Документ для всіх або як правильно користуватися MS Word 2003: Додати Нотатки управлінця

1. 2.1 Оформлення тексту
2. 2.2 Структура документа
3. 2.3 Посилання на частини документа
4. 2.4 Властивості документа
5. 3.1 Як оформляти основний текст і межі тексту
6. 3.2 Таблиці та малюнки в документі
7. 3.3 Як структурувати документ
8. 3.4 Як додавати зміст документа
9. 3.4.1 Оновлення змісту
10. 3.5 Як додавати посилання на частини документа
11. 3.5.1 Оновлення даних посилань
12. 3.6 Колонтитули і поля в документі
13. 3.6.1 Колонтитул на першій сторінці
14. 3.7 Як швидко пересуватися по документу з посиланнями
15. 3.8 Як дізнатися про додаткові можливості редактора

Ось уже понад 12 років як я використовую документи створені іншими людьми і створюю їх для інших людей. За цей час я бачив безліч документів, якими було приємно і корисно користуватися, безліч документів, користування якими викликало безліч негативних емоцій. І справа не в написаному, а в тому, наскільки зручно було читати документ і використовувати його для подальшої роботи.

У наш час практично всі документи мають двоїстий стан - електронний і паперовий варіанти. На жаль, на даний момент я більше бачив прикладів того, як не треба використовувати комп'ютер для створення документів: створення документа ускладнюється і на його створення піде більше часу.

Я так само розумію, чому склалася така ситуація. Не всі вважають документи чимось важливим, і те, чому слід звертати увагу. А якщо хтось ставиться до документу серйозно, то немає часу розібратися як це зробити на комп'ютері. Як правило, робота з комп'ютером, а вже тим більше програми роботи з текстом освоюються користувачами самостійно і досить по-поверхневі. Розбиратися з товстими книжками типу "Як працювати з комп'ютером в офісі" у со-ників часто немає часу і / або бажання.

В результаті - зайвий час на створення документа, документ не зручний в роботі. Але ж створювати більш читабельні документи можна витрачаючи менше часу!

Як програма для створення тексту я буду розглядати MS Word. У даній статті не мають на меті розповісти про всі можливості цього чудового редактора. А лише показати певну культуру створення документа ( п.2 , Стор.2) і звернути увагу на основні практичні моменти створення документів ( п.3 , Стор.4).

Якщо Ви читаєте цей текст на сайті mymanager.com.ua, то нехай Вас не бентежить, що тут є посилання на сторінки (які на одній web-сторінці втрачають свій сенс). Текст самого початку створювався в MS Word.

Для початку визначимо загальний принцип створення документа. Завдання будь-якого документа - донести до інших людей певну інформацію, певні думки або правила. Документ буде тільки тоді зручний і їм будуть користуватися, коли можна швидко і зручно для читача отримати відповіді на питання, що цікавлять його питання. Природно, таке не можна зробити, читаючи документ від самого початку і до кінця (таке весь час ніхто не робить, якщо читають документ повністю, то зазвичай не більше одного разу). Тому, що читає повинна бути надана навігація, тобто він повинен легко з самого початку знайти потрібне питання в документі і перейти в будь-яку частину документа читаючи його. Так само, необхідно легко визначати, що це за документ і як його знайти в електронному вигляді.

Я визначив тільки деякі загальні вимоги. Це загальні вимоги здорового глузду. Насправді існують більш серйозні вимоги на документ, оформлені у вигляді державних або галузевих стандартів, стандартів підприємств та інших стандартів. Але ми їх не розглядаємо, а зупиняємося на найпростішому.

2.1 Оформлення тексту

На оформленні документа довго зупинятися не буду, скажу, що документ повинен бути легко читаємо. Всі малюнки і таблиці документа необхідно нумерувати і давати їм назву ( п.3.2 , Стор.4).

Нижче наведені приклади як правильно набирати і форматувати текст ( п.3.1 , Стор.4) в документі, текст в MS Word вводиться не як в друкарській машинці!

2.2 Структура документа

Документ повинен бути чітко структурований, а це значить, що він повинен бути розбитий на логічні частини і кожна така частина повинна бути виділена. Наприклад, дана стаття розбита на логічні частини, ця логічна частина, яку зараз Ви читаєте, називається "2.2 Структура документа". Тобто текст повинен мати пункти і підпункти, які висвітлюють описуваний питання з якоїсь однієї сторони. Вкрай бажано, щоб кожен пункт нумерувався (додатково див. п.3.3 , Стор.7).

Структура документа розробляється автором, виходячи з його розуміючи предмета опису. Розробляючи документ необхідно представити себе на місці людини, який щойно взяв його в руки і повинен швидко уявити собі суть описуваного питання в документі. Якщо в ході життя документа задаються питання, а його в структурі документа немає, тоді необхідно структуру документа змінити. Якщо це складно зробити, тоді в кінці документа необхідно створити перелік типових питань і відповідей по темі документа.

2.3 Посилання на частини документа

Під посиланнями в паперовому документі розуміється текстове вказівку на конкретну сторінку документа, назва розділу, номер розділу, номер малюнка або таблиці. Щоб, відкривши потрібну сторінку, можна було б швидко знайти початку потрібного питання.

Під посиланнями в електронному документі розуміється надання авторських прав при натисканні на яку, читає миттєво переходить в потрібну частину документа.

Якщо документ створюється в тому ж MS Word, тоді можна вказувати і номера сторінок і номери пунктів і створювати гіперпосилання.

На початку документа має бути зміст, що показує структуру документа (додатково див. п.3.4 , Стор.8).

Різні розділи документа можуть бути пов'язані між собою логічно: при вирішенні завдань, описуваних в одному розділі, треба враховувати нюанси іншого. Тому необхідна посилання з одного розділу в інший (додатково див. п.3.5 , Стор.10).

2.4 Властивості документа

Документ повинен володіти деякими властивостями, які дозволяють знаходити його серед інших документів (паперових і електронних) і в разі потреби. Тобто необхідно додавати дані як називається документ, дату останньої версії документа, дату друку документа, шлях до електронної версії документа.

Дані необхідно вказувати на кожній сторінці документа (додатково див. п.3.6 , Стор.11), тому що документ в більшості випадків багатосторінковий і при друку не всі його сторінки скріплюють палітуркою.

Крім того, необхідна грунт для навігації по документу, кажучи по-простому, кожна сторінка документа повинна бути пронумерована (хіба що іноді не нумерують першу сторінку).

3.1 Як оформляти основний текст і межі тексту

Думаю, що як зробити текст жирним, підкресленим, вирівняти вправо, вліво і т.д. всі читають знають.

Абзац рядки не створюється табуляцією (кнопка Tab) або безліччю прогалин! Це робить виступом першого рядка. Вгорі сторінки є лінійка, на якій стоять мітки "Відступ першого рядка", "Лівий відступ" і "Відступ справа". Перетягуючи дані мітки в потрібне положення можна визначати, де текст буде починатися, де закінчуватися і де буде починатися перший рядок ( Малюнок 1 , Стор. 4).

Малюнок 1 - Відступ першого рядка

Якщо необхідно написати на початку рядку "місто", а в кінці того ж рядка "дата", то для цього між двома рядками не ставиться безліч табуляцій або безліч прогалин. Для цих цілей необхідно вибрати вирівнювання табуляції: де після табуляції буде починатися текст, або де цей текст повинен закінчитися ( малюнок 2 , Стор.4). Цей параметр виставляється для кожної конкретної рядки через перетягування фіксатора вирівнювання табуляції, який знаходиться в лівій частині горизонтальної лінійки, за замовчуванням цей фіксатор виглядає так . Натискаючи на даний перемикач, він буде змінювати форму:

- після табуляції текст буде починатися із заданою позиції;
- після табуляції текст буде закінчуватися на цій позиції.

Щоб встановити обрану позицію табуляції в потрібне положення - досить перетягнути мишкою. При цьому якщо буде змінюватися довжина одного з слів, то позиція іншого слова в рядку не змінитися. Погодьтеся, що це легше ніж забивати сто прогалин?

Малюнок 2 - Вирівнювання табуляції
( збільшити )

Щоб побачити, як був набраний текст, необхідно натиснути кнопку недрукованих символів (Ctrl + *). Точки між буквами - прогалини, табуляція - знак .

Якщо Ви вже має один рядок, абзац, нумерований або маркований список, оформлений як необхідно, то зовсім не обов'язково інший текст оформляти точно таким же способом, як описано вище. Для цього досить встановити покажчик на тому рядку, який оформлений як необхідно, натиснути на кнопку копіювання формату і встановити на той текст, який необхідно привести в точно такій же формат.

3.2 Таблиці та малюнки в документі

Таблицями і малюнками в тексті необхідно давати номер і назва. Це дозволить точно робити посилання з іншої частини документа або іншого документа. Це робиться так:

1. стати на будь-який елемент таблиці (або натиснути лівою кнопкою на малюнку)
2. відкрити вікно для опису назви: меню "Вставка" → "Посилання" → "Назва ..." ( малюнок 3 , Стор.5)
3. записати в вікні "Назва" назву таблиці або рисунка ( малюнок 4 , Стор.5)

При цьому нумерація таблиці або рисунка буде змінюватися автоматично. Наприклад, якщо в документі є кілька таблиць, а була додана таблиця в початок документа, то доданої таблиці буде присуджений номер 1, всі інші номери таблиць зміняться відповідним чином.

Якщо Ви так не зробите, а будете самі писати таблиця, ставити вручну, то не вийде правильно робити посилання на ці об'єкти. Якщо введений текст назви був невірний, його можна завжди виправити прямо на сторінці, не відкриваючи повторно вікно "Назва".

Малюнок 3 - Меню для введення назв об'єктів та вставки посилань

Малюнок 4 - Введення назви об'єкта документа (малюнок, таблиця)

Часто буває, що таблиця знаходиться на двох різних сторінках. Тому, щоб таблицю було зручно читати на різних сторінках, зручно показувати заголовок таблиці (перший рядок або перші рядки) на кожній сторінці. Щоб це зробити, необхідно вибирати потрібні верхні рядки таблиці, натиснути правою кнопкою миші і вибрати "Властивості таблиці" ( малюнок 5, стор.6).

Малюнок 5 - Вибір властивостей таблиці

У вікні властивостей таблиці вибираємо закладку "Рядок" і ставимо галочку біля поля "повторювати як заголовок на кожній сторінці" ( рисунок 6 , Стор.6). Після цього, у нас заголовки таблиці будуть повторюватися на всіх сторінках ( рисунок 7 , Стор.7).

Малюнок 6 - Вікно властивості таблиці

Малюнок 7 - Заголовки таблиці на всіх сторінках

3.3 Як структурувати документ

Різні частини тексту документа мають свій стиль ( рисунок 8 , Стор.8). Щоб позначити різні логічні частини документа (тобто структурувати), необхідно присудити назвою частини документа один з стилів типу "Тема". Наприклад, дана логічна частина в цьому документі називається "3.3 Як структурувати документ". Весь текст нижче заголовка має стиль "Звичайний". Текст "Як структурувати документ" має стиль "Заголовок 2".

Типовою помилкою є, коли такі заголовки роблять вручну: виділяють жирним, збільшують розмір, центрують і нумерують вручну. Цього не треба робити. Досить вказати, що обраний текст буде заголовком. При цьому, стежити за тим, що всі заголовки в тексті повинні виглядати однаково і стежити за нумерацією пунктів - не треба. Треба просто поставити вид заголовка, якщо те, що є - не підходить (детальніше - тут ).

Малюнок 8 - Вибір стилю тексту

Якщо ж не робити таким чином, тоді Ви не зможете оформляти зміст ( п.3.4 , Стор.8) і створювати зручні посилання на пункти з інших частин документа ( п.3.5 , Стор.10).

3.4 Як додавати зміст документа

Якщо текст структурований так, як було описано вище ( п.3.3 , Стор.7), тоді, створити зміст документа можна дуже швидко. Для цього:

1. стати в те місце документа, де має починатися зміст
2. відкрити вікно для вставки змісту: меню "Вставка" → "Посилання" → "Зміст і покажчики ..." ( малюнок 3 , Стор.5)
3. у вікні "Зміст і покажчики" вибрати закладку "Зміст" ( рисунок 9 , Стор.9) і натиснути ОК

При бажанні, у вікні "Зміст і покажчики" можна задати параметри змісту - глибину розкриття, позицію показу номерів сторінок і т.д.

Зверніть увагу, що зміст не тільки показує номери сторінок, але при натисканні на потрібний рядок Ви відразу переходите в зазначений пункт документа (НЕ прокручуючи безліч сторінок). Іноді для такого швидкого переходу треба утримувати Ctrl, дане властивість налаштовується через меню "Сервіс" → "Параметри ..." -закладка "Правка" -поле "Ctrl + клацання для вибору гіперпосилання" ( рисунок 10 , Стор.9).

Якщо таким чином Ви перейшли на потрібну сторінку і хочете знову повернутися до змісту, тоді це можна зробити швидше, ніж перегортати всі сторінки. Про це написано нижче ( п.3.7 , Стор.14).

Малюнок 9 - Вікно для вставки змісту документа

Малюнок 10 - Налаштування швидкого переходу без Ctrl

3.4.1 Оновлення змісту

Якщо Ви додали нові заголовки після того, як додали зміст, то виникне питання, а як оновити зміст? Для цього необхідно на будь-якому рядку змісту натиснути правою кнопкою миші на меню ( рисунок 11 , Стор.10) вибрати "Оновити поле". На наступне питання відповідаємо "Оновити цілком".

Інший спосіб оновлення - встановити покажчик на будь-якому рядку змісту і натиснути F9. На наступне питання відповідаємо "Оновити цілком".

Так само оновлення змісту відбувається, коли виконується оновлення всіх сторінок документа ( п.3.5.1 , Стор.11).

Малюнок 11 - Оновлення змісту

3.5 Як додавати посилання на частини документа

У тексті документа часто необхідно посилатися на пояснюють малюнки, таблиці, інші пункти документа, формули або абзаци. Чим точніше це буде вказано, тим простіше читає перейти на вказане місце. При цьому посилання необхідно ставити і як гіперпосилання (для електронного документа) і як вказівку сторінки і точна назва, куди саме посилаємося (номер пункту, номер малюнка, номер таблиці). Для цього (на прикладі вставки на заголовки):

1. встановити покажчик на тому місці тексту, де будемо створювати посилання
2. відкрити вікно для вставки посилання: меню "Вставка" → "Посилання" → "Перехресне посилання ..." ( малюнок 3 , Стор.5)
3. у вікні "Перехресні посилання" ( рисунок 12 , Стор.10) вибрати тип посилання (заголовок, таблиця, малюнок, абзац і т.д.). У нашому прикладі - Тема. Як посилання вибираємо спочатку "Номер заголовка" - натискаємо "Вставити", а потім "Номер сторінки" - і знову "Вставити" і закрити вікно.
4. додати перед номером заголовка "п.", перед номером сторінка "стор.".

Малюнок 12 - Вікно вставки перехресних посилань

В результаті у нас виходить посилання, яка показує і номер пункту і сторінку. Якщо на цю посилання натиснути - ми відразу переходимо в потрібну частину документа. Якщо документ роздрукуємо, то нам буде відомо де знаходиться потрібний нам пункт заголовка (сторінка) і який номер. Досить вичерпна інформація для зручного пошуку потрібно інформації.

Звичайно, можна ще ставити посилання типу (вище / нижче) і інше. Це вже на розсуд автора.

Щоб можна було робити такі посилання на:

• рисунки і таблиці - необхідно давати їм назву згідно описам вище ( п.3.2 , Стор.4)
• заголовки документа - необхідно структурувати документ згідно описам вище ( п.3.3 , Стор.7)

Якщо Ви перейшли в іншу частину документа і хочете повернутися в те місце, звідки прийшли, тоді це можна зробити простіше, ніж перегортати всі сторінки. Про це написано нижче ( п.3.7 , Стор.14).

3.5.1 Оновлення даних посилань

Якщо текст буде доповнюватися і розширюватися і зазначені сторінки в тексті підуть вище або нижче, малюнок поміняє номер і "піде" на іншу сторінку, тоді у вас не буде боліти голова відстеження точних сторінок та інших покажчиків! Для цього можна оновити поле посилання. Можна оновлювати кожну посилання, аналогічно вказівкам в п.3.4.1 , Стор.9. А можна виділити весь текст і оновити документ повністю. Для цього:

1. виділяємо весь документ натисканням Ctrl + A
2. оновлюємо все поля документа натисканням F9

Якщо в документі вже є зміст, тоді постане питання щодо оновлення змісту. На питання відповідаємо "оновити цілком".

3.6 Колонтитули і поля в документі

Для того щоб на кожній частині документа відображати повторювані значення (назва документа, номер поточної сторінки, загальна кількість сторінок, логотип організації і т.д.), необхідно використовувати колонтитули ( рисунок 13 , Стор.12).

Малюнок 13 - Приклад верхнього і нижнього колонтитулів

Щоб ввести заголовок (вгорі кожної сторінки) або нижній колонтитул (внизу кожної сторінки), необхідно перейти в режим редагування колонтитулів сторінки. Для цього вибираємо меню "Вид" → "Колонтитули". При цьому відкриється можливість для редагування колонтитула і панель "Колонтитули" ( рисунок 14 , Стор.12). Після цього можна редагувати колонтитули: вставляти рисунок, таблицю, довільний текст і інші поля. Щоб вставити номери поточної, кількість сторінок, шлях до розташування електронної версії файлу, дату друку та інші дані, можна використовувати кнопку "Вставити автотекст" на панелі "Колонтитули" ( рисунок 14 , Стор.12). Якщо будь-яких полів не вистачає, то можна вставити безліч інших даних про документ, наприклад, дату останнього збереження документа. Для цього:

1. встановити покажчик, де буде вставлений текст
2. вибрати меню "Вставка" → "Поле ..." і вибрати необхідне з переліку "Поля" ( малюнок 15 , Стор.13)

Малюнок 14 - Вставка полів при використанні колонтитула

Малюнок 15 - Вікно для вставки полів

Якщо видно, що дані відображаються невірно (змінився шлях до файлу), тоді стаємо на необхідне поле і натискаємо F9.

3.6.1 Колонтитул на першій сторінці

Найбільш приватної завданням при роботі з колонтитулами буває завдання, щоб не показувати колонтитул на першій сторінці (титульна сторінка документа). Для цього необхідно (бажано перед початком роботи з документом) зробити:

1. вибрати меню "Файл" → "Параметри сторінки"
2. у вікні "Параметри сторінки" вибрати закладку "Джерело паперу"
3. на закладці в розділі "Розрізняти колонтитули" встановити галочку біля поля "першої сторінки" ( малюнок 16 , Стор.14)

Малюнок 16 - Колонтитули першої та інших сторінок

3.7 Як швидко пересуватися по документу з посиланнями

Якщо Ви читаєте документ (наприклад, цей), в якому є посилання на різні частини документа і за якими можна швидко переходити, то виникає необхідність повернутися в початковий стан (знову побачити вміст, знову повернутися на 2 сторінки назад). Щоб таке робити, необхідно використовувати кнопки "назад" і "вперед". для цього

1. вибираємо меню "Сервіс" - "Налаштування ..."
2. у вікні "Налаштування" вибираємо закладку "Панель інструментів"
3. вибираємо панель "Веб-вузол" ( малюнок 17 , Стор.15) і натискаємо ОК

Далі з'явиться панель, на якій будуть стрілочки назад і вперед ( малюнок 18 , Стор.15). Вони і будуть повертати читача в потрібне місце.

Малюнок 17 - Налаштування панелей інструментів

Малюнок 18 - Панель "Веб-вузол"

До речі, робити вищеописані переходи можна і за допомогою комбінацій клавіш: назад - Alt + ← (стрілка вліво), вперед - Alt + → (стрілка вправо).

3.8 Як дізнатися про додаткові можливості редактора

Якщо Ви вирішили самостійно спробувати створювати документ так, як було описано вище, а вийшло не зовсім так, як би Ви хотіли, тоді - використовується довідкову систему MS Word. Зазвичай довідка викликається після натискання F1. У MS Word 2003 року у верхньому правому куті вже є поле ( малюнок 19 , Стор.15), щоб почати пошук - необхідно відразу ввести запит і подивитися перелік знайдених результатів пошуку.

Малюнок 19 - Поле введення для пошуку в довідковій системі

Так само можна порекомендувати:

Матеріал підготував:
Юрій Радченко