Стандартні блоки Microsoft Word 2010. Частина 1. Ази роботи і основні параметри

1. Стандартні блоки Microsoft Word 2010. Частина 1. Ази роботи і основні параметри Поспостерігайте за...
2. Ази використання стандартних блоків
3. Вивчаємо настройки стандартних блоків уважніше
4. поле Ім'я
5. Список, що розкривається Колекція
6. Список, що розкривається Категорія
7. поле Опис
8. Список, що розкривається Зберегти в
9. Список, що розкривається Параметри
10. висновок

Стандартні блоки Microsoft Word 2010. Частина 1. Ази роботи і основні параметри

Поспостерігайте за роботою типового офісного користувача в Microsoft Word. Неабияка частина його дій - це компоновка нового документа з раніше створених і оформлених фрагментів. Приблизно так дитина збирає нову оригінальну іграшку з типових деталей свого конструктора.

У цій статті ми поговоримо про один з інструментів такої роботи - стандартних блоках. У першій частині публікації розглядаються елементарні основи застосування стандартних блоків і детально розбираються параметри, якими можна охарактеризувати кожен блок. У другій частині зібрані кілька більш тонких і приватних рецептів використання стандартних блоків Microsoft Word 2010 року.

Місце стандартних блоків в роботі офісного користувача

Перш за все зазначимо, що стандартні блоки - не єдиний інструмент Word для повторного відтворення раніше створених фрагментів. Щоб знову використовувати результати своєї (чи чужий) роботи, користувач, зокрема, може:

• Скопіювати готовий фрагмент документа в буфер обміну і вставити його в інше місце поточного документа або інший документ. На відміну від загальносистемного буфера обміну, власний буфер пакета Microsoft Office дозволяє одночасно зберігати і використовувати до 24 фрагментів.
• Зберегти готовий документ або його "напівфабрикат" як шаблон, потім створювати нові документи на основі цього шаблону.
• Створити новий документ на основі раніше створеного документа - при цьому документ-джерело не зачіпається редагуванням і не може бути випадково змінений.
• Створити елемент автозаміни, закріпивши за короткою комбінацією символів довгий фрагмент тексту.
• Записати макрос, багаторазово відтворює одні й ті ж дії користувача. У т. Ч. Це може бути і введення тексту.

Стандартними блоками цей арсенал поповнився порівняно недавно - з виходом Microsoft Word 2007. Відносна новизна - це їх головна слабкість. За нашими спостереженнями, навіть через рік-півтора з моменту переходу на нову версію Word 50-60 відсотків користувачів все ще не помічає цю цінну можливість. А ті, хто виявляє, обмежують свою роботу з блоками лише найпростішими формами.

При цьому, ознайомившись з технологією використання блоків, офісні користувачі самої різної кваліфікації констатують, що вставка блоку - це більш зрозуміле, інтуїтивне дію, ніж використання інших, раніше відомих їм методів.

Ця стаття написана на матеріалах Microsoft Word 2010. Однак в даній версії стандартні блоки не зазнали скільки-небудь відчутних змін в порівнянні з версією-попередницею. Тому пропоновані рішення, за винятком суто технічних моментів (таких, як шлях до папок), застосовні і до Word 2007.

Ази використання стандартних блоків

Почнемо з основ. Логіка стандартних блоків гранично проста: спочатку потрібно набрати і оформити фрагмент документа, який необхідно використовувати багаторазово, потім в готовому вигляді зберегти його в сховище, з якого він двома-трьома клацаннями миші може бути вставлений в будь-яке місце будь-якого документа.

Щоб зберегти будь-якої готовий фрагмент в якості стандартного блоку, виконайте наступне:

1. У будь-якому доступному документі наберіть і повністю отформатируйте фрагмент, який хочете надалі використовувати повторно.
2. Коли фрагмент готовий до збереження, виділіть його. Зверніть увагу: форматування останнього абзацу фрагмента може бути частково втрачено, якщо при виділенні ви "втратили" символ кінця абзацу. На рис. 1 показано відмінність між повним і неповним виділенням абзацу при включеному і вимкненому відображенні службових символів. Формат абзаців, кінці яких на цьому малюнку відзначені червоними стрілками, буде збережений повністю. Абзаци з синіми стрілками можуть при збереженні втратити частину оформлення.



Рис. 1. Приклади повного (червоні стрілки) і неповного (сині стрілки) виділення абзацу.

3. Перейдіть на вкладку Вставка і в групі Текст викличте команду Експрес-блоки. Відкриється меню, в якому за замовчуванням представлено п'ять команд. У міру накопичення користувальницьких стандартних блоків вони будуть додаватися в це меню (рис. 2). Елементи управління, які живуть за такими правилами, прийнято називати також колекціями або галереями.





Рис. 2. Вгорі - первісний вигляд галереї Експрес-блоки, внизу - вона ж після вставки першого призначеного для користувача блоку.

4. У меню, виберіть найнижчу команду - Зберегти виділений фрагмент в колекцію експрес-блоків. Відкриється діалог Створення нового стандартного блоку (рис. 3).





Рис. 3. Діалог, в якому встановлюються параметри стандартного блоку.

5. У діалозі встановіть параметри збереження фрагмента. Тонкощі всіх параметрів ми розберемо далі. Поки зробіть мінімум:

• Задайте унікальне Ім'я нового блоку (за замовчуванням в якості імені пропонуються перші слова фрагмента).
• Переконайтеся, що в полі Колекція встановлено саме значення Експрес-блоки.
• Натисніть кнопку Ок.

Врахуйте, що безпосередньо в момент створення (або зміни) стандартного блоку, Word не зберігаються нову інформацію на жорсткому диску. Тільки коли ви спробуєте закрити програму, вона нагадає про внесені зміни (рис. 4). Якщо в цьому вікні попередження вибрати відповідь не зберігати, зміни стандартних блоків, які ви внесли за сеанс роботи з програмою, будуть втрачені.



Рис. 4. Попередження про необхідність збереження змін в сховище стандартних блоків.

Тепер вставимо збережений експрес-блок в довільний документ. Для цього:

1. Встановіть курсор в місце вставки блоку, перейдіть на вкладку Вставка і в групі Текст знову викличте команду Експрес-блоки. У відкрилася галереї, як бачимо, відображається фрагмент, який ми тільки що додали (рис. 2, нижня частина).
2. Клацніть мишею по пункту галереї. Фрагмент вставиться в точку положення курсора.

Виходить, що стандартний варіант вставки експрес-блоку вимагає трьох клацань мишею. Скоротимо цю процедуру ще на один крок - помістимо галерею Експрес-блоки на панель швидкого доступу:

1. Наведіть мишу на команду стрічки, яку хочете додати на Панель швидкого доступу, і клацніть правою кнопкою миші. З'явиться контекстне меню.
2. У контекстному меню виберіть команду Додати на панель швидкого доступу (рис. 5).

Рис. 5. Меню, яке з'являється після клацання правою кнопкою миші на команді Експрес-блоки.

За стандартними блоками зарезервовано дві гарячих клавіші:

• Щоб створити новий експрес-блок, виділіть підготовлений фрагмент і натисніть <Alt + F3>.
• Якщо ви пам'ятаєте точне ім'я блоку, наберіть його в точці вставки, і, не переміщаючи курсор, натисніть клавішу <F3>. Якщо програма розпізнає ім'я блоку, вона замінить його на вміст блоку.

Припустимо, що ваш стандартний блок зажадав видалення або зміни властивостей. Для цього:

1. Пройдіть в галерею експрес-блоків і в її нижній частині виберіть команду Організатор стандартних блоків. Відкриється однойменний діалог, в якому зібрані всі вбудовані і призначені для користувача блоки (рис. 6). Також сюди можна потрапити, якщо клацнути на будь-якому експрес-блоці і з контекстного меню вибрати команду Упорядкувати, а потім видалити.
2. У діалозі Організатор стандартних блоків знайдіть потрібний блок і, виділивши його, натисніть одну з кнопок в нижній частині діалогу. Кнопка Змінити властивості приведе вас в уже знайомий діалог, де можна встановити ім'я, колекцію і т. П. Параметри (рис. 3). Дії кнопок Видалити і Вставити очевидні.

збільшити малюнок

Рис. 6. Організатор стандартних блоків.

Якщо потрібно відредагувати НЕ властивості блоку, а його вміст, виконайте наступне:

1. У довільному документі вставте блок, що вимагає зміни.
2. Змініть вміст і оформлення фрагмента.
3. Збережіть відредагований фрагмент описаним вище способом. Якщо стара редакція блоку не потрібна, найпростіше в діалозі Створення нового стандартного блоку вказати ім'я, яке збігається з ім'ям старого варіанту. Коли програма поцікавиться, чи дійсно ви хочете перевизначити блок, відповідайте ствердно.

Очевидно, що в цьому випадку ми просто записуємо новий блок поверх старого.

Вивчаємо настройки стандартних блоків уважніше

Ми розібралися з базовою логікою стандартних блоків. Тепер знову повернемося в діалог настройки експрес-блоку (рис. 3) - той самий, який ми викликали командою створення нового блоку, а потім - і натисканням кнопки Змінити властивості в діалозі Організатор стандартних блоків. Детальніше розглянемо поля, представлені в цьому діалозі.

поле Ім'я

Його ми вже використали. Вибираючи імена, враховуйте три важливих обставини:

• Тут важлива стислість. Ім'я має вкластися приблизно в три десятка символів.
• У галереї, яку ми викликаємо з стрічки, блоки групуються в категорії (про них трохи нижче), а всередині кожної категорії - упорядковано відповідно до іменам. Змінити цей порядок неможливо. У межах однієї категорії блок, ім'я якого починається з цифри або, скажімо, англійської літери, завжди буде стояти ближче до початку галереї. Відповідно, блок, ім'я якого починається з російської літери Я, незмінно потрапить в самий кінець. Щоб скоротити відстань, яке належить подолати вашої миші, давайте часто використовуваним блокам імена, що гарантують їм місце на початку галереї.
• Особливо ретельно слід підходити до вибору імені, якщо ви збираєтеся активно використовувати вставку по гарячій клавіші <F3>. Припустимо, серед ваших блоків тільки один має назву, яка починається з символів Рек - Реквізити фірми. В цьому випадку вам вдасться вставити цей блок натисканням клавіші <F3>, навіть якщо ви не набрали ім'я цілком. Досить ввести три-чотири символи - програма вже пізнає блок серед інших. Однак якщо серед ваших блоків є Реквізити фірми Альфа і Реквізити фірми Оленка, Word не зможе розрізнити імена блоків, поки ви не наберете 20 символів. Присвоївши тим же блокам імена Р1-Альфа і Р2-Оленка, ви дасте програмі можливість розрізняти їх вже за першими двома знаками.

Список, що розкривається Колекція

Тут задається галерея стрічки, в яку буде включений блок. За замовчуванням пропонується використаний нами варіант Експрес-блоки. Ми бачили, що при такому значенні блок потрапляє в галерею, яка доступна на вкладці Вставка в групі Текст по команді Експрес-блоки. Спробуємо створити ще один блок, і при його збереженні встановимо в цьому полі інше значення, наприклад, Таблиці. Зберігши його, пройдемо на вкладку Вставка і викличемо команду Таблиця - Експрес-таблиці. Як бачимо, наш фрагмент потрапив саме сюди (рис. 7). При цьому для програми абсолютно не важливо, чи відповідає його зміст назвою обраної колекції.

збільшити малюнок

Рис. 7. Приклад вставки стандартного блоку в галерею Експрес-таблиці.

Вибираючи значення в поле Колекція, можна додавати свої елементи в самі різні галереї стрічки (Вставка - Колонтитули - Верхній колонтитул, Вставка - Колонтитули - Нижній колонтитул, Вставка - Текст - Напис, Посилання - Зміст - Зміст і т. П.). Всього по різних вкладках стрічки Microsoft Word розкидано півтора десятка елементів управління, які наповнюються із загальної системи стандартних блоків. У нижній частині кожної такої галереї є власна команда збереження. Вона приведе все в той же вже добре знайомий нам діалог.

Зверніть увагу, що в переліку доступних колекцій є елементи, які не представлені на стандартній стрічці, наприклад, що настроюється колекція 1, що настроюється колекція 2 і т. П .. У другій частині статті ми поговоримо про те, як їх можна використовувати.

Список, що розкривається Категорія

Під категоріями в даному випадку розуміються групи стандартних блоків в межах кожної галереї-колекції. Ще раз повторимо свою пораду: домагайтеся, щоб найбільш використовувані елементи потрапляли в початок меню. Для цього задайте їм категорію з ім'ям, яке за загальноприйнятими правилами сортування поміщається максимально близько до початку. Наприклад, порівняйте ліву і праву частину рис. 8. Спочатку елемент, який називається Приклад 1, стояв останнім, але ми примусили його встати першим, перемістивши в категорію, ім'я якої складається з одних лише знаків оклику.

збільшити малюнок

Рис. 8. Правильно вибираючи імена категорій, можна добиватися різного розташування одного і того ж елемента в галереї.

поле Опис

Це поле дозволяє задати блоку більш детальну характеристику. Якщо в галереї затримати миша над блоком, текст опису з'явиться в підказці. У цьому полі можна використовувати новий рядок, для цього треба замість звичного <Enter> (він сприймається як команда закриття діалогового вікна) натиснути комбінацію клавіш <Ctrl + Enter> або <Shift + Enter>.

Список, що розкривається Зберегти в

Дуже важливий параметр. Він визначає місце, в якому буде збережений стандартний блок. В принципі таких місць три:

• Глобальний шаблон Normal
• Шаблон, на якому заснований поточний документ (якщо такий є).
• Сховище стандартних блоків поточного користувача.

Розглянемо їх докладніше.

Шаблон Normal часто називають "загальним шаблоном". Word використовує Normal, щоб створювати нові документи, якщо користувач в явному вигляді не вказав будь-якої іншої шаблон. Файл Normal зберігається в профілі користувача в папці% appdata% \ Microsoft \ Шаблони. Зберігати стандартні блоки в Normal варто, наприклад, в тому випадку, якщо ви використовуйте його на декількох комп'ютерах. Концентрація максимальної кількості налаштувань в одному файлі полегшить синхронізацію налаштувань Microsoft Office.

Однак документ може створюватися не тільки на основі Normal, а й на основі якогось спеціалізованого шаблону. Припустимо, в організації прийнято генерувати договори на основі уніфікованого шаблону Dogovors. Тоді логічно зберігати заготовки фраз, що відносяться до даної предметної області (наприклад, типові договірні формулювання), саме в Dogovors. Розміщення там блоки будуть відображатися в галереях тільки тоді, коли відкрито документ, пов'язаний з цим шаблоном.

Найбільший інтерес представляє сховище стандартних блоків поточного користувача. Це спеціалізована папка профілю (рис. 9). Якщо ви працюєте під управлінням Windows XP, то, ймовірно, знайдете її за адресою c: \ Documents and Settings \ ім'я користувача \ Application Data \ Microsoft \ Document Building Blocks. В папці є одна або кілька підпапок з цифровими номерами - вони відповідають використовуваним мов інтерфейсу Microsoft Office. Наприклад, якщо у вас російська версія програми, в Document Building Blocks присутній підпапка тисячі сорок дев'ять. У свою чергу вона містить папку 14 - це технічний номер версії Microsoft Office 2010. Всередині цієї папки повинні бути присутніми як мінімум два файли: Built-In Building Blocks і Building Blocks. У першому з них зберігаються вбудовані стандартні блоки - ті, які користувач виявляє в своїх галереях при першому запуску Word (заготовки таблиць, колонтитули, змісту і т. П.). Файл Building Blocks програма за замовчуванням пропонує для зберігання призначених для користувача елементів.

збільшити малюнок

Рис. 9. Місце стандартних блоків користувача, відкрите у вікні Провідника Windows XP.

Для нашого подальшого обговорення важливо, що в папку Document Building Blocks можна додавати і свої шаблони - блоки з них будуть при старті програми автоматично "підкачуватися" в галереї. Чим більше файлів в цій папці, тим більше пунктів відобразиться в списку Зберегти в діалогу установки властивостей експрес-блоків.

Примітка. Якщо ви дорожите своїми настройками Microsoft Office, навчитеся добиратися до папки% appdata% \ Microsoft і самостійно здійснювати її резервне копіювання. Якщо цього не робити, у випадку краху жорсткого диска, зміні робочого місця і т. П. Ви можете втратити всі ваші налаштування (ретельно вивірений набір стилів, улюблені макроси, роками збираються стандартні блоки і т. П.).

Список, що розкривається Параметри

Тут можна вибрати один з трьох варіантів: Вставити тільки вміст, Вставити вміст в той же абзац, Вставити вміст на ту ж сторінку. Вибір останнього значення призводить до відокремлення блоку розривами сторінки. Що стосується перших двох варіантів, то ми, зізнатися, так і не змогли до кінця зрозуміти, яка ж між ними різниця. При повсякденному офісному використанні в цьому полі, ймовірно, найкраще залишати значення, встановлене за замовчуванням.

висновок

Як бачимо, в цілому технологія стандартних блоків проста і наочна. У той же час кожен стандартний блок характеризується цілою низкою параметрів, які при вмілому використанні дозволяють багато чого домогтися від цієї технології. Про деякі способи підвищення віддачі від стандартних блоків ми поговоримо в другій частині цієї статті.

Стаття опублікована в рамках конкурсу « Microsoft Office 2010 - ефективне втілення ваших ідей ».