на порталі, як зі звичайними папками і документами на своєму комп'ютері.

Загальні файли співробітників
Папка «Файли» в профайлі у кожного користувача порталу стає дійсно його персональним розділом - колеги не мають до нього доступу. В результаті, співробітник може розміщувати в своїй папці якісь приватні документи, не побоюючись їх розголосу. Але, поряд з цим, у співробітника є можливість «розшарити» файли і цілі папки для загального доступу.

Загальні файли робочих груп

У кожній робочій групі на порталі - точно такий же підхід до організації доступу до файлів. У бібліотеці документів групи можуть відкривати для доступу ззовні окремі документи і цілі папки. Поряд з конфіденційністю всіх документів, тепер кожна група, навіть закрита, може показати для всієї компанії частину своїх незасекречених даних.

Всі можливі дії над документом доступні прямо з меню документа в Бібліотеці. Ви можете, вибравши дію зі списку, відкрити, завантажити, перейменувати, перемістити або видалити документ. При цьому віддалений файл залишиться в кошику. Ви запустіть бізнес-процес для документа, просто вибравши його з наявних. У кожного документа в бібліотеці є єдина картка, і виконані зміни відіб'ються в його властивості та описі.

Меню дій над документом

документи в бібліотеку з різніх джерел, як по одному, так и цілімі папками. Причем, для будь-которого документа ви можете скачать нову копію, в Бібліотеці реалізована підтримка версійності. Легко найти Потрібний вам документ, скоріставшісь Швидко Поиск по файлах и по змісту - з фільтром и підказкамі. При бажанні, під опублікованім документом можна організуваті Обговорення.




Всі возможности Бібліотеки документів:

• колективна робота з офісними документами, что зберігаються на сервері;
• запуск бізнес-процесів для будь-которого з документів;
• создания и відалення персональних папок для зберігання документів;
• создания и відалення розділів и папок робочих груп и підрозділів;
  
• розмежування доступу до вмісту папок груп и співробітніків;
• довільна Глибина вкладеності при створенні Нових розділів и папок;
• пакетна завантаження документів на сервер з обраної папки;
• завантаження документів з різних джерел;
• можливість перезапису існуючих файлів при завантаженні;
  
• виконання доступних дій прямо з меню документа в списку;
• зміна властивостей документів прямо на сервері;
• зміна документів за допомогою додатків Microsoft Office;
• збереження змінених документів відразу на сервер;
• ведення історії змін документів з можливістю «відкоту»;
  
• підтримка версійності, завантаження нових копій документа;
  
• робота з Кошиком - відновлення документів;
• індексація офісних документів для подальшого пошуку;
  
• блокування відкритих документів від зміни іншими користувачами.

Єдина картка документа

У кожного документа в Бібліотеці є єдина картка. Тут представлений набір вкладок, які дозволяють побачити і змінити всю інформацію про документ. Це і властивості документа, де крім звичайних атрибутів файлу ви можете додати теги і опис, а також завантажити нову версію. І історія змін, з якої ви можете «відкотити» будь-які правки.

Єдина картка документа

І бізнес-процеси, де ви зможете переглянути список бізнес-процесів, в яких документ задіяний, а також запустити нові. І версії документа. І обговорення, де можна дивитися і додавати коментарі. Всі вкладки можна «розкрити», а для самої форми вибрати колірну схему.

Єдина картка документа

Тут же, прямо в картці, ви можете виконати будь-які доступні дії над документом - такі як заблокувати для редагування або створити версію, скопіювати посилання або просто видалити / скопіювати / перейменувати / перемістити файл.

Фільтр і Пошук

За допомогою фільтра ви можете вивести на Загальних диску всі документи або тільки публічні, а також переглянути кошик. Крім того, підключаються способи сортування - умови пошуку, що допомагають звузити результат, впорядкувати документи в списках. У фільтр можна додати час, тип, теги, автора, фізичний розмір і стан шуканих документів.

У Бібліотеці працює швидкий пошук по файлах і по змісту. Як і всюди на порталі - з миттєвим пошуком і підказками. Механізм пошуку індексує всі заголовки і вміст документів в Бібліотеці і, відповідно до індексного базою, при введенні запиту виводить підказки.

Бібліотека як мережевий диск

Ви можете не просто швидко, а буквально в 2 кліка підключити будь-яку окрему папку в Бібліотеці, всю Бібліотеку і навіть весь свій портал як мережевий диск. Причому, зробите це для всіх операційних систем (всіх версій Windows, Mac OS, Linux). Досить натиснути на кнопку «Мережевий диск» в панелі і виконати запропоновані дії.

Підключити мережевий диск

Бібліотека як мережевий диск Бібліотека як веб-папка
У вас в списку мережевих дисків з'явиться новий диск (Z - як в прикладі). Ви зможете працювати з його папками і файлами звичайним чином - через провідник, Total Commander або будь-який інший файловий менеджер. Доступ до вмісту диска - відповідно до виданого вам на порталі. Також ви можете додати будь-яку папку Бібліотеки як веб-папку в мережеве розміщення свого комп'ютера. Після цього можна працювати з її вмістом, як і зі звичайними папками Windows. Так, переглядати свої веб-папки можна через Провідник або будь-який файловий менеджер. Перегляд вмісту та операції з веб-папок можлива і через браузер.

Бібліотека з фізичної папки

Бібліотеку на порталі можна організувати не тільки на Інфоблоки, але і задіявши звичайну фізичну папку * на диску. У кожній компанії є такі «розшарені» папки - з документами, презентаціями, відеоматеріалами. Ви без праці можете використовувати ці, вже наявні, загальні файлові сховища. Потрібно взяти таку папку і просто вивести її як бібліотеку документів на порталі. Весь вміст підключених папок буде доступно в рамках Бібліотеки документів порталу.

Файлове сховище

Адмініструвати такі папки дуже зручно, оскільки при цьому використовуються традиційні можливості файлового доступу: як за допомогою засобів порталу, так і традиційними засобами операційної системи.
* Зверніть увагу, що в бібліотеках на основі фізичних папок неможливо буде документообігу та деяких інших сервісів.