- Масове розсилання листів email в Exiland Assistant
- Як зробити масову розсилку листів?
- Крок 1. Створення SMTP-профілю для відправки листів
- Крок 2. Створення поштового шаблону - текст листа
- Крок 3. Вибір одержувачів ваших e-mail листів (кому відправляти)
- Як запустити розсилку листів?
- Історія розсилки
- висновок
Періодична інтернет розсилка листів своїм клієнтам є частиною email маркетингу, націленого на залучення прибутку компаній.
Організатор Exiland Assistant для Windows (віндовс) дозволяє зручно зберігати всі ваші контакти в структурованому вигляді (контакти клієнтів, партнерів, друзів, родичів, знайомих і т.д.). Цей же софт є програмою для розсилки листів email (по електронній пошті) і має спеціальний вбудований модуль, що дозволяє розіслати email повідомлення по базі контактів .
Приводів для e-mail відправки може бути багато:
- Вітання;
- запрошення;
- Доставка прайс-листа;
- Комерційна пропозиція (інформація про акції, знижки);
- Повідомлення;
- оголошення;
- Нагадування про що-небудь і т.д .;
Масове розсилання листів email в Exiland Assistant
У щоденнику існує функція автоматичної масової відправки e-mail, яка дозволяє розсилати листи багатьом одержувачам:
- вашим контактам, що зберігаються в базі Exiland Assistant;
- безпідставного списку емайл адрес, які ви зберігаєте, наприклад, в Excel;
Таким чином, ви можете здійснювати масові email розсилки однотипних листів, створених за шаблоном, будь-яким адресатам своєї бази. Кожному одержувачу відправляється окремий лист.
Програма підтримує 2 формату листа:
- Простий текст (Plain Text);
- Текст з форматуванням (HTML) для створення барвистих сообщенійж;
Текст з форматуванням (HTML) дозволяє вставляти зображення, логотипи, фото прямо в тіло повідомлення, а також виділяти текст жирним, курсивом, підкресленням, центрувати текст, вставляти таблиці, вибирати колір фону або фонові зображення і багато іншого - все це робить повідомлення більш структурованими і привабливими. У програмі для масової розсилки листів Exiland Assistant є вбудований редактор, що дозволяє створювати красиві шаблони.
Текст шаблону може містити теги (змінні), замість яких під час відправки будуть підставлятися значення полів з бази даних (БД). Приклад: <Найменування організації>, якій ви відправляєте лист. У найпростішому випадку, текст може не містити жодного тега.
Вибравши пункт меню "Сервіс -> E-mail розсилки" на екрані з'явиться список розсилок (спочатку він порожній) і 3 кнопки: "Створити", "Змінити", "Видалити".
Рис 1. Список розсилок
Як зробити масову розсилку листів?
3 основні кроки для створення розсилки:
Крок 1.
Створення SMTP-профілю Крок 2. Створення поштового шаблону Крок 3. Вибір одержувачів
При натисканні на кнопку "Створити" на екрані з'явиться наступне вікно:
Рис 2. Вікно створення розсилки (mailer)
Вкажіть найменування розсилки, в випадних списках "Від кого" і "Шаблон" виберіть настройки відправника (SMTP-профіль) і шаблон листи.
При першому використанні випадають списки порожні. Необхідно натиснути кнопку "...", розташовану правіше від відповідного списку.
Крок 1. Створення SMTP-профілю для відправки листів
SMTP-профіль це налаштування відправника, тобто від якого ящика і імені будуть відправлятися листи. Ви можете відправляти e-mail повідомлення від будь-якого вашого ящика, створеного на серверах gmail.com, mail.ru, yandex.ru, ukr.net і т.п. Один конкретний SMTP-профіль, який ви створите, може в подальшому використовуватися для декількох розсилок. Ви можете створити будь-яку кількість профілів.
Натисніть по кнопці з трьома крапками "..." і перед вами відкриється вікно зі списком SMTP-профілів.
Для створення нового SMTP-профілю натисніть "Створити" і заповніть форму.
Рис 3. Створення SMTP-профілю
Заповніть форму, вказавши ящик відправника і натисніть "Перевірити". Якщо настройки задані вірно, натисніть "Зберегти". У списку SMTP-профілів виберіть профіль і натисніть на кнопку "Вибрати".
Крок 2. Створення поштового шаблону - текст листа
Для вибору шаблону натисніть на кнопку з трьома крапками "...", праворуч від списку шаблонів, і перед вами відкриється вікно зі списком поштових шаблонів.
Як і у випадку з SMTP-профілями, для створення нового шаблону натисніть "Створити" і заповніть форму.
Рис 4. Створення поштового шаблону в зручному вбудованому редакторі
Якщо плануєте вставляти теги в тіло листа, виберіть зі списку, для якого розділу призначений шаблон. Вкажіть тему, формат, а також сам текст повідомлення і вставте в нього теги, якщо необхідно. Формат перемикається в випадаючому списку "Формат", над текстом. До листа можна прикріпити файли (вкладення).
Щоб вставити тег, встановіть курсор в потрібну позицію в тексті і зліва натисніть "Вставити тег", вибравши необхідне поле з бази.
Коли шаблон налаштований, натисніть "Зберегти".
У списку поштових шаблонів виберіть створений і натисніть "Вибрати".
Крок 3. Вибір одержувачів ваших e-mail листів (кому відправляти)
Перебуваючи у вікні редагування налаштувань, натисніть "Додати" і виберіть відповідний пункт.
Вибір одержувачів з бази Exiland Assistant
Виберіть зліва групу або розділ цілком. Справа вкажіть одержувачів цієї групи. За замовчуванням, "Все, включаючи підгрупи".
Вибір довільних e-mail адрес
Якщо у вас є список адрес в Excel, Word або текстовому файлі, Ви можете скопіювати його через буфер обміну (Ctrl + C, Ctrl + V) і вставити в список одержувачів.
Після вибору відповідного пункту меню, на екрані з'явиться поле введення списку e-mail. На кожному рядку - один адресу. Адреса може бути введений в форматі: "[email protected]" або "Іванов Іван <[email protected]>".
Рис 5. Збереження налаштувань
Тут натисніть "Зберегти".
Email розсилка створена! Можна запускати.
Як запустити розсилку листів?
Перебуваючи у вікні зі списком розсилок, виберіть потрібну і натисніть кнопку попереднього перегляду і відправки.
Рис 6. Запуск
Оскільки e-mail адреси можуть зберігатися в декількох полях картки Контакти або Організації, то при запуску відправки вас програма запитає, з яких полів вона повинна взяти e-mail адресу.
Далі, натискаємо "Продовжити" і на екрані з'являється фінальне вікно, де власне і відбувається масова розсилка листів по e-mail адресами електронної пошти.
Рис 7. Попередній перегляд і запуск відправки
Зверху - тема і текст шаблону. У нижній частині списку одержувачів. Для кожного одержувача в списку видно, на які адреси відправлятиметься лист, а також, з яких полів одержувача він узятий. Якщо e-mail адреси у одержувача немає, то колонка "E-mail" буде порожній і такий одержувач буде пропущений програмному забезпеченні під час відправки повідомлення.
Перегляд листів. Встановивши курсор на рядку з одержувачем, зверху в шаблоні замість тегів підставляються значення з бази, якщо звичайно в тілі шаблону теги присутні. Таким чином, ще до запуску розсилки можна подивитися, в якому вигляді буде відправлено повідомлення кожному одержувачу.
Перевірка відправки. Ви можете відправити тестовий лист на ваш e-mail, щоб переконатися, що відправка працює і подивитися остаточний вид повідомлення у вашій поштовій скриньці. Для цього в нижній панелі в полі "E-mail" впишіть Вашу електронну адресу та натисніть "Надіслати тест".
Затримка в N секунд між відправкою листів буває необхідна, якщо поштовий сервер, від якого відправляєте листи, не дозволяє виконувати занадто часту відправку. Зазвичай затримки в 3-5 секунд буває досить.
Запит повідомлення про прочитання. Дана опція включає в заголовок кожного повідомлення запит відправлення повідомлення про прочитання. Даний запит буде зроблений у вигляді діалогового вікна в той момент, коли одержувач відкриє лист для прочитання.
Запуск. За замовчуванням, програма пропонує розіслати кореспонденцію всім одержувачам, починаючи з першого. Однак, ви можете відзначити одержувачів галочками вибірково і відправити листа тільки їм.
По кожному одержувачу в списку прописується час відправки і результат. Якщо повідомлення відправити не вдалося, то червоним кольором відобразиться текст помилки.
Під час розсилки ви можете скасувати процес, натиснувши на кнопку "Зупинити", а пізніше - продовжити.
У цей час не буде спрацьовувати оповіщення про завдання і автоматичне резервне копіювання бази даних , Якщо воно налаштоване.
Історія розсилки
Приємним доповненням утиліти для розсилки листів російською мовою Exiland Assistant є можливість перегляду історії відправок (коли, кому і що було відправлено), а також можливість повторної відправки, наприклад, тим, кому лист з якоїсь причини не було відправлено або процес був перерваний (перезавантажився комп'ютер, збій програми і т.п.). Також, зупинку відправки зручно використовувати, якщо вам необхідно кудись йти і потрібно вимкнути комп'ютер, а пізніше ви хотіли б продовжити.
Щоб переглянути історію, необхідно, знаходячись у вікні зі списком розсилок, вибрати потрібну і натиснути кнопку історії.
Рис 8. Перегляд історії
Переглядаючи історію, ви можете повторити відправку або всім адресатам, або тільки тим, кому в минулий раз лист не був відправлений з якої-небудь причини. Якщо минула відправка була перервана користувачем, ви зможете продовжити слати тим, кому лист не було надіслано.
висновок
Автоматична розсилка e-mail листів доступна тільки в платних не дорогих версіях Exiland Assistant Personal і Exiland Assistant Enterprise. Ви можете безкоштовно скачати програму розсилки листів на офіційному сайті, але в безкоштовній версії Free ви можете хіба що налаштувати розсилку, але відправити зможете тільки тестовий лист на вказану вами адресу. Цього достатньо для того, щоб перевірити відправку і коректність доставки і написом на дисплеї.
Михайло, розробник Exiland Assistant
18 серпня 2018
Компанія Exiland Software НЕ рекомендує використовувати Exiland Assistant для відправки спаму.
Як запустити розсилку листів?