- Що це таке
- Підстави і регламентація
- Хто на підприємстві відповідальний за ведення?
- Інструкція щодо заповнення касової книги
- В електронному вигляді
- У паперовому вигляді
- Бланк і зразок
- Для ТОВ та ВП
- Як робити правильно?
- Виправлення помилок
Касова книга повинна вестися переважним більшістю сучасних компаній, і це є не стільки інструментом ефективної роботи організації, скільки вимогою чинного законодавства.
При цьому заповнення касової книги має здійснюватися в повній відповідності до встановлених норм, так як в противному випадку компанія не тільки не зможе надати звітність уповноваженим державним органам, але ще і може зіткнутися з безліччю інших проблем, що стосуються її безпосередньої діяльності.
Саме тому краще заздалегідь розібратися в тому, як правильно повинна заповнюватися касова книга і хто повинен займатися проведенням даної процедури.
Що це таке
Починаючи з 2019 року касову книгу повинні оформляти всі підприємці, включаючи тих осіб, які працюють на ССО. При цьому варто відзначити, що заповнення цього журналу має здійснюватися в суворій відповідності з формою КО-4, і ставитися до цього варто максимально серйозно, так як цей документ ретельно вивчається співробітниками ФНС в процесі проведення податкової перевірки.
Якщо касова книга оформляється некоректно або з помилками, це може обернутися для підприємця штрафами. У ній обов'язково потрібно відобразити рух всіх готівкових коштів компанії, а на кінець дня вписати підсумкові дані, включаючи розрахунки ліміту і обороти каси.
Завантажити форму КО-4
Журнал включає в себе інформацію про будь-яких прибутково-видаткових операціях, фіксуючи все фінансові потоки , Які присутні в роботі організації в готівковій формі. Саме з цієї причини касова книга відноситься до категорії обов'язкової документації.
Підстави і регламентація
Основний правовий акт, яким регламентується ведення касових книг підприємцями - це вказівка Банку Росії від 11 березня 2019 року за номером №3210-У. Основна частина цієї вказівки почала діяти з 1 червня 2019 року, і відповідно до цих даних оформлення даного документа передбачається для будь-якої компанії, яка так чи інакше працює з готівковими коштами.
На законних підставах касову книгу можуть не заповнювати ті приватні підприємці, які займаються веденням в установленому законами порядку облік витрат, доходів, а також інших об'єктів оподаткування, якими характеризується її вид діяльності.
При цьому, так як приватним підприємцям практично завжди доводиться вести облік витрат і доходів, дана норма може розглядатися як розповсюджується на всіх комерційних діячів.
Хто на підприємстві відповідальний за ведення?
Веденням касової книги займається уповноважений касир, так як саме він проводить видачу і прийом різних грошових коштів, реєструючи всі операції у відповідному журналі. У підсумку він повинен підписувати заповнений лист, і на нього покладається повна відповідальність за коректність проведених операцій.
В кінці робочого дня касир надає до відділу бухгалтерії залишок грошових коштів, а також повний пакет первинних документів, тобто всілякі витратні і прибуткові ордери. Після цього бухгалтер повинен підписати окремий лист книги, а якщо цю посаду ніхто не займає, свій підпис ставить керівник організації.
Проведення цієї процедури потрібно щодня, причому, якщо приватний підприємець не має найманих працівників, то в такому випадку саме він буде займатися веденням касової книги і, відповідно, нести повну відповідальність за зазначену в ній інформацію.
Інструкція щодо заповнення касової книги
Відповідно до чинного законодавства передбачаються звичайний і спрощений види оформлення касової книги. Останній варіант діє для всіх приватних підприємців або ж представників малого бізнесу, в той час як звичайний порядок передбачений для будь-яких юридичних осіб, за винятком бланків.
Вся інформація, яка вноситься в касову книгу, повинна бути взята з декількох документів:
- книга обліку отриманих і наданих коштів, з якої беруться дані про рух грошових коштів на протязі робочого дня;
- видатковий і прибутковий касові ордери , Які призначаються для того, щоб оформити надходження готівки і подальшу передачу її в касу;
- платіжна відомість, в якій враховується сума виплаченої зарплати;
- розрахунково-платіжні відомості, за допомогою яких ведеться облік робочого часу, виплат зарплати і всіляких стягнень.
При цьому варто відзначити кілька важливих правил, які варто враховувати в процесі заповнення цього документа:
- вся касова документація може оформлятися в електронному вигляді, але для підтвердження цих документів буде потрібно окремо отримати електронний підпис ;
- звіти касира не обов'язково повинні заповнюватися;
- оформлення єдиного прибуткового касового ордера сьогодні здійснюється не тільки згідно з денною контрольною стрічкою встановленого касового апарат, але ще і відповідно до даних БСО ;
- одержувач більше не зобов'язаний вказувати точну суму отриманих готівкових коштів при складанні розрахункового касового ордера;
- щоб видати певну суму коштів під звіт певного співробітнику, потрібно в довільній формі скласти заяву із зазначенням суми готівки і загального терміну, на який надаються гроші з зазначенням дати оформлення документа та підпису керівника;
- у відомості про надання заробітної плати в обов'язковому порядку потрібно вказати навпроти прізвища напис «депоновано» але при цьому більше не потрібно вести відповідний реєстр депонованих коштів.
Зразок заповнення касової книги:
Правила заповнення
В електронному вигляді
Є два варіанти того, як можна вести касову книгу в електронному вигляді. Перший варіант - це ведення книги з подальшим збереженням її на паперовому носії. В такому випадку заповненням займається касир відповідно до ліміту грошових коштів по касі, причому проводиться дана процедура після того, як від бухгалтерії будуть отримані необхідні касові ордери.
Заповнення касової книги касиром здійснюється протягом робочого дня, причому в кінці дня він повинен провести перевірку записів на предмет їх відповідності надійшли первинним документам і визначенням залишку грошей в касі. Після цього потрібно буде роздрукувати листи, поставити на них свій підпис і віднести у відділ бухгалтерії.
Також можна заповнювати касову книгу повністю в електронному вигляді з використанням спеціалізованих бухгалтерських програм на зразок 1С. При це варто відзначити той факт, що в процесі електронного оформлення краще заздалегідь потурбуватися про те, щоб дані з цього документа були захищені від третіх осіб, а також втрати або будь-яких спотворень.
Касова книга в електронному вигляді обов'язково повинна бути завірена відповідною електронним підписом, тобто певною інформацією, яка може бути використана для подальшої ідентифікації особи. Справжність залишеної підпису підтверджується сертифікатом того ключа, який видається підтверджуючий центр.
У паперовому вигляді
Для того, щоб вести касову книгу на паперовому носії, досить придбати вже готовий, роздрукований документ, після чого заповнити його вручну.
Варто відзначити, що перед заповненням книги потрібно детально прошити і пронумерувати всі його листи, а на останньому з них обов'язково вказати загальну кількість сторінок і скріпити їх все за допомогою містичний або сургучною друку, поставивши додатково підпису головного бухгалтера і директора компанії.
В кінці робочого дня після остаточного оформлення касової книги в ній потрібно залишити так званий вкладний лист, в той час як звіт касира потрібно відірвати і передати співробітникам відділу бухгалтерії для того, щоб вони провели відповідну перевірку і підписали папери разом з іншими первинними документами, оформленими на протягом дня.
Бланк і зразок
Стандартний зразок касової книги виглядає наступним чином:
- на титульному аркуші вказується повна назва компанії;
- вноситься відповідний код ОКПО ;
- на останній сторінці документа обов'язково вказується, скільки в ньому міститься листів в загальній кількості, а також ставиться підпис відповідальної особи і дата закриття книги;
- на кожному аркуші зазначається його номер і дата заповнення;
- в першому стовпчику таблиці вказується номер ордера;
- далі вноситься інформація про те, що надав або отримав зазначену суму коштів, включаючи номер рахунку;
- після заповнення всіх необхідних рядків порожні потрібно буде заповнити прочерками, які оформляються хрест навхрест або у формі «Z»;
- нижче в рядку пишеться залишок грошей в касі, встановлений до кінця дня;
- ставиться підпис касира і головного бухгалтера, що займаються складанням і перевіркою цього документа.
Для ТОВ та ВП
Касова книга являє собою важливий документ в діяльності ТОВ та ВП, робота яких пов'язана з надходженням готівки, і при її веденні потрібно грунтуватися на декількох правилах:
- заклад і використання книги здійснюється протягом одного року;
- книгу веде головний бухгалтер або касир;
- в одній компанії дозволяється вести лише одну касову книгу незалежно від того, скільки у неї видів діяльності і, відповідно, систем оподаткування (єдиним винятком є дочірні підприємства, які повинні вести окрему книгу);
- в книзі повинні бути присутніми дані по всіх операціях підприємства, включаючи як витратні, так і прибуткові;
- якщо протягом дня не було проведено жодної операції, лист книги потрібно залишити незаповненим;
- оформлення касової книги може здійснюватися в паперовому та електронному вигляді, і правила її оформлення будуть безпосередньо залежати від обраного типу;
- інформація заноситься в книгу відразу ж після того, як відбулося фактичне отримання або ж витрата готівкових коштів;
- оформлення касової книги має здійснюватися відповідно до форми КО-4;
- в кінці кожного дня дані в книзі повинні звірятися з показниками касових ордерів з подальшим виведенням підсумкового залишку грошових коштів.
форма К4
В кінцевому підсумку на книзі обов'язково повинна стояти підпис тієї особи, на якому лежить відповідальність за її ведення. Крім цього, правильність внесення даних повинна регулярно перевірятися головним бухгалтером.
Як робити правильно?
Касову книгу повинен вести уповноважений касир або особа, яка його замінює. Він повинен щодня вказувати в ній інформацію, отриману з прибуткових і видаткових касових ордерів, але якщо будь-які прибутково-видаткові операції протягом дня не проводилися, книга може за ці дати вже не заповнюватися.
Кожна книга оформляється тільки на один календарний рік, але якщо протягом одного року єдиного примірника такої книги виявляється недостатньо, можна завести нову книгу і продовжити виконання всіх операцій в хронологічній послідовності.
Виправлення помилок
Якщо в процесі заповнення книги були допущені будь-які помилки, їх можна виправити, але при цьому відразу варто зазначити, що на сьогоднішній день заборонено виривання аркушів, підтирання лезом або використання штриха.
Якщо описка не передбачає внесення коригувань за певний період, то в такому випадку потрібно буде акуратно поставити прочерк на невірної інформації, після чого поруч написати правильно. Найголовніше - це наявність посвідчення цього документа з боку самого касира або головного бухгалтера.
Якщо ж допущена помилка є досить серйозно, тобто відноситься до безпосереднього зміни обороту грошових коштів без можливості закреслення, то в такому випадку ставиться прочерк на всьому аркуші і вказується слово «анульовано», і потім проводиться заповнення вже нового документа.
Хто на підприємстві відповідальний за ведення?Як робити правильно?
