- MS Word
- заміна шрифтів
- Зміна кольору шрифту
- Списки без розривів
- Відмова від додавання пробілу при вставці
- Прискорення редагування документів
- Форматування групи текстових блоків
- Виділення потрібної колонки даних з роздільниками
- переміщення таблиць
- Друк великих документів
- Друк на друкарських бланках
- MS Excel
- Перетягування осередків на інший аркуш
- Формули в написах
- Друк формул
- Автоматична нумерація рядків
- непотрібні нулі
- Облік кількості робочих днів
- Переклад одиниць вимірювання
- псевдографіки текстом
- Спрощення запуску макросів
- Використання макросу в декількох книгах
- MS Outlook
- проведення голосування
- Доступ до вкладених exe-файлів
- Архівування та розархівування вкладених файлів
- Автоматизація відправки файлів
Світлана Шляхтина
MS Word
Пошук і заміна
заміна шрифтів
Зміна кольору шрифту
Списки без розривів
Відмова від додавання пробілу при вставці
Прискорення редагування документів
Форматування групи текстових блоків
Виділення потрібної колонки даних з роздільниками
переміщення таблиць
Друк великих документів
Друк на друкарських бланках
MS Excel
Робоча область Excel
Перетягування осередків на інший аркуш
Формули в написах
Друк формул
Автоматична нумерація рядків
непотрібні нулі
Облік кількості робочих днів
Переклад одиниць вимірювання
псевдографіки текстом
Спрощення запуску макросів
Використання макросу в декількох книгах
MS Outlook
Пошук потрібних листів
проведення голосування
Доступ до вкладених exe-файлів
Архівування та розархівування вкладених файлів
Автоматизація відправки файлів
Не можна не визнати, що чимала частина практичних завдань вирішується на комп'ютері в середовищі MS Office, зокрема в Word, Excel і Outlook. Фактично, для роботи з ними користувачеві досить самих мінімальних знань. Проте у багатьох випадках додаткові прийоми допомагають заощадити масу часу і зусиль. Про деякі способи підвищення ефективності роботи ми і поговоримо на цьому уроці.
MS Word
Пошук і заміна
Автоматично замінити будь-які символи в тексті вдається далеко не завжди. Саме така ситуація виникає при спробі проведення заміни на символи шрифтів Symbol або Windings. Заміна в цьому випадку проводиться, але замість очікуваних символів на екрані з'являються значки «?». Щоб заміна пройшла вдало, потрібно в полі Замінити на (команда Правка> Замінити) вказувати не сам символ, а вміст буфера обміну, вводячи комбінацію ^ c (рис. 1).
Наприклад, в даній статті при вказівці послідовності виконуваних команд використовується знак «>». Набирати його кожен раз вручну дуже незручно внаслідок його відсутності на клавіатурі. Простіше замість цього знака використовувати при наборі будь-якої іншої, який свідомо не зустрінеться в даному документі, наприклад «! », А після підготовки документа провести заміну на знак«> »вищевказаним способом.
Мал. 1. Визначення символів для пошуку та заміни
заміна шрифтів
Нерідко трапляється, що, отримавши від кого-небудь документ і відкривши його, ви виявляєте, що виглядає він зовсім не так, як на комп'ютері автора. Це цілком ймовірно, якщо на вашому комп'ютері відсутні використані автором шрифти. В цьому випадку Word автоматично робить заміну невідомих йому шрифтів, причому зовсім не обов'язково, що новий шрифт при цьому нагадує оригінал. У той же час ви можете зробити подібну заміну і самостійно, вибравши більш підходящий варіант. Для цього скористайтеся командою Сервіс> Параметри> Сумісність, клацніть на кнопці Підстановка шрифтів ... і виберіть для відсутнього шрифту замінює його зі списку (рис. 2).
Мал. 2. Вибір замінює шрифту зі списку
Зміна кольору шрифту
Якщо вам необхідно привести в порядок документ, відредагований декількома користувачами, виправлення яких виділені різними кольорами, то найпростішим способом буде виділення всього документа і безпосереднє зміна в ньому кольору шрифту. Але це можливо лише в тому випадку, якщо документ в підсумку повинен мати один колір, і абсолютно неприпустимо, якщо він повинен містити вставки іншого кольору. Прикладом подібного документа також є ця стаття з підрисунковими підписами, виділеними іншим кольором.
В цьому випадку застосуйте команду Правка> Знайти, переконайтеся, що курсор знаходиться в полі Знайти, натисніть кнопку Більше, виберіть Формат> Шрифт, в випадаючому списку квітів виділіть той колір, який потрібно замінити, і натисніть кнопку Оk. Перемістіть курсор в поле Замінити на, виконайте ті ж дії, для того щоб вибрати новий колір шрифту (рис. 3). Після цього при натисканні кнопки Замінити всі весь текст зазначеного в поле Знайти кольору заміниться на колір, визначений в поле Замінити на, незалежно від розміру, накреслення шрифтів і інших параметрів.
Мал. 3. Установка квітів шрифту для пошуку і заміни
Списки без розривів
Зручно, якщо списки в документах потрапляють на одну сторінку. Але не виключено, що частина списку, наприклад пункти 1 і 2, виявляться на одній сторінці, а пункти 3, 4 і 5 - на наступній. Якщо такий стан справ вас не влаштовує, радимо заборонити програмі розривати списки. Для цього виділіть всі елементи списку, скористайтеся командою Формат> Абзац> Положення на сторінці і активуйте опцію Чи не відривати від наступного (рис. 4). Тепер незалежно від того, чи будете ви додавати або видаляти рядки перед вашим нумерованим списком, сам список незмінно залишатиметься на одній сторінці.
Мал. 4. Визначення положення на сторінці
Відмова від додавання пробілу при вставці
За умовчанням в редакторові Word автоматично включена опція врахування пробілів при вставці. Це означає, що при вставці тексту з буфера обміну програма буде додатково вставляти пробіл. Зазвичай це дуже зручно, оскільки в переважній більшості випадків при вирізанні чи копіюванні тексту в буфер користувачі забувають виділяти пробіл, який слідує за останнім словом в блоці тексту. Word вставляє відсутній пробіл в місце вставки текстового блоку. Однак бувають випадки, наприклад при редагуванні лістингів програм, коли подібна вставка виявляється зайвою і пробіл потім доводиться видаляти вручну. У таких ситуаціях опцію врахування пробілів варто відключати за допомогою команди Сервіс> Параметри> Правка, що відкриває вікно, в якому слід зняти прапорець біля опції Враховувати прогалини (рис. 5).
Мал. 5. Відмова від врахування пробілів при вставці
Прискорення редагування документів
При роботі з великими документами, що мають масу картинок, на процес звичайного редагування йде дуже багато часу навіть при наявності швидкого процесора і великого обсягу ОЗУ. Причина в неможливості швидко переміщатися по документу. Тому на момент редагування тексту зручніше тимчасово відключати показ картинок - тоді під час перегляду документа Word не витрачатиме час на відображення кожної картинки, а просто буде показувати на їх місці порожні прямокутники.
Щоб скористатися цією можливістю, застосуєте команду Сервіс> Параметри і на вкладці Вид встановіть опцію Порожні рамки малюнків (рис. 6). У той же час в попередньому перегляді (команда Файл> Попередній перегляд) малюнки будуть відображатися.
Мал. 6. Установка опції Порожні рамки малюнків
Форматування групи текстових блоків
Одна з найбільш часто виконуваних користувачами завдань - форматування і переформатування існуючих документів. Ця операція легко і просто здійснюється в тому випадку, якщо при наборі документа ви строго дотримувалися застосування стилів. В іншому випадку при переформатуванні документа у вас виникнуть серйозні проблеми. Однак їх можна уникнути.
Для цього виділіть всі фрагменти документа, відформатовані однаковим чином (вони можуть мати різні стилі), клацнувши правою кнопкою миші на будь-якому текстовому блоці з даного набору і вибравши з контекстного меню команду Виділення тексту, що має такий же формат. В результаті весь текст, який відформатований з використанням тих же параметрів, виявиться виділеним. Після цього досить просто поставити нові параметри форматування, і Word застосує їх до всього виділеного тексту.
Виділення потрібної колонки даних з роздільниками
Існує чимало програм, експортуючи дані з яких в текстовий редактор, вам доводиться стикатися з ситуацією, коли дані виявляються в форматі «роздільниками». Як правило, роздільники є символи табуляції або крапку з комою між колонками даних. Цілком можливо, що для подальшої роботи вам необхідна лише певна колонка даних, виділити яку для копіювання в робочий документ цілком не вдається. Можна, звичайно, скопіювати дані колонки по частинах, але це зайві витрати часу - краще встановити курсор перед першою буквою в виділеної колонці, натиснути комбінацію клавіш Ctrl + Shift + F8 і скористатися стрілками «вправо» і «вниз». При такому підході вам вдасться виділити тільки колонку тексту між роздільниками (рис. 7), а не всі рядки цілком, як в звичайному режимі (рис. 8). Після цього можна буде скопіювати виділений вертикальний блок в буфер обміну, а потім вставити в будь-який інший документ.
Мал. 7. Виділення прямокутного блоку тексту між роздільниками
Мал. 8. Виділення тексту в звичайному режимі
переміщення таблиць
Переважна більшість користувачів напевно стикалися з проблемою переміщення таблиць в документі. Таблиці по вертикалі, як правило, переміщують, додаючи або, навпаки, видаляючи перед ними порожні рядки, - це зовсім не складно. А ось при переміщенні таблиць по горизонталі часто виникають проблеми: можна пересунути зовнішні вертикальні кордону таблиці подалі від краю сторінки або навіть збільшити самі поля сторінки, але це не найкращі способи, так як вони впливають на ширину інших колонок в таблиці або на текст, який за ній слід.
Більш ефективний такий метод: включити відображення лінійок командою Вид> Лінійка, виділити таблицю, а потім перемістити найлівішу іконку Переміщення стовпця таблиці (на горизонтальній лінійці вона представлена в якості маленького точкового прямокутника; рис. 9) потрібним чином. При перетягуванні цієї іконки вправо всі стовпці таблиці переміщаються вправо, а їх ширина залишається незмінною.
Мал. 9. Переміщення таблиці
Друк великих документів
Щоб зайвий раз не передруковувати дуже великий багатосторінковий документ, не завадить перед друком зайвий раз перевірити, як розташовуються, наприклад, таблиці, графіки та ілюстрації: чи не потрапляють вони на розриви сторінок, починаються чи ключові розділи з нової сторінки і т.п. Це можна зробити як переглянувши документ на екрані (що досить довго), так і роздрукувавши на принтері його стислу копію.
У другому випадку роздруковується весь документ, але на кожному аркуші паперу розміщується не одна сторінка, а кілька: 2, 4, 6, 8 або 16 сторінок. Для того щоб скористатися даною можливістю, виберіть команду Файл> Друк і в поле Масштаб вкажіть потрібну кількість сторінок і розмір паперу (рис. 10) - в результаті ви отримаєте свого роду мозаїку зі сторінок документа. Даний прийом дозволяє заощадити час і папір при друці чорнових варіантів документів.
Мал. 10. Вибір числа сторінок для друку на одному аркуші документа
Друк на друкарських бланках
Ідеально надрукувати текст в відведених йому місцях на друкарських бланках наприклад на бухгалтерських бланках, дорученнях, сертифікатах і т.п., і при цьому не зіпсувати жодного бланка досить складно - зазвичай довго доводиться займатися відповідною підгонкою. Однак цей процес можна значно спростити.
Для цього вставте на чистий аркуш малюнок з бланком і упровадите в потрібні місця звичайні написи, клацаючи на кнопці Напис або скориставшись командою Вставка> Надпись. Після вставки текстових блоків регулювати їх розміри і положення, як показано на рис. 11, де відповідні блоки мають кордон синього кольору. Для цього вам доведеться кожен раз викликати властивості підганяти написи, натискаючи на неї праву кнопку і вибираючи команду Формат напису. Положення написи потрібно буде коригувати на вкладці Положення (кнопка Додатково), а розмір - відповідно на вкладці Розмір. Для прискорення процесу розміри текстового блоку можна попередньо виміряти на бланку звичайною лінійкою, а вже потім поставити на вкладці Розміри.
Мал. 11. Зовнішній вигляд бланка з впровадженими написами
Синій колір меж обраний в даному прикладі тільки для того, щоб наочно показати вставляються текстові блоки - в дійсності кордону написів повинні бути невидимими. Щоб зробити кордону невидимими, знову викличте вікно Формат напису і на вкладці Кольори і лінії в поле Лінії виберіть варіант Немає ліній. Крім того, на закладці Напис встановіть внутрішні поля рівними нулю для того, щоб букви тексту напису починалися точно у кордонів рамки.
Природно, що кількість вставляються блоків має відповідати числу полів в бланку - по одній текстового напису на кожне поле бланка. Шрифт може бути визначений індивідуально для кожної з написів.
MS Excel
Робоча область Excel
Часто день у день потрібно працювати з одними і тими ж таблицями, які до того ж доводиться завантажувати по багато разів на день. Існує проста можливість завантажувати їх одночасно. Для цього достатньо лише зберегти робочу область, під яким розуміють не тільки склад відкритих файлів, але і їх поточний стан. Відкрийте всі потрібні файли, розташуйте вікна таким чином, як це зручно вам для роботи, і виберіть команду Файл> Зберегти робочу область. В результаті буде створений файл з розширенням xlw, при відкритті якого будуть автоматично завантажені всі таблиці і повністю відновлено їх стан на момент збереження області.
Перетягування осередків на інший аркуш
Метод drag-and-drop дуже зручний, тому він часто використовується при перетягуванні виділених осередків. Дана операція легко здійснюється при роботі в межах одного листа, якщо ж виникає необхідність перетягнути осередки на інший аркуш, то вказати його не вдається - замість цього відбувається прокрутка поточного листа. Щоб все-таки перетягнути осередки на інший аркуш, потрібно під час перетягування натиснути клавішу Alt, і тоді потрібний лист вдасться вибрати без праці.
Формули в написах
Написи, так само як і осередку, можуть містити формули, що посилаються на інші осередки. Це може бути корисно в тих випадках, коли необхідно виводити довгий текст.
Щоб скористатися цією можливістю, клацніть всередині створеної написи, встановивши в неї курсор для введення тексту, і натисніть клавішу F2 або просто клацніть мишею в полі введення формул. Після цього введіть формулу, під якою мається на увазі посилання на іншу клітинку в таблиці, - більш складні формули в написах неприпустимі.
Для введення більш складної формули потрібно допоміжна осередок, в якій і виконуються всі обчислення (наприклад, зчепити разом вміст кількох інших осередків), а потім вже отриманий результат використовується для його відображення в написи (рис. 12).
Мал. 12. Відображення результатів обчислення за більш складною формулою в написі
Друк формул
Не рідкісні ситуації, коли з синтаксичної точки зору правильно набрані формули доводиться перевіряти заново по багато разів. При великих таблицях це досить складно: від достатку інформації можна просто не помітити помилку. Набагато зручніше в цьому випадку перевіряти формули не з екрану комп'ютера, а з аркуша паперу. Для цього потрібно роздрукувати той чи інший лист таблиці не в звичайному вигляді, а з формулами замість значень.
В цьому випадку потрібно спочатку відобразити формули на екрані, застосувавши команду Сервіс> Залежності формул> Режим перевірки формул (рис. 13), а потім вибрати команду Файл> Друк - і ви отримаєте роздруківку з формулами, які буде легко перевірити.
Мал. 13. Лист Excel в режимі перевірки формул
Автоматична нумерація рядків
У переважній більшості випадків нумерація в таблиці буває необхідна. З урахуванням того, що працювати доводиться з сотнями і тисячами записів, нумерувати їх вручну - заняття малопривабливий. Однак цей процес нескладно автоматизувати.
Припустимо, що перший рядок таблиці містить заголовки, а нумерувати рядки таблиці потрібно в стовпці A. Тоді в осередку А2 слід ввести формулу виду:
= ЕСЛИ (B2 = ""; ""; ПРОМЕЖУТОЧНИЕ.ІТОГІ (3; $ B $ 2: B2)) (рис. 14), де B2 - перший осередок з шпальти, в який будуть вводитися записи.
У підсумку завдяки функції ЯКЩО в стовпці A цифра не буде проставлятися, якщо відповідна осередок стовпця B порожня. В іншому випадку буде проводитися підрахунок кількості записів в стовпці B починаючи з осередки B2, що і здійснює функція ПРОМЕЖУТОЧНИЕ.ІТОГІ. Після цього залишається скопіювати введену формулу в стовпці A до потрібного значення, і номери будуть виставлятися автоматично.
Мал. 14. Загальний вигляд формули нумерації
непотрібні нулі
При заповненні таблиці при встановленому форматі з двома знаками після коми в осередках, значення яких дорівнюють нулю, з'являється запис «0,00» (рис. 15). Однак при вирішенні ряду завдань, наприклад бухгалтерських, такий запис абсолютно неприпустима. Звичайно, після закінчення підготовки документа дані значення можна скорегувати вручну, але це не кращий варіант, тим більше що після подібних перетворень ні про яке наступних змінах вихідних даних вже не може бути й мови.
Переважно прибрати обнулення осередків, вибравши команду Сервіс> Параметри> Вид і знявши перемикач з рядка Нульові значення (рис. 16). Після цього нуль чи не з'явиться в осередку, навіть якщо ви введете його вручну. Врахуйте, що ця установка буде дійсна тільки для активного листа, тому для кожного аркуша даний параметр доведеться встановлювати окремо.
Мал. 15. Поява записи «0,00» в нульових осередках
Мал. 16. Відмова від друку нульових значень
Облік кількості робочих днів
У работе Можливі ситуации, коли необходимо знаті Кількість робочих днів (тобто днів, за вінятком вихідних и святкових) за тією чи Інший годин период. Зокрема, це може знадобитися при визначенні кількості днів, які відводяться на конкретний проект, або при встановленні дат виходу співробітників з відпусток, або при нарахуванні їм заробітної плати або відпускних за той чи інший період і т.п.
Припустимо, що нам відомі дата початку проекту (осередок B2) і дата його закінчення (осередок C2) і потрібно визначити тривалість робіт. В цьому випадку доведеться вручну ввести список вихідних і святкових днів, наприклад, в осередку A8: A23, як в даному прикладі, а потім скористатися функцією ЧІСТРАБДНІ (нач_дата; кон_дата; свята і вихідні) (рис. 17).
Якщо ж вам відомі дата початку проекту і його тривалість і потрібно обчислити дату його закінчення, то на допомогу прийде функція РАБДЕНЬ (нач_дата; колічество_дней; свята і вихідні), що діє абсолютно аналогічно (рис. 18).
Якщо виявиться, що ці функції недоступні, то слід вибрати команду Сервіс> Надбудови і активізувати рядок Пакет аналізу (рис. 19). Після цього доступ до обох функцій можна буде отримати за допомогою Майстра функцій (група Дата і час).
Мал. 17. Обчислення кількості робочих днів за допомогою функції ЧІСТРАБДНІ
Мал. 18. Визначення вихідних даних для функції РАБДЕНЬ через Майстра функцій
Мал. 19. Активізація опції Пакет аналізу
Переклад одиниць вимірювання
Часом виникають ситуації, коли інформація, яку необхідно використовувати для розрахунку будь-яких показників або параметрів, представлена в іншій системі виміру. Зустрівшись, наприклад, в супровідній документації до товару з таким позначенням, як 14 oz (унція; в системі заходів об'єму рідини це означає крапля), можна задатися питанням, скільки це буде в літрах. Відповідь на це питання отримати просто, якщо скористатися функцією преобра (число; старие_едініци; новие_едініци). Запишіть в клітинку, наприклад, формулу: = преобра (14; "oz"; "l") - і ви дізнаєтеся, що 14 oz одно 0,414119503 л.
А якщо раптом трапиться, що в вашому Excel ця функція буде недоступна, виберіть команду Сервіс> Надбудови і активізуйте рядок Пакет аналізу. Після цього при введенні функції преобра за допомогою Майстра функцій ви знайдете її в групі Інженерні. Природно, що дана функція допоможе і при перетворенні інших одиниць, наприклад переведе значення з унцій в грами (рис. 20).
Мал. 20. Використання функції преобра при перекладі значень з унцій в грами
псевдографіки текстом
Можливості побудови графіків в Excel, звичайно, поза конкуренцією. Проте досить часто необхідно просто візуально порівняти кілька контрольованих величин, і цілком можливо, що побудова діаграми в цьому випадку не потрібно. Якщо це саме ваш випадок, то спробуйте більш широко задіяти звичайні «текстові» кошти Excel за допомогою функції ПОВТОР (текст; чісло_повтореній). Якщо в якості першого параметра використовувати, наприклад, латинський символ I або відповідні символи-значки шрифту Wingdings, а в якості другого - контрольовану цифру, то ми отримаємо рядок, довжина якої в символах дорівнює другому параметру функції (рис. 21).
Мал. 21. Побудова «графіка» за допомогою функції ПОВТОР
Спрощення запуску макросів
Не секрет, що якщо потрібно періодичне виконання деякої задачі, можна автоматизувати цей процес за допомогою макросу. Макрос - це послідовність команд і функцій, яка виконується кожен раз, коли необхідно виконати це завдання. Однак запускати макрос через команду Сервіс> Макрос> Макроси незручно і довго. Для запуску макросу краще призначити клавішу або кнопку.
Перше досягається створенням макросу шляхом заповнення поля Поєднання клавіш (рис. 22). Допускається використання сполучень CTRL + буква (для малих літер) або CTRL + SHIFT + буква (для великих літер), де буква - будь-яка буквена клавіша на клавіатурі. Не можна використовувати поєднання клавіш з цифрами і спеціальними знаками, такими як @ або #.
Якщо ви вирішили призначити для запуску макросу кнопку, то слід спочатку перетягнути її на панель інструментів, вибравши з невикористовуваних вами на закритих панелях інструментів, або взяти кнопку, призначену спеціально для цієї мети. Хоча це і не є обов'язковим - для запуску макросу можна вибрати будь-яку кнопку з уже наявних на панелі; просто розміщені там кнопки, як правило, досить часто використовуються за своїм функціональним призначенням. Для додавання нової кнопки на панель інструментів клацніть на панелі правою кнопкою і виберіть команду Налаштування ... .Потім в вікні перетягніть кнопку з ім'ям, що настроюється кнопка з категорії Макроси (при бажанні можна перетягнути і будь-яку іншу кнопку) на панель інструментів. Після цього при відкритому вікні настройки клацніть на що з'явилася в панелі кнопці правою кнопкою миші і виберіть команду Призначити макрос (рис. 23). Потім вам залишиться лише вибрати потрібний макрос в наступному діалоговому вікні, і в подальшому при натисканні на створеної кнопці даний макрос буде запускатися.
Мал. 22. Визначення поєднання клавіш в процесі запису макросу
Мал. 23. Призначення кнопки для запуску макросу
Використання макросу в декількох книгах
Досить часто одну і ту ж роботу доводиться не тільки виконувати всередині однієї книги, але і з певною регулярністю робити це в різних книгах. Приклад: та чи інша обробка інформації з обліку перевезень, що випускається і т.п., яку доводиться виконувати після закінчення кожного місяця і яка зберігається в різних книгах. Природно, що при роботі в попередньому місяці всі необхідні для автоматизації процесу макроси вами були створені, але, на жаль, в новій книзі вони працювати не будуть.
Вийти з положення тут можна кількома шляхами. Найпростіше - це ще при створенні макросів записувати їх не в поточній книзі, а в Особистою книзі макросів. Тоді вони будуть доступні абсолютно для будь-якої книги. Для цього буде потрібно лише правильно вказати у вікні запису макросу варіант збереження (рис. 24).
Можна піти і більш довгим і незручним шляхом і кожен раз копіювати макрос зі старої книги в нову. Для цього встановіть середній або низький рівень безпеки макросів за допомогою команди Сервіс> Параметри> Безпека. У групі Безпека макросів натисніть кнопку Безпека макросів, відкрийте вкладку Рівень безпеки, а потім виберіть потрібний рівень безпеки (рис. 25). Потім відкрийте книгу, яка містить макрос, який потрібно скопіювати, і скористайтеся командою Сервіс> Макрос> Макроси. Виберіть потрібний макрос, натисніть кнопку Змінити, у вікні, виділіть всі рядки макросу (які знаходяться між рядками Sub і End Sub - рис. 26), натисніть кнопку Копіювати на стандартній панелі інструментів. Після цього перейдіть в книгу, куди плануєте вставити макрос, виконайте команду Сервіс> Макрос> Макроси, введіть нове ім'я макросу, клацніть на кнопці Створити (вона перестане бути заблокованою лише після введення нового імені макросу) і натисніть кнопку Вставити. Тепер скопійований макрос можна виконати в будь-який момент часу.
Скопіювати потрібний макрос з однієї книги в іншу можна і набагато швидше. Для цього попередньо встановіть середній або низький рівень безпеки макросів вищеописаним способом, перейдіть в книгу з копійований макросами, виберіть команду Сервіс> Макрос> Редактор Visual Basic. Потім виконайте View> Project Explorer і перетягніть потрібний модуль з вихідної книги в кінцеву книгу.
Мал. 24. Визначення місця збереження макросу
Мал. 25. Установка середнього рівня безпеки макросів
Мал. 26. Виділення копійованого макросу
MS Outlook
Пошук потрібних листів
Як показує практика, кількість листів в папці Вхідні зростає з шаленою швидкістю, і вже через кілька днів буває складно розібратися - доводиться безпосередньо переглядати їх в пошуках того чи іншого послання. В цьому випадку набагато простіше вдатися до автоматичного пошуку, тим більше що його можливості досить великі.
Наприклад, для того щоб швидко знайти всі листи від конкретного відправника виділіть будь-яке з його листів, натисніть праву кнопку і виберіть команду Знайти всі> Повідомлення від ... В результаті відкриється вікно пошуку з усіма знайденими листами (рис. 27).
Мал. 27. Результат пошуку всіх листів від конкретного відправника
А для того щоб знайти всі листи, адресовані якомусь конкретному користувачу в папці Надіслані, ви можете, активізувавши меню пошуку в поле Кому, ввести повне ім'я (але не адресу електронної пошти), що відповідає даному адресою електронної пошти, або, натиснувши кнопку Кому , вибрати це ім'я зі списку. В результаті пошуку будуть знайдені повідомлення для всіх користувачів, імена яких містять введений текст. Наприклад, для пошуку повідомлень, посланих Олексію і Олександру, варто ввести слово «Алекс».
У перерахованих вище випадках, як і в багатьох інших, можна вдатися і до розширеного пошуку, вікно якого активізується при виконанні команди Сервіс> Розширений пошук файлів або натисканням комбінації клавіш Ctrl + Shift + F.
Є й інші способи знайти потрібний лист. Наприклад, в тому випадку, коли не вдається виявити всі повідомлення, отримані або відправлені в ході тієї чи іншої дискусії, можна змінити спосіб представлення листів, вибравши варіант Вид> Поточне уявлення> За предметами.
проведення голосування
Якщо виникає необхідність дізнатися думку групи користувачів по деякому питання, то досить зручно скористатися кнопками голосування. При цьому зручність явно не при самому відповіді користувачів на питання, а при подальшому відстеженні позитивних і негативних відповідей.
Щоб додати кнопки голосування в повідомлення, у вікні повідомлення скористайтеся командою Вид> Параметри, включите прапорець Кнопки голосування і виберіть в списку підходящі назви кнопок голосування (рис. 28). При необхідності можна створити власні назви кнопок голосування, видаливши кнопки голосування, використовувати стандартну і ввівши потрібний текст - не забуваючи при цьому, що імена кнопок голосування поділяються символом «;».
Для перегляду результатів голосування відкрийте вихідне повідомлення з папки Відправлені та перейдіть на вкладку Відстеження (рис. 29).
Мал. 28. Додавання в повідомлення кнопок голосування
Мал. 29. Результат автоматичного відстеження відповідей користувачів
Доступ до вкладених exe-файлів
За замовчуванням в Outlook включена блокування потенційно небезпечних додатків до листа, таких як файли * .exe, * .mdb і ін. В результаті ви не зможете отримати вкладені файли даних типів. Більш того, ви навіть не зможете побачити, які файли вкладені в повідомлення, а про те, що вкладення все ж є, буде свідчити лише значок скріпки на листі.
Можливо, даний підхід і підвищує рівень безпеки, але бувають ситуації, коли ви абсолютно впевнені в безпеці файлу, а сам файл вам абсолютно необхідний. В такому випадку можна скасувати блокування вкладень. Для цього, попередньо закривши програму Outlook, запустіть редактор системного реєстру (Пуск> Виконати> regedit) і відкрийте гілку HKEY_CURRENT_USER \ Software \ Microsoft \ Office \ 10.0 \ Outlook \ Security. Створіть строковий параметр Level1Remove і вкажіть в якості його значення розширення для файлів вкладень, які ви хочете дозволити, виду «.exe». Якщо потрібно вказати кілька типів файлів, то вводите їх розширення через крапку з комою (рис. 30). Після цього вийдіть з редактора реєстру і перезавантажте комп'ютер - тепер ви без проблем зможете отримати доступ до заборонених файлів із зазначеними в реєстрі розширеннями.
Якщо вам не хочеться самим правити реєстр, то можна скористатися утилітою DetachOL ( http://www.mcdev.com/detachxp.htm , Freeware), яка чудово впорається із завданням практично без вашої участі (рис. 31), причому передбачить негайну блокування всіх можливих типів файлів в кожній з груп (рис. 32).
А якщо і цей варіант вас не влаштовує, то залишається єдиний рада: просіть ваших респондентів в обов'язковому порядку архівувати заборонені файли. Тоді вам не знадобляться ніякі хитрощі, а вкладені файли будуть завжди доступні.
Мал. 30. Розблокування небезпечних вкладень
Мал. 31. Розблокування програмних файлів за допомогою DetachOL
Мал. 32. Список типів програмних файлів, блокування яких буде скасована (утиліта DetachOL)
Архівування та розархівування вкладених файлів
Якщо вам регулярно доводиться відправляти поштою великі файли, то ви постійно стикаєтеся з необхідністю їх архівувати. Це трохи сповільнює роботу - можна прискорити цей процес, скориставшись утилітою Attachments Zip Compressor ( http://www.massmail.ru/outlook/azc/ , Shareware). Вона дозволить вам вирішити багато проблем, пов'язаних з вкладеними файлами, завдяки їй, наприклад, для архівування вам буде потрібно лише додатково натиснути кнопку Створити архів ... (рис. 33).
Мал. 33. Лист з вкладеними файлами, готовими до архівування
Для налаштування утиліти досить викликати команду Сервіс> Параметри> Attachments Zip Compressor і внести потрібні зміни (рис. 34).
Мал. 34. Вікно налаштування Attachments Zip Compressor
Дана утиліта допоможе вам не тільки легко архівувати всі вкладені файли, а й самостійно вирішувати, які файли варто заархівувати, а які - не потрібно. Вона може створювати архіви з паролем і архіви, упаковувати всі, хто входить небезпечні вкладення в архіви ZIP (в результаті чого у вас ніколи не буде проблем з доступом до даних файлів) і багато іншого.
Автоматизація відправки файлів
Припустимо, вам щодня необхідно відправляти в центральний офіс звіт про наявність товару на складі. У цьому випадку кожен раз на наступний день після створення документа вам доводиться створювати лист, вкладати в нього документ і відправляти. Дану операцію можна автоматизувати за допомогою спеціальної утиліти для Microsoft Outlook 2000 / XP - File Send Automatically ( http://www.massmail.ru/outlook/fsa/ , Shareware). Тоді задача буде вирішуватися набагато простіше: потрібно буде зберегти документ в папку, за якою спостерігає утиліта, або просто перетягнути його туди мишею, а про все інше подбає FSA. При цьому процес не тільки спрощується, а й знижується ймовірність здійснення користувачем помилок, таких як відправка документа на іншу адресу або помилка в адресі. Налаштування же утиліти дуже проста: потрібно скористатися командою Сервіс> Параметри> File Send Automatically і створити відповідне завдання (рис. 35).
Мал. 35. Вікно налаштування File Send Automatically
КомпьютерПресс 9'2003
Заміна в цьому випадку проводиться, але замість очікуваних символів на екрані з'являються значки «?
