За даними опитування Fundera, 19% власників малого бізнесу працюють більше 60 годин на тиждень. З них 70% працюють більше 40 годин на тиждень, а 89% - і по вихідних не перестають вирішувати завдання свого бізнесу. Щоб заощадити час, підприємці користуються різними інструментами, і один з найпопулярніших останнім часом - Google Docs. Для команд, де частина співробітників працюють віддалено, - це просто порятунок. Але чи всі можливості гугловських документів і таблиць ви знаєте? Розповідаємо, як максимально ефективно використовувати Google Docs, щоб заощадити час і сили для дійсно важливих речей.
Використовуйте колірні коди для організації простору диска
Підприємці використовують документи і таблиці Google для всього на світі: від відстеження робочих годин співробітників до створення маркетингових продуктів. Диск передбачувано виявляється переповненим, і, забувши точну назву документа, ви ризикуєте витратити багато часу на пошуки.
Організація папок за кольорами допоможе вирішити цю проблему. Спочатку створіть нові папки і розсортуйте по ним документи. Клацніть правою кнопкою миші (або просто виділіть курсором) будь-яку папку. Натисніть «Змінити колір» і виберіть будь-який з 24 відтінків.
Робіть конференц-колли прямо з документа
В додатку G Suite є багато корисних доповнень, в тому числі UberConference, який дозволяє бронювати конференц-дзвінок прямо в бічній панелі.
Щоб отримати це додаток (або add-on), відкрийте документ, натисніть «Додатки» у верхній панелі меню і виберіть «Встановити доповнення». У графі пошуку наберіть Uber Conference, натисніть на синю кнопку з плюсом і дайте додатком доступ до вашого облікового запису Google.
Щоб запустити адд-он, натисніть на меню доповнень і виберіть UberConference / запустити Sidebar.
Використовуйте шаблони для схожих проектів
Щоб не оформляти кожен раз заново проектні пропозиції, програми зустрічей і клієнтські рахунок-фактури, можна створити шаблон, в який потім досить буде внести невеликі зміни.
Додавайте підпис в документ
Іноді виникає необхідність роздрукувати документ, щоб залишити на ньому свій підпис, а потім відсканувати і надіслати електронною поштою. Доповнення PandaDoc допоможе поставити підпис одним кліком на будь-якому девайсе.
надиктовують текст
Функція Voice Typing - справжній порятунок для тих ситуацій, коли простіше сказати, ніж написати, щоб прискорити наповнення документа.
Перейдіть в «Інструменти», виберіть «Голосовий введення» (Voice Typing), клікніть на значок мікрофона і наговорюйте текст.
Відправляйте факс без факс-машини
Доповнення HelloFax дозволить вам відправляти факси прямо з документа - здається, це привід позбутися давно обридлої факс-машини.
Просто відкрийте додаток, введіть номер факсу і натисніть «Відправити». Якщо ви хочете додати супровідний лист - у вас є на це 20 секунд.
Але чи всі можливості гугловських документів і таблиць ви знаєте?