Контакти Outlook: додати, експортувати і імпортувати, як створити список розсилки і де лежить адресна книга в версіях 2007, 2010, 2013

1. Як перенести адреси з Outlook
2. Як експортувати контакти
3. Експорт контактів з Outlook 2013
4. Експорт контактів з Outlook 2010.
5. Експорт контактів з Outlook 2007
6. Як з Outlook перенести контакти в Excel
7. Як імпортувати контакти в усіх версіях Outlook
8. Імпорт адрес і пошти інтернету в Outlook всіх версій
9. Імпорт з іншої програми або файлу в будь-якої версії Outlook
10. Відео: інструкція по перенесенню контактів
11. Створення адресної книги в Outlook
12. Як додати контакти в Outlook
13. Додавання контакту з повідомлення електронної пошти
14. Додавання контакту з нуля
15. Відео: інструкція по додаванню контактів
16. Створення списку розсилки в Outlook 2013
17. Створення списку розсилки в Outlook 2010.
18. Відео: як створити групу контактів в Outlook 2010.
19. Видалення контактів в Outlook

Іноді користувачеві потрібно змінити, доповнити, передати список контактів потрібній людині, перенести його на додатковий пристрій. Щоб робити це було зручно, в додатку Outlook є всі необхідні інструменти.

Як перенести адреси з Outlook

Переміщення програми або даних називається експортом. Копія контактів в Outlook при таких діях набуває вигляду файлу з дозволом CSV. Їм надалі можливо поділитися, а також передати в іншу програму.

Як експортувати контакти

Способи перенесення даних розрізняються залежно від версії поштового клієнта Outlook.

Експорт контактів з Outlook 2013

1. Щоб експортувати дані з Outlook 2013, відкрийте програму і у вкладці «Файл» - «Відкрити і експортувати» виберіть «Імпорт і експорт».

   Натисніть «Імпорт і експорт» в розділі «Відкрити і експортувати»

2. Поштовий клієнт запропонує можливі варіанти. Натисніть на пункт «Експорт в файл».

   Виберіть «Експорт в файл», натисніть «Далі»

3. Виберіть потрібну для запису інформації папку.

   

   Виберіть папку для зберігання контактів

4. Задайте назву що зберігається об'єкту і натисніть кнопку «Готово».

   

   Функція передачі даних доступна в Outlook

Новий CSV-файл можна перевірити на комп'ютері, відкривши його в програмі Excel.

Експорт контактів з Outlook 2010.

1. Відкрийте Outlook 2010 і перейдіть на вкладку «Файл».

   Натисніть «Файл» на панелі управління у верхній частині вікна Outlook

2. У списку, виберіть «Параметри».

   Натисніть на «Параметри» в списку, що розкрився

3. Відкриється вікно параметрів Outlook. У лівому горизонтальному меню клікніть на «Додатково».

   

   Натисніть «Додатково» у вікні параметрів

4. Відкриється «Майстер експорту», ​​тут виберіть пункт «Значення, розділені комами (Windows)», це інша назва CSV-файлу. Натисніть «Далі».

   

   Вибираємо файл, який потрібно створити, натискаємо «Далі»

5. Виберіть папку, в якій буде зберігатися інформація про контакт.

   Вибираємо потрібну папку, куди потрібно зберегти інформацію, натискаємо «Далі»

6. Зачекайте, поки процес переміщення інформації не закінчиться.

   В Outlook 2010 як і в інших версіях цієї ж програми, є функція перенесення контактів

При використанні вмісту перенесених контактів в інших продуктах поштового клієнта знадобиться пункт «Файл даних Outlook (PST)».

Експорт контактів з Outlook 2007

1. Щоб перенести контакти з Outlook 2007, відкрийте програму і розгорніть вкладку «Файл». У списку функцій натисніть «Імпорт і експорт».

   Імпорт та експорт в Outlook 2007 здійснюється за допомогою однойменної функції

2. Відкриється «Майстер імпорту», ​​який знадобиться для формування документа. Відзначте «Експорт в файл».

   Натисніть пункт «Експорт в файл», потім «Далі»

3. У вікні, виберіть «Значення, розділені комами (Windows)». Продовжіть, натиснувши на кнопку «Далі».

   Виберіть пункт «Значення, розділені комами (Windows)», «Далі»

4. Позначте папку, яка буде місцем для збереження. Натисніть на «Далі».

   Вибираємо потрібну папку для зберігання, натискаємо «Далі»

5. Дочекайтеся закінчення процесу переміщення.

   Очікуємо завершення процесу переміщення

Як з Outlook перенести контакти в Excel

Незалежно від того, яку версію Outlook, після перенесення CSV-файлу на комп'ютер його можна буде відкрити в Excel.

Перенесений CSV-файл можна відкрити в Exсel

Не лякайтеся, якщо побачите в документі порожні клітинки. Це ті позиції, які були заповнені, коли контакт ще знаходився в Outlook. Не кожна людина прописує всю інформацію: про домашньому телефоні, назву організації або посади контакту.

Після перегляду перенесеного файлу в Excel немає зберігайте зміни при закритті. Це може зруйнувати структуру документа і його прочитання буде неможливо.

Як імпортувати контакти в усіх версіях Outlook

1. Процес додавання CSV-файлу в пошту буде однаковий для всіх версій Outlook. Це робиться так само, як і експорт: «Файл» - «Відкрити і експортувати» - «Імпорт і експорт». У «Майстрі» виберіть «Імпортувати з іншої програми або файлу».

   Імпорт з іншої програми або файлу

2. Як і при експорті, далі натисніть на «Значення, розділені комами». Імпорт контактів буде відрізнятися від експорту появою діалогового вікна з назвою «Імпорт файлу», який запропонує три варіанти дій.

   • «Замінювати дублікати при імпорті» - ті контакти, які ви імпортуєте в даний момент, замінять вже існуючі в пошті. Цей пункт актуальний, якщо переноситься інформація повніше або новіше вже записаною в програмі;
   • «Дозволити створення дублікатів» - значення за замовчуванням. У такій ситуації і контакти, що знаходяться в пошті, і додаються будуть сусідами. При необхідності обидва файли - вихідний і імпортований, - можна об'єднати;
   • «Не імпортувати дублікати» - на відміну від першого пункту, програма залишить в пріоритеті дані контактів, що знаходяться в ній. Ця дія доречно, якщо в Outlook міститься більш повна інформація.

     Зі списку «Замінювати дублікати», «Дозволити дублікати» і «Не імпортувати дублікати» виберіть потрібні дії

3. Після вибору дії натисніть «Далі». Чекайте закінчення процесу перенесення.

   Перенесені дані можна буде відкрити в розділі «Контакти» Outlook

Імпорт адрес і пошти інтернету в Outlook всіх версій

1. Щоб імпортувати контакти з Outlook, знову зайдіть в «Майстер імпорту та експорту». Виберіть «Імпорт з іншої програми або файлу».

   У списку дій вибираємо «Імпорт з іншої програми або файлу»

2. У вікні, натисніть «Імпорт адрес і пошти інтернету».

   Натискаємо «Імпорт адрес і пошти інтернету»

3. Виберіть з двох запропонованих варіантів імпортування «Outlook Express 4.x, 5.x, 6.x або пошта Windows».

   Вибираємо пункт, що містить слово Outlook

4. Натисніть «Далі» і почекайте, поки контакти імпортуються.

   Чекаємо завершення збереження

Імпорт з іншої програми або файлу в будь-якої версії Outlook

1. Після вибору «Імпорт з іншої програми або файлу» з'являється можливість додати контакти з утиліти Lotus Organizer, а також інформацію з Access, Excel або простого текстового файлу. Виберіть програму, звідки плануєте додати контакти.

   Вибираємо програму, з якою потрібно імпортувати контакти

2. З'явиться вікно з вибором параметрів. Якщо хочете створити дублікати, натисніть на пункт «Дозволити створення дублікатів».

   Ми залишаємо вибір за замовчуванням, якщо хочемо створити дублікати даних

3. Виберіть папку, звідки потрібно взяти інформацію.

   Відзначаємо папку, в якій зберігаються дані

4. Призначте місце, де буде зберігатися дані.

   Вибираємо, куди імпортувати контакти

Відео: інструкція по перенесенню контактів

Де в Outlook розташувалася адресна книга

Вся інформація про адресній книзі, повідомленнях, календарях і нотатках зберігається на комп'ютері в заархівує. У разі якщо виникне необхідність знайти, копіювати або перенести її, корисно буде знати, в яких папках розташовується потрібний PST-файл:

• диск: / Користувачі / <ім'я користувача> / AppData / Local / Microsoft / Outlook;
• диск: / Користувачі / <ім'я користувача> / Roaming / Local / Microsoft / Outlook;
• диск: / Users / <ім'я користувача> / Documents / Файли Outlook;
• диск: / Користувачі / <ім'я користувача> / Мої документи / Файли Outlook;
• диск: / Documents and Settings / <ім'я користувача> / Local Settings / Application Data / Microsoft / Outlook.

У разі використання IMAP, Microsoft Exchange або outlook.com місце збереження вашої поштової інформації - простір сервера. Дані записуються в форматі PAB. В такому випадку виявити їх можна буде тут:

• диск: / Користувачі / <ім'я користувача> / AppData / Local / Microsoft / Outlook;
• диск: / Documents and Settings.

Якщо ви використовували обліковий запис Microsoft Exchange Server, то «Автономна адресна книга» розташовується за наступними адресами:

• диск: / Користувачі / <ім'я користувача> / AppData / Local / Microsoft / Outlook;
• диск: / Documents and Settings / <ім'я користувача> / Local Settings / Application Data / Microsoft / Outlook.

Створення адресної книги в Outlook

1. Щоб створити групу контактів, відкрийте пункт «Люди» в меню програми. На головній закладці в закладці «Мої Контакти» клікніть файл «Контакти». Натисніть «Створити папку».

   В поле «Мої контакти» клікніть на «Контакти», щоб додати групу

2. Розпочнеться створення нової папки. Виберіть для неї назву і розташування. Найзручніше призначити для зберігання інформації папку «Контакти». В адресній книзі програми упевніться, що активний розділ «Показати цю папку як адресну книгу».

   Поставте галочку поруч з рядком «Показати цю папку як адресну книгу»

Після того як адресна книга була створена, в неї можна додавати контакти.

Як додати контакти в Outlook

Контакти зберігають інформацію про людей. Можна ввести тільки адресу електронної пошти або заповнити більше інформації, наприклад, номера телефонів, фотографію людини, поштова адреса, адреса роботи.

Після створення систематизованої папки контактів програма буде знаходити потрібний по першим декількох буквах і автоматично заповнювати електронну адресу.

Додавання контакту з повідомлення електронної пошти

Для початку необхідно відкрити отримане повідомлення, натиснути правою кнопкою миші на ім'я людини і вибрати «Додати до контактів Outlook». Заповніть необхідну інформацію відповідно до назв полів, потім збережіть.

Заповніть і збережіть інформацію про контакт у вікні

Додавання контакту з нуля

1. Відкрийте вкладку «Головна» програми Outlook, виберіть «Новий контакт».

   Виберіть «Створити контакт» на вкладці «Головна»

2. Заповніть поля «Повне ім'я», «Електронна пошта». Якщо вважаєте за необхідне, заповніть та інші поля. Натисніть «Зберегти».
3. Якщо вирішили створити ще один контакт, то при збереженні виберіть «Зберегти і створити». Так ви заощадите час, тому що не будете починати кожен раз все заново.

Відео: інструкція по додаванню контактів

Як створити список розсилки в різних версіях Outlook

Для одночасного надсилання відразу декільком абонентам рекомендуємо користуватися інструментом «Група контактів».

Створення списку розсилки в Outlook 2013

1. В Outlook 2013 пройдіть через «Люди» - «Мої контакти» - «Створити групу контактів».

   В Outlook 2013 пройдіть через «Люди» - «Мої контакти» - «Створити групу контактів»

2. Введіть назву групи, додайте учасників, збережіть.

   Додайте учасників і збережіть групу

Створення списку розсилки в Outlook 2010.

У головному меню робочої програми виберіть пункт «Створити групу контактів». Заповніть важливу інформацію і збережіть.

Створити групу в Outlook 2010 можна через «Контакти» в лівому нижньому кутку вікна

Відео: як створити групу контактів в Outlook 2010.

Створення списку розсилки в Outlook 2007

В Outlook 2007 виконайте шлях «Файл» - «Створити» - «Список розсилки» або натисніть Ctrl + Shift + L. Заповніть інформацію про учасників, збережіть.

Виберіть адресну книгу через «Файл» - «Створити» або скористайтеся командою Ctrl + Shift + L

Скільком людям можна відправити послання за один раз, залежить від розміру файлів імен. Орієнтовно, середня кількість - 100 контактів.

Видалення контактів в Outlook

Для того щоб контактів не подвоювалася, при їх імпортуванні в «Майстрі імпорту» не забувайте міняти стандартні параметри перенесення «Дозволити створення дублікатів» на інший пункт, де пропонується варіант заміни існуючих.

Якщо ж контакти вже подвоїлися, то прибрати їх можна в «Списку контактів», натиснувши пункт «Телефони». У відкритому перед вами поле необхідно виділити дубльовані контакти, а потім натиснути DELETE.

Якщо в «Параметрах контактів» прибрати галочку з розділу «автоматично перевіряти дублікати контактів», то при виборі людини програма Outlook НЕ буде відслідковувати повторюються візитні картки.

Основною функцією програми Microsoft Outlook є робота з електронною поштою. Крім цього, вона може виконувати функції записної книжки і менеджера контактів. Ознайомившись зі способами додавання, видалення контактів і створення груп в поштовому клієнті Outlook, користувач може налаштувати програму так, як йому зручно, і з її допомогою залишиться на зв'язку з друзями і колегами.