Система документообігу ESCOM.BPM - Система електронного документообігу ESCOM.BPM

Система документообігу ESCOM.BPM
Шановні пані та панове!
Ви знаходитесь на сайті www.escom-bpm.com , Який присвячений автоматизованій системі управління бізнес-процесами та електронними документами ESCOM.BPM (Еском БіПіЕм).

На цьому сайті Ви знайдете опис всіх функціональних можливостей програми, які використовуються в ній технологій, і способів їх застосування для автоматизації бізнес-процесів, управління електронним документообігом і контролем виконання, а також багато корисної інформації на електронну та безпаперового документообігу.

Що з себе являє система ESCOM.BPM?

ESCOM.BPM - це автоматизована універсальна програмна платформа (фреймворк), призначена для створення автоматизованих рішень в області електронного документообігу. Наші готові коробкові рішення на платформі ESCOM.BPM забезпечують комплексну автоматизацію документаційних бізнес-процесів , Дозволяють управляти електронним документообігом , Автоматизують контроль виконання доручень в компаніях будь-якого масштабу. Рішення на платформі ESCOM.BPM забезпечують регламентне виконання бізнес-процесів за рахунок автоматичної маршрутизації, динамічного управління правами доступу, розсилки миттєвих повідомлень і нагадувань, автоматизованих процедур контролю термінів.

ESCOM.BPM - це сучасна російська Система Електронного Документообігу (СЕД), що базується на технологіях docflow і workflow і відповідна світовим стандартам (BPMI, MoReq, WfMC, OMG). Система розроблена в період з 2005-2009г. З 2009 року система представлена як комерційний продукт на ринку програм російського електронного документообігу.

Робота з системою документообігу ESCOM.BPM можлива як в локальній мережі, так і через Інтернет. Для роботи на стаціонарних комп'ютерах під управлінням MS Windows використовується спеціальне графічне клієнтське додаток, а для роботи на мобільних пристроях (смартфонах, комунікаторах, планшетах), а так само під операційними системами IOS, Android, Linux та ін. Використовується web додаток EscomMobile. При роботі через мережу Інтернет дозволяє автоматичного стиснення переданої інформації для мінімізації трафіку між клієнтом і сервером документообігу. Детальніше про можливості системи документообігу читайте на сторінці " Можливості системи документообігу "А так само на сторінці" Технічні вимоги до системи документообігу "

Що таке система електронного документообігу?

Система документообігу - це електронна програма, яка містить в собі методи і алгоритми для зберігання, обробки і управління електронними документами. Система електронного документообігу призначена для автоматизації процесів роботи документами.

П'ять причин впровадження системи документообігу ESCOM.BPM

1. Буде забезпечена можливість зростання Вашого бізнесу.

Ваші співробітники зможуть залучати більше клієнтів, швидше обробляти замовлення, своєчасно реагувати на звернення клієнтів і покупців.
2. У Вашої організації буде наведено порядок при роботі з документами. Скоротиться в рази час на пошук документів. Втрати документів стануть рідкісним явищем.
3. стануть тісні терміни роботи з документами. Наприклад, скоротяться терміни узгодження договорів та інших документів за рахунок переходу на електронне узгодження.
4. Підвищиться виконавська дисципліна. Документи і доручення будуть виконуватися вчасно. Процеси виконання документів стануть прозорими і передбачуваними. Буде зрозуміло, хто, коли і за що відповідає.
5. стануть тісні витрати на папір і витратні матеріали до орг. техніці. За рахунок впровадження електронного документообігу буде скорочено рух паперових документів.

Тільки за рахунок скорочення витрат на папір і витратні матеріали система електронного документообігу буде окуплена протягом 6 місяців після переходу на безпаперові технології. Детальніше про переваги ESCOM.BPM читайте на сторінці " Переваги системи документообігу ".

Що входить до складу системи документообігу?

Для комплексного вирішення завдань управління процесами електронного документообігу ESCOM.BPM містить наступні основні рішення:

Всі перераховані рішення інтегровані між собою, мають загальну базу даних і можуть бути поставлені як єдине комплексне рішення. Однак можна придбати і використовувати кожне рішення самостійно, окремо від інших.

Готові рішення на платформі ESCOM.BPM мають зручні та інтуїтивно зрозумілі графічні інтерфейси , Прості в освоєнні, зручні в роботі. Сама платформа ESCOM.BPM має невисокі вимоги до обладнання , Що значно знижує сукупну вартість експлуатації СЕД.

Для чого може застосовуватися система документообігу?

ESCOM.BPM може застосовуватися для вирішення різних завдань автоматизації в області документаційного забезпечення і управління бізнес-процесами в різних сферах бізнесу.

Залежно від потреб Клієнта ми пропонуємо готові рішення для автоматизації процесів документообігу і контролю виконання доручень як для невеликих організацій, так і для великих компаній.

Готові рішення на базі ESCOM.BPM забезпечує комплексну автоматизацію таких завдань як:

Всі готові рішення поставляються з відкритим кодом для можливості їх налаштування.

Які є можливості з налаштування (адаптації) системи документообігу?

Одним з конкурентних переваг системи документообігу ESCOM.BPM є наявність потужної середовища візуальної розробки "Бізнес-студія", призначеної для настройки програми, розробки та програмування. "Бізнес-студія" дозволяє IT-фахівцям налаштовувати маршрути процесів, екранні форми, таблиці, звіти і т.д .. За допомогою засобів візуальної розробки workflow "Бізнес-студії" легко і швидко можна створювати нові автоматизовані бізнес процеси і документи.

Як можна ознайомитися з системою електронного документообігу?

Для вивчення можливостей ESCOM.BPM на сайті www.escom-bpm.com розміщено багато відео роликів і презентацій системи документообігу (ви можете скачати презентації системи документообігу і діловодства безкоштовно).

Якщо у Вас є питання по тій чи іншій функції системи, то Ви можете взяти участь в інтерактивній демонстрації . Для цього Вам потрібно відправити на e-mail [email protected] запит. У запиті вкажіть свою контактну інформацію: назву організації, Ваше ПІБ, контактний телефон. Ви так само можете зателефонувати нам по телефону 8-495-255-0099 або через Skype ESCOM-BPM.

Детальніше про можливості тестування системи документообігу читайте на сторінці " демонстрація СЕД ".

Як купити систему документообігу?

Система документообігу ESCOM.BPM поставляється в електронному вигляді. Після укладення ліцензійного договору та оплати вартості ліцензій Вам будуть вислані посилання для завантаження дистрибутивів системи і документації, а так само електронний ключ для активації програми. Детальніше про покупку системи електронного документообігу читайте на сторінці " Купити систему документообігу ".

Як управляти документами. Регламентація бізнес-процесів

Базовий принцип системи документообігу ESCOM.BPM - це підтримка регламентної роботи з документами. Для цього в системі ESCOM.BPM використовується процесно-орієнтований підхід, суть якого полягає у визначенні маршруту документообігу (у вигляді графічної моделі), по якому рухається документ протягом усього життєвого циклу. Маршрут складається з етапів обробки документа і визначає порядок переходу документа з одного стану в інший. Також в маршрут можуть включатися різні спеціальні компоненти для реалізації складної бізнес-логіки (умовні розгалуження, об'єднання, підпроцеси) і автоматизовані процедури - скрипти PHP, які можуть виконувати обробку даних. У маршрут процесу можуть бути включені таймери, які будуть контролювати терміни різних операцій і виконувати задані обробки при настанні встановленого часу.

Для кожного процесу визначаються ролі - співробітники, які беруть участь в процесі роботи з документом і мають динамічно змінним набором прав доступу. В ході роботи з СЕД ролям відправляються повідомлення і нагадування - склад яких є індивідуальним для кожного процесу. Переміщення документа за маршрутом виконується по командах користувачів, або автоматично - по настанню подій або отримання сигналів з інших процесів, підпроцесів або зовнішніх систем, наприклад з «1С: Підприємство».

Для роботи з кожним видом процесу в системі документообігу створюється багатофункціональна атрибутного картка, яка містить розширюваний набір полів для зберігання різної інформації. Поля можуть бути різних видів, в тому числі і посилальні поля. Для заповнення таких полів можуть використовуватися або існуючі в системі довідники (огр.штатная структура, контрагенти, види документів і т.д.), або можна створити свої власні довідники довільної структури. Доступ до зміни кожного з полів картки може бути налаштований з прив'язкою до етапу маршруту і з прив'язкою до ролей процесу. У картці процесу є спеціальний розділ для зберігання файлів документів, а також їх версій. Хід роботи з процесом автоматично фіксується в журналі подій.

Для зручності користувачів система документообігу дозволяє згрупувати всі ярлики в інтерфейс робочого місця. У кожного користувача може бути свій інтерфейс, налаштований на вирішення конкретних завдань, наприклад, інтерфейс реєстратора звернень громадян або інтерфейс співробітника юридичної служби.

У кожного користувача може бути свій інтерфейс, налаштований на вирішення конкретних завдань, наприклад, інтерфейс реєстратора звернень громадян або інтерфейс співробітника юридичної служби

Для роботи зі списками карток (примірників процесів) використовуються динамічні фільтри - журнали. Кожен журнал може мати індивідуальні налаштування для відбору документів з бази даних. В системі може бути необмежена кількість видів і примірників журналів. Для складного пошуку документів використовуються форми пошуку.

Які технології застосовуються в системі документообігу?

Система управління документообігом ESCOM.BPM використовує технології workflow і docflow для автоматизації документаційних процесів, а також дозволяє керувати базами даних, створювати необхідні графічні інтерфейси (картки, форми і т.д.), звіти, діаграми, застосовувати обробку подій і обчислення даних за допомогою скриптів на об'єктно-орієнтованої мови PHP, інтегрувати її з іншими додатками , Наприклад з "1С: Підприємство 8.хх". Для обліку, ідентифікації, реєстрації та пошуку документів застосовується технологія штрих-кодування документів. Для роботи з файлами вкладень в ESCOM.BPM вбудований модуль сканування і розпізнавання документів.

Для управління життєвим циклом документа в системі документообігу ESCOM.BPM створюються графічні моделі. Візуалізація життєвого циклу документа дозволяє в наочній формі визначити порядок роботи з документом і точно дотримуватися його. Робота з документом стає прозорою і зрозумілою, за рахунок того що кожен учасник може побачити, на якому етапі перебуває процес, звідки надійшов документ, які доступні дії і куди далі повинен бути спрямований документ. Ніхто не забуде про документ або доручення, тому що СЕД автоматично інформує всіх учасників процесу про поточні та майбутні події. читати далі

Які технічні вимоги пред'являються до системи документообігу?

Система документообігу ESCOM.BPM пред'являє невисокі технічні вимоги до обладнання, що дозволяє її експлуатувати без істотних фінансових вкладень в IT інфраструктуру. Вам буде потрібно один сервер, на якому можна розгорнути все програмне забезпечення, в тому числі систему управління базами даних (СКБД). Оскільки файли документів не зберігаються в базі даних, а записуються в спеціальний файловий інформаційне сховище системи документообігу, то в якості СУБД можна використовувати express версії MS SQL або Oracle у яких є обмеження на розмір бази даних. У базі даних СЕД будуть зберігатися тільки атрибути документів - поля карток.

Крім того, мінімізовані витрати на додаткове програмне забезпечення, наприклад, ліцензії на підключення до СУБД, а так само на стороннє програмне забезпечення та ліцензії до нього.

Робота з СЕД можлива як в локальній мережі, так і через Інтернет з використанням протоколів шифрування SSL. Передача даних здійснюється по протоколу http \ https. Для передачі миттєвих повідомлень використовується протокол UDP. читати далі

Архітектура системи документообігу СЕД

ESCOM.BPM надає можливість одночасної роботи з документами великої кількості локальних і віддалених користувачів. Платформа СЕД забезпечує обробку та зберігання сотень тисяч процесів і документів. Все це досягається за рахунок застосування промислових СУБД MS SQL або Oracle, а так же web сервера на базі Apache. Користувачі взаємодіють з системою документообігу через графічні інтерфейси клієнтського додатка, що працює під управлінням MS Windows. Інтерфейси виконані в стилі MS Office і знайомі більшості користувачів. При підключенні до сервера документообігу відбувається автоматична перевірка і завантаження змін метаданих, а так само перевіряється наявність оновлень виконуваних файлів. Якщо на сервері СЕД є нова версія клієнтського додатка, то відбувається його автоматичне оновлення. Таким чином адміністратори СЕД звільнені від необхідності оновлювати систему на робочих місцях. читати далі

Інтеграція з системою документообігу

ESCOM.BPM поставляється з відкритим кодом на мові PHP і має об'єктно-орієнтовану архітектуру, що дозволяє інтегрувати її з багатьма зовнішніми додатками і базами даних. Інтеграція з системою документообігу можлива як в режимі on-line - за допомогою з'єднання систем через керовані коннектори (COM), так і в режимі of-line - за допомогою процедур експорту / імпорту інформації через проміжні буфери або файли (txt, xls і т.д.). Розробнику для інтеграції доступна вся база даних системи документообігу, а так само обробники подій, спеціальні функції API і т.д. Для інтеграції з системою "1С: Підприємство" використовується спеціальний шлюзи, що забезпечують двосторонню синхронізацію довідників НДІ і обмін документами. читати далі

Безпаперовій документообіг на базі СЕД

! Застосування СЕД дозволяє Повністю або частково відмовітіся від использование паперових носіїв в ряді документаційніх процесах. Система документообігу ESCOM.BPM містіть всі необхідні засоби для переходу на безпаперовій документообіг . Документи можна створюваті прямо в системе, вікорістовуючі Шаблони або прікріплюваті їх до карток у виде готових файлів. Текст документа можна Сформувати за шаблоном, Який містіть змінні. При формуванні тексту змінні замінюються на конкретні значення, які виходять з полів картки, і з полів таблиць бази даних програми документообігу. Сформований текст відображається на бланках для роздруківки або збереження у вигляді готового файлу в форматі PDF (або інших форматах). Такий файл можна прикріпити до картки електронного документа.

ESCOM.BPM містить налаштовані, готові рішення для автоматизації процесів документообігу, що дозволяє в короткі терміни перейти на електронний документооберт . Читати далі

Офісний документообіг

Для автоматизації офісних документаційних процесів СИСТЕМА ДОКУМЕНТООБІГУ ESCOM.BPM містить набір готових рішень, об'єднаних в конфігурацію " управління офісом ". До складу конфігурації входять процеси для роботи з різними заявками, наприклад, з заявкою на оплату . Автоматизація офісних процесів дозволяє впорядкувати роботу з заявками, організувати їх облік і контроль, значно скоротити час на їх узгодження, за рахунок застосування процедури узгодження документів в електронному вигляді . читати далі