Microsoft Word і правила російського діловодства: шість корисних налаштувань

1. Microsoft Word і правила російського діловодства: шість корисних налаштувань Ідея цього матеріалу...
2. 2. Виправляємо розмір шрифту і відстань між рядками тексту
3. 3. Наводимо поля сторінки до встановленої норми навантаження
4. 4. Створюємо стиль для стандартного абзацу з червоним рядком
5. 5. Постачаємо шаблон правильної нумерацією сторінок
6. 6. втихомирювати автозаміну і автоформат
7. Висновок

Microsoft Word і правила російського діловодства: шість корисних налаштувань

Ідея цього матеріалу народилася на заняттях, які автор цих рядків проводив для користувачів Word в одній навколодержавні організації. Співробітників переводили на нову версію програми - тоді ще 2007 ю. Сильне враження на мене справив той факт, що добра половина питань стосувалася зміни замовчувань нової версії (найменування та розміру шрифту, міжрядкових інтервалів, відступу нового рядка, розмірів полів, нумерації сторінок і т. П.). Виявилося, що в цій конторі - драконівський інструкція з ведення діловодства, з якої абсолютно не в'язалися початкові налаштування програми.

Щоб переконатися в поширеності цієї проблеми, досить набрати в пошуковому рядку правової бази Консультант Плюс ім'я всім відомого шрифту - Times New Roman. У відповідь ви отримаєте список нормативних актів різних російських інстанцій - від Генеральної Прокуратури до регіональних адміністрацій. Всі ці документи жорстко наказують: для відомчого діловодства використовувати саме Times New Roman і нічого іншого. Цікаво, чи знають про це маркетологи Microsoft, які в двох останніх версіях відмовилися від найулюбленішого в Росії шрифту як стандартної настройки російського Word?

Якщо ваш роботодавець наполягає на дотриманні певних вимог до оформлення документів, даний матеріал, сподіваємося, допоможе вам при переході на нову версію програми - Microsoft Word 2010. За допомогою цих рекомендацій ви зможете швидше знайти найбільш затребувані настройки і привести їх у відповідність з нормами вашої організації .

Використовуючи ці поради, враховуйте дві важливі обставини:

• Багато проблем в Word можна дозволити декількома різними способами. Цілком можливо, що інші автори запропонують зовсім інші рецепти вирішення тих же проблем. Це не повинно бентежити.
• Описувані тут зміни краще вносити в тій черговості, в якій вони розставлені в цій статті.

1. Встановлюємо Times New Roman шрифтом за замовчуванням

Вимога набирати всі документи виключно шрифтом Times New Roman зустрічається майже у всіх відомих автору російських інструкціях з діловодства. Старожили діловодства не виключають, що ця норма і народилася-то в давні часи тому, що Microsoft Word колишніх версій пропонував цей шрифт в якості стандартного. Однак з 2007 року поведінку програми змінилося: в двох останніх версіях Word за замовчуванням використовує для звичайного тексту шрифт Calibri.

Щоб виправити цей недолік, найкраще створити і встановити за замовчуванням нову шрифтову тему. Для цього:

1. Створіть новий порожній документ зі стандартними настройками. Це можна зробити, наприклад, натиснувши у вікні Word гарячу клавішу <Ctrl + N> або вибравши команду Файл - Створити - Новий документ.
2. Виберіть команду стрічки Головна - Змінити стилі - Шрифти - Створити нові шрифти теми.
3. У діалозі встановіть Times New Roman як шрифту заголовків і шрифту звичайного тексту, задайте ім'я схеми (на рис. 1 ми, наприклад, назвали її Російська) і натисканням кнопки Зберегти зафіксуйте зміни.
4. Знову увійдіть в меню Головна - Змінити стилі - Шрифти, переконайтеся, що нова шрифтовая схема з'явилася в списку, і виберіть її. Цим ви зафіксуйте цю схему в поточному документі.
5. Ще раз викличте меню Головна - Змінити стилі та виберіть команду За замовчуванням. Цим кроком ви вдячний Word використовувати для всіх наступних документів схему, яку ви на попередніх кроках створили і зафіксували для поточного документа.

Мал. 1. Діалог Створення нових шрифтів теми

У документах, які ви встигли створити в Word 2010 до внесення цих змін, шрифтову схему потрібно поміняти вручну так, як ми зробили це на кроці 4.

2. Виправляємо розмір шрифту і відстань між рядками тексту

Зазвичай, крім найменування шрифту, в інструкціях прописана і його величина. Найчастіше документи необхідно набирати 14-м розміром, рідше - 13-м або 12-м, але ніколи - 11-м, який Word 2010 пропонує за замовчуванням.

Схожа ситуація і з відстанями між рядками тексту. У нормах діловодства зазвичай фігурує одинарний або полуторний міжрядковий інтервал. А в останніх версіях Word для цього параметра вибрано значення 1,15. Крім того, Word 2007-2010 розділяє стандартні абзаци інтервалами в 10 пунктів - це російські норми начебто не відкидають, але і не вітають.

Щоб полегшити зміна цих замовчувань, автори Word 2010 додали нову команду на вкладку Головна в меню Змінити стилі. Діалог, в який приведе нас ця команда, існував і раніше, але добиратися до нього тепер зручніше. Скористаємося цим:

1. Створіть новий порожній документ зі стандартними настройками. Це можна зробити, наприклад, натиснувши у вікні Word гарячу клавішу <Ctrl + N> або вибравши команду Файл - Створити - Новий документ.
2. Виберіть команду стрічки Головна - Змінити стилі - Інтервал між абзацами - Користувацькі інтервали для абзацу. Відкриється вкладка За замовчуванням діалогу Управління стилями (рис. 2).
3. На вкладці приведіть у відповідність з нормами вашої організації розмір шрифту, відстані перед і після абзацу, міжрядковий інтервал. На рис. 2 відповідні параметри виділені рамками.
4. Обов'язково встановіть перемикач В нових документах, які використовують цей шаблон.
5. Застосуйте зміни натисненням кнопки OK.

Мал. 2. Вкладка За замовчуванням діалогу Управління стилями. Рамками виділені елементи управління, що відповідають за розмір шрифту, інтервали між абзацами і між рядками в абзаці.

Якщо ви - користувач початкового рівня і оформляєте документи виключно "вручну" (т. Е. Обмежуйтеся командами, які зосереджені в групах Шрифт і Абзац вкладки Головна), на цьому можна перейти до наступної ради. Але якщо ви використовуйте при оформленні документів стилі Word, то після описаних змін доведеться також провести перевірку використовуваних стилів на коректність шрифтів і міжрядкових відстаней.

Якщо ви вникали в пристрій стилів Word, то, ймовірно, уявляєте, що вони можуть досить складно зв'язуватися між собою. Іноді внесення змін в один стиль (батьківський) призводить до корегування дочірніх стилів, в інших випадках цього не відбувається. Є й такі стилі, у яких взагалі немає "батьків". Вивчивши ці зв'язки, ви легко зрозумієте, чому після вищеописаних змін в одних ваших стилях шрифт і інтервали одужали "самі собою", в інших - ні. Там, де не одужали, це необхідно зробити вручну. Наприклад, річний "доведення" зажадають вбудовані заголовки Word (стилі Заголовок 1, Заголовок 2, Заголовок 3 і т. П.). Робиться це так:

1. Будь-яким зручним для вас способом знову створіть новий порожній документ зі стандартними настройками.
2. На вкладці Основне в галереї стилів знайдіть кнопку того стилю, який потрібно поправити. Клацніть по ній правою кнопкою миші і в контекстному меню виберіть пункт Змінити. Відкриється діалог Зміна стилю (рис. 3).
3. У діалозі Зміна стилю (рис. 3) поправте розмір шрифту. При коригуванні вбудованих заголовків тут заодно варто поміняти колір (зробити кольоровий текст чорним) і вирівнювання (в Росії заголовки частіше центруют, а не вирівнюють вліво, як це спочатку робить Word).
4. Клацніть мишею по кнопці Формат в лівому нижньому кутку діалогу і в меню, виберіть команду Абзац. Відкриється діалог, в якому перейдіть на вкладку Відступи і інтервали.
5. На вкладці Відступи і інтервали приведіть елементи управління групи Інтервал у відповідність до вимог вашого роботодавця і закрийте діалог кнопкою OK.
6. Повернувшись в діалог Зміна стилю (рис. 3), обов'язково встановіть в ньому перемикач В нових документах, які використовують цей шаблон і натисніть кнопку OK.

збільшити малюнок

Мал. 3. Діалог Зміна стилю.

Може здатися, що така "возня" зі стилями - це зайві проблеми. Однак якщо ви створюєте багато документів зі стандартизованим оформленням, витрати сил на приведення стилів у відповідність з інструкціями вашої організації швидко окупляться.

Примітка. Допитливі знавці програми, можливо, скажуть, що в Word 2010 є команда, яка дозволяє швидко привести стилі до того виду, який за замовчуванням використовувався в Word 2003. Автор цих рядків знає про таку команду, але не радить на неї покладатися. Стилі Word 2003 були ближче до типових норм російського діловодства, але теж в повній мірі їм не відповідали. Тому їх все одно доведеться перевіряти і редагувати.

3. Наводимо поля сторінки до встановленої норми навантаження

За замовчуванням Word 2010 створює документи, в яких лівому полю віддано 3 см, правого - 1,5, нижньому і верхньому - по 2 см. Однак часто в інструкціях з діловодства запропоновані інші розміри. Наприклад, можуть зустрічатися цифри, запозичені з ГОСТу Р 6.30-2003, де лівому, верхньому, нижньому і правому полях відведені відповідно 2, 2, 2 і 1 см. На вкладці Розмітка сторінки в меню Поля є кілька попередньо встановлених варіантів полів, але саме цих значень там немає.

Щоб не доводилося міняти поля в кожному новому документі, виконайте наступне:

1. Створіть новий порожній документ зі стандартними настройками. Це можна зробити, наприклад, натиснувши в OKне Word гарячу клавішу <Ctrl + N> або вибравши команду Файл - Створити - Новий документ.
2. Перейдіть на вкладку стрічки Розмітка сторінки і в групі Параметри сторінки виберіть команду Поля - Настроювані поля. Відкриється вкладка Поля діалогу Параметри сторінки (рис. 4).
3. У діалоговому вікні необхідний розмір полів.
4. Коли поля задані, обов'язково натисніть кнопку За замовчуванням в нижній частині діалогу. Якщо цього не зробити, поля зміняться тільки в поточному документі, а не в шаблоні, на основі якого будуть створюватися наступні нові документи.
5. Закрийте діалог натисканням кнопки OK.

Мал. 4. Вкладка Поля діалогу Параметри сторінки.

Якщо ви створюєте документи на основі інших шаблонів, аналогічні дії потрібно виконати і з ними.

4. Створюємо стиль для стандартного абзацу з червоним рядком

У російських організаціях та установах прийнято вирівнювати звичайний текст документів по ширині сторінки, а перший рядок кожного абзацу починати відступом ( "червоним рядком"). У багатьох інструкціях задана величина такого відступу - зазвичай 1,25 см.

Початківці користувачі таке форматування зазвичай виробляють вручну. Для вирівнювання по ширині використовується кнопка в групі Абзац вкладки Головна або гаряча клавіша <Ctrl + J>. Відступ зазвичай створюють, пересуваючи на горизонтальній лінійці верхній трикутник - той, який спрямований вістрям вниз. Ледачі обходяться натисканням на початку абзацу клавіші <Tab> - при стандартних налаштуваннях вона зрушує текст вліво якраз на 1,25 см. Проте якщо ви хочете, щоб ваші документи були акуратними і передбачуваними, правильніше реалізувати таке оформлення як стиль.

Для цього доступні кілька способів. Зокрема, можна активувати і поправити вже існуючу стильову заготовку Новий рядок, яка глибоко захована в надрах програми. Але, мабуть, простіше і швидше створити новий власний стиль. Ось як це робиться:

1. Створіть новий порожній документ зі стандартними настройками. Це можна зробити, наприклад, натиснувши у вікні Word гарячу клавішу <Ctrl + N> або вибравши команду Файл - Створити - Новий документ.
2. У створеному документі наберіть абзац довільного тексту.
3. Виділіть абзац, перейдіть на вкладку Головна і в галереї експрес-стилів переконайтеся, що абзацу присвоєно стиль Звичайний. Якщо це не так, встановіть йому саме Звичайний. Строго кажучи, цей крок необов'язковий, але в подальшому створення нового стилю на базі Звичайного, а не будь-якого іншого стилю, полегшить форматування (особливо якщо ваш документ потрапить до користувача, який застосовує більш витончені прийоми оформлення).
4. Повністю оформіть абзац. У нашому випадку слід встановити вирівнювання по ширині за допомогою відповідної кнопки вкладки Головна, а відступ першого рядка - за допомогою верхнього трикутника лінійки. На рис. 5 ці елементи управління виділені. Клавішу <Tab> в цьому випадку краще не використовувати, якщо ви точно не знаєте алгоритму її дії. При необхідності визначте інші параметри абзацу.





Мал. 5. Виділені елементи управління дозволяють швидко вирівняти абзац по ширині і забезпечити його червоним рядком.

5. Коли абзац приведений до бажаного виду, встановіть в нього курсор і з контекстного меню викличте команду Стиль - Зберегти виділений фрагмент як новий експрес-стиль. З'явиться діалог Створення стилю.
6. У діалозі Створення стилю визначте ім'я стилю, наприклад, КрСтр. По можливості давайте своїм стилям назви довжиною не більше 5-6 символів, інакше їх незручно розрізняти в галереї стилів.
7. Натисніть кнопку Змінити, яка приведе вас в докладний діалог настройки стилю.
8. У докладному діалозі Створення стилю обов'язково встановіть перемикач В нових документах, які використовують цей шаблон і переконайтеся, що включений прапорець Додати до списку експрес-стилів. При необхідності тут також можна провести більш тонке налаштування стилю.
9. Коли стиль повністю налаштований, натисніть кнопку OK. У галереї стилів на вкладці Основне повинен відобразитися новий елемент (рис. 6).

збільшити малюнок

Мал. 6. Збережено стиль повинен відобразитися в галереї стилів на вкладці Основне.

Тепер ми зможемо вирівнювати абзац по ширині і постачати його червоним рядком одним клацанням миші по кнопці в галереї стилів.

Алгоритм створення стилів тут описаний на прикладі абзацу з червоним рядком, але насправді він універсальний. Приблизно так само можна створити будь-який стиль, наприклад, для швидкого оформлення адресата документа.

5. Постачаємо шаблон правильної нумерацією сторінок

Російські правила діловодства зазвичай вимагають, щоб при виготовленні документів на двох і більше сторінках друга та наступні сторінки були пронумеровані. Номер повинен складатися тільки з цифри, розміщуватися посередині верхнього поля аркуша і оформлятися тим же шрифтом, що і основний текст документа.

В Word 2007-2010 до цих вимог найближче заготівля Простий номер 2, яка доступна на вкладці Вставка в меню Номер сторінки - верхньому лівому кутку сторінки. Однак ця заготовка вимагає "доведення": номер спочатку вставиться на всіх сторінках документа, включаючи першу, а оформлення його може відрізнятися від основного тексту.

Раз і назавжди сформулюємо правила нумерації в шаблоні, на основі якого ви створюєте документи. Тоді в майбутньому з разу в раз опцію колонтитулів буде генеруватися "сам собою". Виконайте наступне:

1. Закрийте всі відкриті документи. Поточне вікно Word має бути єдиним. Командою Файл - Відкрити викличте діалог Відкриття документа (рис. 7).
2. У діалозі натисніть на кнопку Надійні шаблони, яка знаходиться в лівій частині діалогу (на рис. 7 обведена червоною рамкою). Ви опинитеся в папці, в якій зберігається файл Normal. Це так званий загальний шаблон, на підставі якого Word створює нові стандартні документи.




збільшити малюнок

Мал. 7. Діалог Відкриття документа. Червоної рамкою виділена кнопка, що дозволяє швидко дістатися до папки, в якій зберігається файл Normal, а стрілкою - сам цей файл.

3. Відкрийте файл Normal так само, як ви відкриваєте будь-який інший документ.
4. Перейдіть на вкладку Вставка і в групі Колонтитули виберіть команду Номер сторінки - верхньому лівому кутку сторінки - Простий номер 2. Виконуючи цю команду, програма автоматично перейде в режим роботи з колонтитулами. На стрічці відобразиться вкладка Робота з колонтитулами - Конструктор.
5. На контекстної вкладці стрічки Робота з колонтитулами - Конструктор в групі Параметри встановіть прапорець Особливий колонтитул для першої сторінки. Номер на першій сторінці зникне, але якщо ви збільшите кількість сторінок, то легко переконаєтеся, що на наступних він з'являється.
6. Закрийте режим роботи з колонтитулами, натиснувши кнопку Закрити вікно колонтитулів у правого краю контекстної вкладки Робота з колонтитулами - Конструктор.
7. Якщо ваша інструкція фіксує не тільки положення номера, але і його оформлення, змініть стиль, яким оформлений колонтитул. При цьому ви виявите, що галерея Експрес-стилі на вкладці Основне не відображує другорядні стилі, до яких відноситься і оформлення колонтитулів. Значить, вам потрібно дістатися туди, де видно більш повний перелік стилів. Як це зробити, зрозуміло по рис. 8. Клацніть мишею на маленькій діагональної стрілкою праворуч від назви групи Стилі. У вікні програми відобразиться область завдань Стилі. Якщо ви все вірно зробили на попередніх кроках, в числі іншого тут присутній і стиль Верхній колонтитул.




збільшити малюнок

Мал. 8. Щоб відредагувати стиль Верхній колонтитул, до нього потрібно дістатися. Виділено кнопка, яка відкриває область завдань Стилі, і сам шуканий стиль.

8. Клацніть правою кнопкою міші по назві стилю Верхній колонтитул в області завдання Стилі и з контекстного меню віберіть команду Изменить. Відкріється Вже Знайомий нам діалог Зміна стилю.
9. Наведіть настройки стилю Верхній колонтитул у відповідність до вимог Вашої інструкції. Наприклад, можна поправити розмір шрифту, якщо він відрізняється від того розміру, який ми раніше встановили для тексту документа.
10. Коли колонтитул сформований, збережіть і закрийте шаблон, в який вносилися зміни. Оскільки ми поправили загальний шаблон Normal, краще взагалі закрити Word і запустити його знову.

Рекомендуємо відразу ж створити новий документ і протестувати на ньому роботу колонтитулів. Поки в файлі одна сторінка, колонтитула на ній немає. Але як тільки в документ додадуться такі сторінки, на них автоматично повинен відобразитися номер.

6. втихомирювати автозаміну і автоформат

Налаштування, про які ми поговоримо в цьому розділі, що не прописуються в нормативних документах. Однак корінь проблеми той же: умовчання Word не цілком відповідають російським традиціям оформлення документів.

Коротко нагадаємо, в чому суть розглянутих функцій автозаміни і автоформату. Редактор безперервно відстежує ваші дії. І не просто відстежує: введений вами текст може коригуватися "сам собою", без явних команд з вашого боку. В одних випадках такий автоматизм полегшує життя, наприклад, програма вміє виправляти широке коло помилок. Наберіть в документі "Оданк" і переконайтеся, що Word сам перетворить невірно написане слово в "однак". На жаль, не завжди "самоуправство" програми так корисно. Неабиякий відсоток користувачів Word день у день витрачає свої сили на виправлення одних і тих же помилок автоформату і автозаміни, замість того, щоб декількома клацаннями миші раз і назавжди відкоригувати їх налаштування.

Щоб дістатися до налаштувань автозаміни і автоформату, виконайте наступне:

1. Викличте команду Файл - Параметри і в діалозі Параметри Word перейдіть в розділ Правопис.
2. У розділі Правопис натисніть кнопку Автозаміна. Відкриється діалог Автозаміна, в якому найбільший інтерес представляють дві вкладки - Автозаміна і Автоформат при введенні.

Прискіпливим користувачам радимо на дозвіллі уважно вивчити всі (саме все) настройки цих вкладок. Тут ми обмежимося одним прикладом, на якому особливо яскраво видно обмеження русифікації Word. Це прапорець Робити перші літери пропозицій прописними на вкладці Автозаміна (рис.).

Мал. 9. Вкладка Автозаміна діалогу Автозаміна. Виділено прапорець, який відповідає за переклад букв в прописні після розділового знака.

Якщо цей прапорець включений, Word відстежує появу в тексті розділових знаків. Ви вводите точку, програма перевіряє, внесено чи слово, попереднє цій точці, в список виключень, і якщо немає, то автоматично переводить першу букву наступного слова у верхній регістр. З одного боку, такий автоматизм зручний, особливо для користувачів, слабо володіють клавіатурою. З іншого боку, недоречні заголовні букви після скорочень - одна з найпоширеніших помилок, з якою стикається кожен читач електронних документів.

Біда в тому, що список винятків, складений фахівцями Microsoft, не вичерпний. Найбільш яскравий приклад: скорочувати слово "рубль" в Росії прийнято і трьома буквами (руб.), І однієї (р.). Для ділового та професійного обороту другий варіант вважається кращим, саме він прописаний в налаштуваннях локалізації ОС Microsoft Windows. На жаль, російська Word спочатку вважає, що після букви р з точкою має неодмінно слідувати початок нової пропозиції.

Виправити подібні непорозуміння просто: додайте скорочення до числа виключень. Коли Word помилково зробив першу букву слова у верхньому регістрі, виконайте наступне:

1. Затримайте миша над буквою, яка помилково переведена в заголовні. Під буквою з'явиться мерехтливий контекстний значок Параметри автозаміни.
2. Клацніть мишею по цьому контекстного значку. Відкриється спливаюче меню управління автозаміні (рис. 10).
3. Виберіть з меню підходящий варіант. У нашому прикладі найкраще створити для букви "р" з точкою виключення (відповідна команда відзначена на рис. 10 стрілкою).

збільшити Малюнок

Мал. 10. Приклад помилки автозаміни і її виправлення за допомогою контекстного меню Параметри автозаміни. Виділена команда, яка створить нове виключення.

Переглянути повний список створених винятків можна в уже згаданому діалозі Автозаміна. Для цього на вкладці Автозаміна слід натиснути кнопку Винятки.

Втім, автор цих рядків вважає за краще не мучитися з винятками, а взагалі вимикає настройку Робити перші букви пропозицій прописними. Скінчено, тоді треба натискати <Shift> на початку кожного речення, але, на мій погляд, це простіше, ніж відстежувати зайве "творчість" програми.

Висновок

Як бачимо, початкові настройки Microsoft Word далеко не в повній мірі відповідають переважаючим правилами російського діловодства. Але завдяки гнучкості програми, її реально адаптувати практично до будь-яких варіантів форматування.

Якщо серед читачів цієї статті виявилися керівники організацій та установ з чіткими регламентами оформлення документів, ризикнемо дати їм раду. Доручіть своїм "айтішникам" опрацювання питання щодо централізованого приведення налаштувань користувачів Microsoft Office у відповідність з відомчими або локальними нормативними актами. Можна і потрібно створити внутрішньофірмовий шаблон з ретельно вивіреним набором налаштувань, забезпечити його інструкцією і потім "розкидати" по робочих місцях. Це дозволить при менших витратах часу створювати більш якісні та однакові документи.

Стаття опублікована в рамках конкурсу « Microsoft Office 2010 - ефективне втілення ваших ідей ».